Durchgängig zugeschnittene Prozesse

Holtec entwickelt, plant, fertigt und montiert kundenindividuelle Komplettlösungen für die Säge-, Holzwerkstoff- und Pelletsindustrie, die bei vielen Marktführern der Holzverarbeitung zum Einsatz kommen. Ein Grund für den Erfolg des Eifeler Unternehmens ist das breitgefächerte Programm für das Rundholzhandling. Darüber hinaus steht der 180 Mitarbeiter starke und service-orientierte Familienbetrieb im Segment der Paketkappsägen mit bislang 9.000 verkauften Maschinen weltweit sogar an der Spitze. Um die erarbeitete Marktstellung zu festigen und größere Prozesssicherheit zu erreichen, entschieden sich die Verantwortlichen im Oktober 2021 dafür, die über Jahre entstandene heterogene IT-Systemlandschaft mit ihren zahlreichen Insellösungen durch die integrierte Geschäftssoftware Ams.erp zu ersetzen. Die Ziele sind mehr Transparenz und schnellere Abläufe.

Wie bei vielen Mittelständlern waren auch bei Holtec infolge kontinuierlichen organischen Wachstums diverse Software-Systeme parallel im Einsatz, die obendrein vielfach individuell angepasst und erweitert worden waren. Dies führte zu einem hohen administrativen Aufwand und der Verstärkung von Insellösungen. Daher entschieden sich die Verantwortlichen zur Einführung eines durchgängigen ERP-Systems.

Nachdem die Suche nach einem passenden System zunächst in Eigeninitiative erfolgte, wurde zum offiziellen internen Start des ERP-Projekts ein Beratungshaus hinzugezogen, dass bei der Durchführung einer professionellen Prozessanalyse unterstützte. „In Workshops mit den Key-Usern nahmen wir unsere Anforderungen auf und brachten den Mitarbeitern das Thema ERP insgesamt näher. Anschließend machten die externen Berater Vorschläge zu infrage kommenden Anbietern und Systemen. In diesem Zusammenhang fiel der Name Ams.erp häufig“, erinnert sich Patrick Baum, ERP-Projektleiter bei Holtec.

Aus funktionaler Sicht musste die neue Geschäftssoftware drei Hauptanforderungen erfüllen: Es sollte ein technisch modernes System sein, das neben hoher Integrationsfähigkeit einen ebenso hohen Prozessabdeckungsgrad im Standard mitbringt.

Alle diese Punkte konnte der ERP-Anbieter vor allem dank seiner Branchenfokussierung erfüllen. Holtec produziert laut Patrick Baum zum größten Teil kundenindividuelle Maschinen zur Holzbearbeitung, lediglich ein geringer Teil der Anlagen wird in Kleinstserien gefertigt. Aufgrund der hohen Spezialisierung des gesamten Wirtschaftszweiges sei aufseiten des Anlagenbauers großes Know-how erforderlich, um seine jeweiligen Kunden nicht nur schematisch, sondern auch im Kontext der Branche zu verstehen. „In beiden Punkten hat uns Ams.erp überzeugt. Einerseits durch die exklusive Auslegung des Systems auf die Losgröße 1, andererseits dank der Möglichkeiten des Umgangs mit unseren individuellen Anforderungen. Durch die Kombination können wir im System sehr flexibel agieren, was vor allem unseren Kunden durch kurze Reaktionszeiten zugutekommt“, resümiert der Projektleiter.

Neben den funktionalen Faktoren war zudem die sehr enge und professionelle Zusammenarbeit mit dem gesamtem Projektteam von des Anbieters ausschlaggebend für die Auswahl des Systems. „Die Kommunikation war stets bodenständig und auf Augenhöhe. Die Expertise und die thematische Ausgewogenheit der anwesenden Mitarbeiter gaben uns die Sicherheit, das für Holtec passende Team gefunden zu haben“, fährt Patrick Baum fort.

Angesprochen auf die prozesstechnischen und betriebswirtschaftlichen Effekte, nennt die Geschäftsleitung in erster Linie eine bessere Datenintegrität bei gleichzeitiger Beibehaltung der im Unternehmen bewährten Flexibilität. Dank optimierter Prozesse sollen die Durchlaufzeiten an verschiedenen Stellen verkürzt und das Fehlerrisiko minimiert werden. Außerdem soll die höhere Transparenz zu nachvollziehbareren Entscheidungen führen. „Wir möchten unsere Arbeitsweise mit dem neuen System modernisieren und auf diese Weise Vorteile für unsere Geschäftsentwicklung und für unsere Mitarbeiter erzielen“, schließt die Geschäftsleitung von Holtec. Derzeit wird von etwa 80 künftigen ERP-Nutzern bei Holtec ausgegangen.

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