E-Post für Geschäftskunden

ITM: Herr Bentzen, welche konkreten Einsatzszenarien der E-Post sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Peer Bentzen: Die Einsatzszenarien sind prinzipiell die gleichen wie bei der klassischen Briefpost. So wird der E-Postbrief z.B. für Rechnungen und Mahnungen, über Besuchsankündigungen des Vertriebs bis hin zu Nebenkostenabrechnungen etwa bei Hausverwaltungen genutzt.

Der Einsatz der E-Post lohnt sich eigentlich immer – denn schon ab dem ersten Brief fallen zeitaufwendige Tätigkeiten wie Ausdrucken, Kuvertieren, Beschriften, Frankieren und Einwerfen einfach weg. Je nach Sendungsmenge und Bedürfnissen bietet die E-Post unterschiedliche Szenarien, um Kunden an das System anzuschließen. Eine interessante Lösung für Mittelständler ist die E-Postbusiness-Box. Sie weist nur einen geringen Anbindungsaufwand auf und ist für Mittelständler interessant, die durch günstige Konditionen Einsparungen bei Ausdruck, Porto und Prozesskosten erzielen können.

ITM: Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollten hierbei auf jeden Fall mit einem E-Post-Account versehen werden?

Bentzen: Alle Personen bzw. Fachbereiche, die in der täglichen Korrespondenz das Unternehmen nach Außen vertreten. Ein typischer Anwendungsfall ist der standardisierte Versand von Rechnungen und die Abarbeitung von Korrespondenz durch Sachbearbeiter. Dabei vergrößert sich der Nutzen für das Unternehmen, umso mehr Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, ihre Kommunikation über das E-Post-System zu versenden.

ITM: Inwiefern können bereits vorhandene Systeme an die E-Post angebunden bzw. integriert werden – zum Beispiel E-Mail-Programme (z.B. Exchange, Lotus Notes), ERP-Systeme, Archiv- oder Dokumenten-Management-Lösungen?

Bentzen: Unser Portfolio bietet viele Schnittstellen zur Integration in verschiedene Geschäftsanwendungen an. Möglichkeiten sind hier z.B.

• bei E-Mail-Programmen das Individual-Kommunikations-Gateway (IKG),

• bei ERP, Archiv- oder Dokumenten-Management-Lösungen die Standardanbindung über E-Postbusiness-Box und 

• bei größeren Versandmengen das Massen-Kommunikations-Gateway (MKG).

ITM: Wie teuer ist der E-Post-Service für ein mittelständisches Unternehmen pro Monat?

Bentzen: Das hängt von der Art der Anbindung an das System ab. So ist der Zugang zum E-Post-Portal für Geschäftskunden kostenlos und es fallen monatlich 2,50 Euro für die Nutzung an. Beim Einsatz der Box kostet die Anschaffung für die Hardware einmalig 690 Euro und die Wartungspauschale kostet monatlich 19 Euro. Natürlich kommen transaktionsabhängige Entgelte für Porto und Druck hinzu. Aber: diesen Kosten stehen direkte Ersparnisse gegenüber – vom ersten Brief an. Denn zeitaufwendige Tätigkeiten wie Ausdrucken, Kuvertieren, Beschriften, Frankieren und Einwerfen gehören direkt der Vergangenheit an.

ITM: Wie gestalten sich die Kündigungsfristen für die Services?

Bentzen: Das hängt von dem Zugang zum System ab. Beim E-Post-Portal gibt es keine Kündigungsfristen. Bei der Nutzung der E-Postbusiness-Box gibt es eine Mindestlaufzeit von zwei Jahren, danach beträgt die Kündigungsfrist ein halbes Jahr.

ITM: Was passiert nach einer Kündigung des Accounts mit den vorhandenen Daten? Inwieweit kann auf alte E-Postbriefe bzw. inaktive Accounts zugegriffen werden? Wo genau und wie lange werden diese vorgehalten?

Bentzen: Benutzerkonten verbleiben nach einer Kündigung 90 Tage lang im Status „gekündigt“. Während dieser Zeit kann eine Kündigung widerrufen und die vollständige Funktionalität wieder hergestellt werden. In dieser Vertragsphase ist ausschließlich ein lesender Zugriff auf existierende Daten im Benutzerkonto möglich. Erst nach dem Verstreichen der 90 Tage ist die Kündigung abgeschlossen, so dass das Benutzerkonto dann automatisch vollständig gelöscht wird.

ITM: Was passiert, wenn ein Kunde von den E-Postbrief-Services auf die Dienste eines De-Mail-Providers wie der Deutschen Telekom oder anderer E-Mail-Dienste wie Regimail umsteigen möchte? Inwieweit ist die Übernahme bzw. Migration von Altdaten bzw. Mails möglich?

Bentzen: Der Kunde bestimmt selbst, was mit seinen Daten passiert. Er hat somit die Möglichkeit einzelne Nachrichten oder Dateien auf einem lokalen Speicher zu sichern und somit zu exportieren. Möchte ein Kunde Daten importieren oder sichern, so steht ihm hierzu der E-Postsafe zur Verfügung. Hier kann er alle Arten von Daten speichern. Eine Umwandlung der E-Postbriefe in E-Mails oder De-Mails ist jedoch nicht möglich, da es sich hier um einen völlig eigenständigen Kommunikationsraum handelt.

ITM: Wie viele mittelständische Unternehmen nutzen heute bereits die Services? Können Sie uns bitte ein konkretes Kundenbeispiel nennen?

Bentzen: Schon einige Tausend Unternehmen mit einem Versandvolumen von weniger als 3.000 Briefen pro Jahr nutzen den Zugang über das Portal. Darüber hinaus nutzen mehrere Hundert Unternehmen erfolgreich die E-Postbusiness-Box. Dabei kommen die Kunden aus ganz verschiedenen Branchen. Es befinden sich Hausverwaltungen, Stadtwerke, Großhändler, Versandhändler, Autohäuser, Verlage und viele mehr unter den Nutzern. So erkannte auch die Fa. J.H. Pölking, ein Schuhgroßhändler aus Osnabrück, die Einsparpotentiale der E-Post-Business-Box. Bereits nach vier Wochen lief ein großer Teil der externen Kommunikation über die Box. Der Schuhgroßhändler nutzt diesen Weg mittlerweile neben Rechnungen und Mahnungen auch für einen Teil der Marketing-Kommunikation, wie den Versand der Geburtstagsanschreiben.

ITM: Stichwort Sicherheit: Die Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. bezeichnet die De-Mail beispielsweise als „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste. Grund dafür sei das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“. Wie schätzen Sie diese Kritik ein? Und wie ist der E-Postbrief hinsichtlich einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aufgestellt?

Bentzen: Wir richten uns mit der E-Post an den Bedürfnissen des Marktes aus. Daher haben wir unser System u.a. nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz zertifizieren lassen. Die für uns sehr guten Ergebnisse des Hacker-Wettbewerbs „Security Cup“ bestätigen uns, dass wir mit unserem Ansatz genau richtig liegen. Es existieren aber auch gesetzliche Vorgaben, so z.B. der Paragraph 203 des Strafgesetzbuches, die bestimmte Kundengruppen zum Einsatz einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwingen – für eben diese Kundengruppe haben wir mit „E-Post für Berufsgeheimnisträger“ eine besondere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung entwickelt.

ITM: Stichwort Internationalität: Inwieweit kann De-Mail für den internationalen, rechtssicheren E-Mail-Verkehr mit Kunden oder Lieferanten genutzt werden? Inwieweit kann der E-Postbrief international zum Einsatz kommen?

Bentzen: Natürlich planen wir, unseren Service auch international anzubieten. Wir haben bereits in Projekten mit anderen internationalen Postgesellschaften eine Zusammenarbeit begonnen und erste Projekte für den Zusammenschluss der Systeme erfolgreich absolviert.