Durchblick statt Wildwuchs

Die OSG betreibt als Verbundsystem Augenarztpraxen und OP-Zentren an über 120 Standorten in ganz Deutschland. Der Fokus des Fürther Unternehmens liegt auf der Bereitstellung zentraler Dienste, sodass sich Praxen auf die Patientenversorgung als ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Soll dessen Effizienz gesteigert werden, sind Investitionen in die Standardisierung und Optimierung von Prozessen sowie in die IT-Infrastruktur notwendig. Einer der Erfolgsfaktoren auf dem Weg zum Ziel: ein Software-Paket zur Datenintegration und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. 

Bis Mitte der 2010er-Jahre war die Ober Scharrer Gruppe GmbH nach eigener Aussage ein Unternehmen, das behutsam, aber kontinuierlich wuchs. Neue Praxisstandorte wurden nach und nach in die vorhandene IT integriert. Durch einen neuen Eigentümer beschleunigte sich das Wachstum der Unternehmensgruppe in den letzten Jahren rasant. Mittlerweile ist die OSG zu einem der größten Anbieter für augenärztliche Versorgung in Deutschland aufgestiegen. 

Eine Folge dieser Entwicklung: In den einzelnen Praxen waren und sind zahlreiche Drittsysteme zur Patientenverwaltung im Einsatz. „Ein Wildwuchs“, wie Dr. Alexander Tkotz, Head of Corporate Development und Integration Management bei der OSG, zugibt. Ende 2019 fiel also der Startschuss zu einem hausinternen Transformationsprojekt mit der Zielsetzung, für das weitere Wachstum wesentliche Meilensteine zu erreichen. Zunächst galt es, vorhandene Applikationen, (manuelle) Schnittstellen und die eingesetzte Infrastruktur zu harmonisieren und zu standardisieren. Hierzu wurde SAP als Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) eingeführt. Gleichzeitig bildete dieses erste Ziel auch die Basis für den zweiten Schritt hin zur Digitalisierung der Schnittstellen.

Beseitigung von Datenmüll

Mittlerweile ist es geschafft: Die Datenintegrations-Software Lobster_data des Softwarehauses Lobster übernimmt als Middleware die Implementierung der Daten aus den zahlreichen Drittsystemen. „Unser Türsteher“, wie Tkotz das Tool gerne bezeichnet. „Finanzinformationen, Leistungsdaten, Prozess-KPIs – alles standardisiert und automatisiert. Und das, ohne für jede Praxis eine individuelle Schnittstelle aufbauen zu müssen.“ Damit war der Grundstein für die weitere Digitalisierung gelegt. Die Optimierung des Geschäftsbetriebs und -modells war, durch digitale Technologien angestoßen, mit dem Vermeiden von Medienbrüchen und der somit verringerten Fehleranfälligkeit des Gesamtsystems als erster Teilerfolg erzielt. Von nun an stand das Beseitigen des sogenannten Datenmülls zur Schaffung einer konsistenten Datengrundlage im Mittelpunkt des Projektvorgehens. Die Integration betriebswirtschaftlicher Abläufe bildete schließlich den Abschluss. Der Agilitätsgewinn ermöglicht es der OSG jetzt, auch auf kurzfristige Marktveränderungen schnell und flexibel zu reagieren. 

Outsourcing der Projektbetreuung

Seit Januar 2020 laufen die Datenströme in und zwischen den Standorten automatisiert – seit Oktober 2020 hat die OSG ihre Strukturen um eine zusätzliche Software-Lösung zur vollständigen Automatisierung aller Geschäftsprozessen aufgestockt. Die Idee zur Erweiterung um automatisierte Prozesse kam über den Partner Akquinet, ein IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg, das während der gesamten Projektlaufzeit die SAP-Einführung betreute.

Gemeinsam wurde das Projekt in kürzester Zeit zum Fliegen gebracht. Änderungen und Ergänzungen im Bereich der Datenübertragung konnten auch kurzfristig umgesetzt werden. Dank der Umstellung werden heute aus einem dezentral verteilten Konstrukt unterschiedlichster Praxen die Daten zuverlässig und bestens aufbereitet geliefert, sodass sie hinterher direkt und hoch automatisiert im ERP-System verbucht werden können.

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Das Bestellwesen zu automatisieren, ist – neben der weiteren Harmonisierung der Praxissysteme – einer der nächsten großen Digitalisierungsschritte. Alles vor dem Hintergrund, auch weiterhin neue Praxen zu integrieren sowie Strukturen und Abläufe zu optimieren. Denn: „Viele junge Fachärzte möchten heute gar nicht mehr das unternehmerische Risiko einer Selbstständigkeit eingehen“, weiß Alexander Tkotz und sieht daher im Ansatz der OSG einen wichtigen Beitrag zum Schließen der immer größer werdenden Versorgungslücke im Gesundheitswesen durch niedergelassene Augenärzte. 

Ober Scharrer Gruppe GmbH
Branche: Krankenhäuser, Gesundheitswesen, Augenheilkunde
Gründung: 1982
Hauptsitz: Fürth