E-Mail-Archivierung im Homeoffice

Viele Arbeitnehmer befinden sich seit über einem Jahr im Homeoffice und haben ihre Kollegen lange nicht persönlich gesehen. Dadurch hat digitale Kommunikation stark an Bedeutung gewonnen, um gleichermaßen Zusammenarbeit zu ermöglichen und die kurzen Gespräche zwischendurch zu ersetzen. Da hybride Arbeitsmodelle in Zukunft häufig die Norm sein werden, wird die Bedeutung von E-Mails, Video-Chats und Instant-Messengern weiter zunehmen. Aber nicht jedes Medium ist für jede Kommunikation geeignet, besonders im Hinblick auf die Archivierungspflicht, der Unternehmen unterliegen. Welche Punkte Organisationen bei der Archivierung ihrer Geschäftskommunikation im Homeoffice beachten müssen, erklären die Fachleute von Mailstore, einem Experten für rechtssichere E-Mail-Archivierung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wer heute in einem Büro arbeitet, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit verschiedene Optionen, um mit Kollegen und Kunden zu interagieren. Neben der bewährten E-Mail haben sich durch die Covid-19-Pandemie besonders Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienste durchgesetzt. Ihr Vorteil: Sie sind schnell und intuitiv bedienbar, die Kommunikation ist direkter und sie wirken weniger formell als eine E-Mail. Das Arbeiten im Homeoffice lädt zusätzlich dazu ein, Fragen schnell über einen solchen Service zu klären. Jedoch müssen Mitarbeiter aufpassen, welche Art der Kommunikation sie in diese Kanäle verlagern, denn jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht, muss manipulationssicher archiviert werden. Rechtlicher Hintergrund sind z.B. steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (Stichwort Revisionssicherheit). Es obliegt der Geschäftsführung des Unternehmens, genau zu definieren, über welche Wege ihre Mitarbeiter mit wem kommunizieren sollen. Beispielsweise könnte der Austausch über das letzte Wochenende weiter über den Instant Messenger stattfinden, aber Rückfragen an den Kunden zu einem Projekt werden vorzugsweise per E-Mail gestellt.

Zugang zum Archiv aus dem Homeoffice ermöglichen

Damit Mitarbeiter im Homeoffice Zugriff auf ihre archivierten E-Mails haben, müssen Unternehmen zunächst den Zugang zu diesem Archiv bereitstellen. Vor Ort im Büro ist ein E-Mail-Archiv üblicherweise über das Firmennetzwerk erreichbar – Anfragen von außerhalb dieses Netzwerks werden jedoch abgelehnt. Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, remote arbeitenden Mitarbeitern dennoch Zugriff auf das E-Mail-Archiv zu gewähren. Einerseits über ein Virtual Private Network (VPN): Baut der externe Client-PC zu diesem erfolgreich eine Verbindung auf, wird dadurch ein verschlüsselter Tunnel geschaffen, der als eine Art virtuelles Netzwerkkabel funktioniert. Damit ist der Client-PC wieder mit dem lokalen Unternehmensnetzwerk verbunden. Andererseits ist dies auch über Port-Forwarding möglich. Anfragen an die öffentliche Adresse werden hierbei an den internen Archiv-Server weitergeleitet, indem die erforderlichen Ports im Router/Gateway weitergereicht werden.

Private E-Mail-Nutzung regeln

Viele Arbeitnehmer konnten im letzten Jahr feststellen, dass durch das ständige Arbeiten in den eigenen vier Wänden die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben immer stärker verschwommen sind. Sie erledigen abends auf der Couch noch Aufgaben, nutzen den Arbeitslaptop, um an Videokonferenzen mit Freunden und Familie teilzunehmen, und verschicken private E-Mails schnell über den Firmen-Account. Letzteres stellt Unternehmen allerdings vor eine große Herausforderung, denn oft archivieren sie grundsätzlich alle E-Mails, die ihre Mitarbeiter empfangen und verschicken, die sogenannte Journalarchivierung. Wenn jedoch auch private Mails im Archiv landen, können Unternehmen damit unter Umständen gegen rechtliche Anforderungen z.B. aus der EU-DSGVO verstoßen: Laut dieser braucht es für die Verarbeitung – und darunter fällt auch die Speicherung – personenbezogener Daten stets eine Rechtgrundlage. Der einfachste Weg, einen solchen Verstoß zu vermeiden, ist es, klare Regelungen für die Nutzung der dienstlichen E-Mail-Konten zu definieren und diese auch aktiv zu kommunizieren, z.B. die private Nutzung des E-Mail-Dienstkontos zu untersagen. Übliche Formate sind betriebsinterne IT-Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen. Private E-Mails sollten ausschließlich z.B. über externe Webmail-Dienste oder das private Smartphone der Mitarbeiter versendet werden.

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