Durchblick im Dokumenten-Dickicht

In der Vergangenheit wurden insbesondere Großunternehmen als Hauptzielgruppe von DMS-Lösungen angesehen. Doch seit einiger Zeit nimmt auch in mittelständischen Betrieben, in denen viele Dokumente „bewegt“ und verarbeitet werden, das Interesse für DMS kontinuierlich zu. Die Mittelständler haben erkannt, dass sich geschäftsrelevante Prozesse mit Dokumentenmanagementlösungen wesentlich effizienter planen und ausführen lassen als auf traditionellem Wege. „Bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit werden täglich mit der Suche nach Dokumenten verschwendet“, weiß Michael Joos, Geschäftsführer der Habel GmbH & Co. KG. „Geschäftspartner fordern heute schnelle Reaktionen und sofortige Auskunftsbereitschaft. Diesem Anspruch können die Mitarbeiter bei einer herkömmlichen Papierablage nicht gerecht werden.“ Denn sind Informationen im Unternehmen verstreut und nicht zentralisiert, ist die Darstellung aller zum Prozess gehörigen Dokumente nur sehr mühsam oder gar nicht möglich. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen sehr groß ist und kontinuierlich weiter steigt. „Ziel der Unternehmen ist es“, ergänzt Joos, „dass durch die schnellere und einfache Ablage und Recherche von Dokumenten die Arbeitszeit effektiver genutzt wird und dadurch die Kosten für die Ablage und Suche minimiert werden.“

Zum Einsatz kommen DMS-Lösungen im Mittelstand in den unterschiedlichsten Szenarien, um für einen Durchblick im Dokumentendickicht zu sorgen. Auf der einen Seite erzwingen gesetzliche Anforderungen an die Buchhaltung die unveränderbare Speicherung und Vorhaltung aller steuerrelevanten Daten und Dokumente. Auf der anderen Seite fragen Unternehmen laut Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH, Themen wie den Rechnungseingangsworkflow, das Vertragsmanagement, die Personalakte oder allgemein eine elektronische Akte für spezifische prozessbezogene Dokumentenstrukturen nach. Aber auch das Management von E-Mails ist hier ein Thema.

Analyse der Unternehmensprozesse

Wer sich für eine DMS-Lösung entscheidet, sollte zunächst – völlig unabhängig von irgendwelchen Anbietern – die Anforderungen seines Unternehmens, der einzelnen Fachbereiche sowie der IT hinsichtlich des Umgangs mit Dokumenten analysieren. Matthias Kunisch empfiehlt, sich folgende Fragen zu stellen: Welche Dokumente steuern welche Prozesse und wie relevant sind diese? Welche gesetzlichen Regelungen gilt es, für die Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten an Geschäftspartner und Behörden zu beachten? Welche Prozesse kann das DMS zuverlässiger steuern, damit Unternehmen sich neue Freiräume für die Konzentration auf das jeweilige Kerngeschäft schaffen können? „Aus der Analyse und dem Handlungsbedarf wird dann ein Lastenheft erstellt“, ergänzt Dr. Klaus-Peter Elpel, stellvertretender Vorstandvorsitzender des VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. und Geschäftsführer der Consultec Dr. Ernst GmbH. Dieses Lastenheft enthalte die spezifischen Unternehmensanforderungen und stelle die Grundlage für die Systemauswahl dar.

Weitere Schritte umfassen laut Elpel die genaue Konzeption für alle fachlichen und IT-bezogenen Anforderungen, die Realisierung sowie die Abnahme und Produktivsetzung der neuen Lösung. „Vorrangig bei der Entscheidungsfindung ist aber die Frage, ob ein Dokumentenmanagementsystem einfach bedienbar ist oder nicht“, betont Dr. Michael Duhme, Pressesprecher der Windream GmbH. „Denn der erfolgreiche Einsatz korrespondiert immer mit der Frage der Akzeptanz bei den Anwendern.“ Präsentationen des Herstellers, etwa beim Interessenten vor Ort, oder auch der Besuch von Fachmessen seien enorm hilfreich, wenn es um die Frage des „Handlings“ gehe. Auch Karsten Renz, CEO bei Optimal Systems, findet die Benutzerfreundlichkeit einer Lösung sehr wichtig: „Ergonomie wird eine hohe Bedeutung für die Effizienz von Arbeitsabläufen sowie für die Anwenderakzeptanz einer Software beigemessen.“ Allein durch die kürzeren Mausbewegungen und die geringere Anzahl an Klicks sparen Anwender seiner Meinung nach Zeit, arbeiten komfortabler und effizienter.

Klassischerweise werden Dokumentenmanagementsysteme „inhouse“, sprich innerhalb der eigenen vier Wände eines Unternehmens, betrieben. Ritterwerk etwa, ein Hersteller von Haushaltsgeräten, -schneidemaschinen, Tisch- und Einbaugeräten, setzt auf die ECM-Suite OS/ECM von Optimal Systems, um vor allem der Papierflut im Kundendienst Herr zu werden. „Seit Einführung der Lösung wurden rund 4.000 Serviceaufträge digital erfasst und mit der neuen integrierten Lösung bearbeitet“, berichtet Alexander Funk, IT-Leiter bei Ritterwerk, aus der Praxis. „Weitere 11.000 Dokumente wie Aufträge, Schriftverkehr, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen wurden strukturiert archiviert.“ Die Einführung der neuen Lösung sei dabei reibungslos verlaufen.

Einblick in die Praxis

Da die Arbeitsprozesse dank Smartphone, Tablet & Co. jedoch immer mobiler werden, „trägt ein auch unterwegs nutzbares Enterprise-Content-Management-System (ECM) dazu bei, dass Unternehmensabläufe bei Abwesenheit nicht stehen bleiben“, so Stefan Olschewski, Marketingleiter der D.velop AG. Um den modernen Forderungen der Mitarbeiter nach Mobilität und Kollaboration gerecht zu werden, sind Arbeitgeber ohnehin gezwungen, das Dokumentenmanagement über Unternehmensgrenzen hinaus verfügbar zu machen. Möglich ist dies via Cloud Computing. Hierbei werden sämtliche relevanten Daten in die so genannte „Wolke“ ausgelagert. „Cloud-basiertes Dokumentenmanagement ermöglicht so einen einfachen und sicheren Zugriff in Sekundenschnelle auf Unternehmensdaten über den PC oder auch mit mobilen Geräten“, betont Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei der PFU Imaging Solutions GmbH.

„Dokumentenmanagement ist teilweise dafür prädestiniert als Cloud-Service betrieben zu werden“, fügt Timo Ulmer, Senior Consultant bei der Bürotex Metadok GmbH, an. Cloud Computing biete zahlreiche Vorteile, auf die viele Unternehmen nicht mehr verzichten möchten oder gar können. „Eine auf meine Bedürfnisse zugeschnittene Cloud-Lösung spart nicht nur Kosten“, so Ulmer weiter, „sondern bietet eventuell deutlich mehr Flexibilität.“ Dagegen seien Inhouse-Lösungen meist auf eine konkrete Aufgabe hin zugeschnitten und bieten deshalb teils weniger Flexibilität bei gewünschten Erweiterungen des Systems. Zudem setzen Inhouse-Lösungen oft größere Investitions- und Betriebskosten voraus.

Ein Kunde des IT-Dienstleisters Bürotex ist beispielsweise die DC Aviation GmbH. Der Betreiber einer Flotte von Businessjets setzt auf ein Dokumentenmanagementsystem via Cloud Services. Laut Isabel Macht, Leiterin Finanzbuchhaltung, konnte mithilfe der Lösung der Prozessablauf in der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens optimiert werden. Der tägliche Betrieb und die Vernetzung mit dem Rechenzentrum des Dienstleisters sollen reibungslos und stabil verlaufen.

Die Risiken im Blick

Der Einstieg ins Cloud Computing ist im Vergleich zu DMS-Systemen im Eigenbetrieb mit geringen Investitionen in Hardware und Software verbunden. „Das ‚Pay as you go’-Prinzip ermöglicht flexiblere Vertragsmodelle und die Cloud ist besser skalierbar“, kommentiert Klaus Tenderich, Director Automation Services bei der Basware GmbH. Außerdem befinde sich eine Lösung in der Wolke permanent auf dem neuesten Stand, während Inhouse-Lösungen oft jahrelang unverändert im Einsatz sind.

Trotz sämtlicher Vorteile, die cloud-basiertes Dokumentenmanagement mit sich bringt, sollten die Anwender jedoch nicht die Risiken außer Acht lassen. „Viele Probleme, die mit der Speicherung in der Cloud einhergehen, betreffen die Datensicherheit“, weiß Bogdan Botezatu, Senior E-Threat Analyst bei der Bitdefender GmbH. Die Anwender sollten sich fragen: Wie gut sind meine Dokumente geschützt? Wer hat Zugang zum Rechenzentrum? Oder welche Verschlüsselungstechnologie wird verwendet? „Eine Dateiverschlüsselung ist nicht nur wünschenswert, sondern zwingend erforderlich“, so Botezatu weiter, „besonders beim Arbeiten mit sehr sensiblen Dokumenten.“ Die Datendiebstähle im Jahr 2011, verursacht von der Hacker-Gruppe Anonymous, würden zeigen, dass eine professionelle Verschlüsselung den Unterschied ausmachen kann.

Generell lassen sich die Problematiken, die mit einer Auslagerung von Daten einhergehen, unter vier verschiedenen Gesichtspunkten betrachten. Kaufmännische Risiken ergeben sich laut Dr. Klaus-Peter Elpel vom VOI-Verband aus der Aufgabe des unmittelbaren Zugriffs auf die Dateien und Dokumente. Der Verlust von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität könne zu immensen Schäden führen. „Organisatorische Herausforderungen ergeben sich u.a. aus der Notwendigkeit, individuelle Anforderungen an eine DMS-Lösung mit den standardisierten Angeboten aus der Cloud in Übereinstimmung zu bringen“, so Elpel. Aus rechtlicher Sicht ist es laut Timo Ulmer von Bürotex wiederum bedeutend, dass die Daten rechtskonform und revisionssicher archiviert werden. Aus technischer Sicht sei zu klären, ob die Anbindungsmöglichkeiten von Infrastruktur und Anwendungssystemen bereits bestehen oder wo erweitert werden kann.

Ausstieg aus der Wolke

Bleibt abschließend noch zu klären, was passiert, wenn ein Unternehmen mit sämtlichen Daten und Dokumenten wieder aus der Wolke aussteigen möchte. Ein Szenario ohne Hindernisse? „An den möglichen Ausstieg sollte man schon bei Vertragsabschluss denken“, empfiehlt Forcont-Geschäftsführer Matthias Kunisch. „Der Nutzer muss die Möglichkeit erhalten, zu jedem beliebigen Zeitpunkt seine Daten und Dokumente per Download wieder physisch in seinen Besitz zu bringen.“ Walter Wendrich, Vertriebsleiter der Alos GmbH, pflichtet ihm bei: „Durch den Ausstieg müssen Hardware, Software und entsprechendes IT-Personal wieder im Unternehmen vor Ort sein“ – und zwar vollständig.

Bei Datenverlust könne der Anwender ansonsten Schadensersatzansprüche stellen. Laut Dr. Klaus-Peter Elpel ist für eine Rückführung in eine eigenbetriebene Lösung in der Regel ein Migrationsprojekt vonnöten, das die aktive Mitarbeit des Anbieters voraussetzt. „Da hier die Unterstützung je nach vorangegangenem Verhältnis der Parteien weniger stark ausgeprägt sein kann, können erhebliche Verzögerungen und Kosten auf das Unternehmen zukommen.“

D.velop empfiehlt seinen Kunden bei der Umsetzung eines DMS-Projektes stets: „Think big – start small“. „Damit meinen wir“, erläutert Marketingleiter Stefan Olschewski, „dass man die gesamten Abläufe im Unternehmen im Blick haben, aber mit einem überschaubaren Projekt starten sollte. Dadurch verliert man sich nicht im Dickicht komplexer Vorhaben und es werden schneller Nutzeneffekte sichtbar, was die Motivation für Folgeprojekte steigert.“ Die Entscheidung für eine DMS-Lösung liegt laut Karsten Renz letztlich darin, „ob es weiter hinnehmbar ist, dass ein Mitarbeiter E-Mails, auf die auch andere zugreifen müssen, noch in seinem persönlichen Outlook-Posteingang ablegt. Oder dass der Sachbearbeiter Aufträge nicht zeitgerecht bearbeiten kann, weil die Aktenordner gerade ausgeborgt sind.“ DMS bzw. ECM werde sich zunehmend als Datendrehscheibe für das gesamte Unternehmenswissen entwickeln. „Um alle möglichen Dienste zu verbinden und digitale Medienbrüche zu vermeiden“, so Renz, „werden weitere Schnittstellen und Services integriert.“

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