E-Rechnung im Aufwind

Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden weitgehend automatisiert – und damit einfacher und schneller. Portokosten und Personalressourcen werden gespart, es wird weniger Papier verbraucht und Transportwege fallen weg. Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarkts stärken soll. Die E-Rechnung wird daher vielerorts zum Startpunkt bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Zwei Experten geben hier Tipps aus der Praxis, damit das gelingt.

ITM: Welche Rolle spielen heute Standards für den elektronischen Rechnungsversand im deutschen Mittelstand?
Rafal Trojanowski: Die Auswirkungen der neu eingeführten Standards auf den sogenannten Mittelstand sind eine Erscheinung, die in Europa und dementsprechend auch in Deutschland erst seit Kurzem zu beobachten ist. Sie sind (noch) nicht weitreichend, da die entsprechende Gesetzgebung zunächst in erster Linie den Bereich des öffentlichen Auftragswesens betrifft, was den Mittelstand nicht in vollem Umfang beeinflusst. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das Konzept der elektronischen Rechnung sowohl im öffentlichen Auftragswesen als auch im Steuerrecht (mit einigen inhaltlichen Unterschieden) vorkommt. Im Steuerrecht, das für den Mittelstand von weitaus größerem Interesse ist, ist eine solche Verpflichtung, wie sie neulich auf Bundesebene eingeführt wurde, noch nicht gegeben, auch wenn dies in der Zukunft wahrscheinlich auch für B2B-Rechnungen der Fall sein wird – siehe die Entwicklung in Italien, Polen oder Frankreich. Die Gründe für die Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen sind also üblicherweise immer noch wirtschaftlicher und ökologischer Natur und dienen hauptsächlich der Betriebsoptimierung.

Ivo Moszynski: Mittlerweile gibt es viele Software-Produkte wie Warenwirtschaftssysteme, Handwerker-Software oder Buchhaltungs-Software, die alle mit unterschiedlichen Schnittstellen und Datenformaten arbeiten. Bei dieser Komplexität sind Standards dringend nötig, um den Austausch von Rechnungsdaten zu vereinfachen. Allerdings gibt es nach wie vor nicht den einen Standard oder die eine Regelung für den elektronischen Rechnungsversand. Zugferd macht den Rechnungsversand mit dem hybriden Ansatz von XML-Datensatz plus PDF-Sichtkomponente zwar schon flexibler, trotzdem muss immer abgeklärt werden, ob der Rechnungssender überhaupt die geforderten Rechnungsinhalte auf die Rechnung aufbringen kann. Auch bei Zugferd gibt es verschiedene Profile, die jeweils auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind. Wer Wert auf einfaches Handling legt, sollte rechnungsschreibende Lösungen nutzen, die den Versand elektronischer Rechnungen integrieren, ohne dass sich der Benutzer mit den technischen Details auseinandersetzen muss. Für weitergehende individuelle Anforderungen an Zustellkanäle und Formate sind universelle Portallösungen hilfreich, die Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisch in das jeweils gewünschte Zielformat umwandeln und übermitteln.

ITM: Für international aktive Mittelständler gelten unterschiedlichste gesetzliche Vorgaben. Gibt es eine Best Practice im Umgang mit dieser Vielfalt?
Moszynski: Nein, nicht wirklich. Die vielen unterschiedlichen internationalen Vorgaben zu kennen, ist schon eine große Herausforderung. Diese dann noch technisch und fachlich umzusetzen und zu pflegen, ist noch schwieriger. Im Prinzip gibt es zwei Alternativen, diese Herausforderung zu stemmen: Entweder schafft das Unternehmen selbst das nötige Know-how zum internationalen Rechnungsversand und zu den verschiedenen Standards der jeweiligen Länder, was natürlich einiges an Ressourcen erfordert. Alternativ kann es auf einen externen Dienstleister setzen, der die fachlichen und technischen Kenntnisse einbringt. Das geschieht wie bereits erwähnt am einfachsten über die Nutzung einer Portallösung.

Trojanowski: In der Tat ist das Recht in Europa in diesem Bereich, selbst innerhalb der Europäischen Union, unzureichend harmonisiert. Dies führt zu Schwierigkeiten für international tätige Unternehmer, die sich nicht immer sicher sein können, ob sie als ausländische Rechnungsaussteller verpflichtet sind, Rechnungen nach einer lokalen oder einer paneuropäischen Norm auszustellen, und wie diese eingereicht werden müssen. In diesem Fall ist es am besten, einen fachkundigen E-Invoicing-Provider oder einen Steuerberater vor Ort einzuschalten.

ITM: Seit November ist die XRechnung Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden. Welche Zwischenbilanz ziehen Sie nach knapp einem Jahr Praxis?
Moszynski: Fast alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes haben mittlerweile auf den elektronischen Rechnungsversand umgestellt. Durch die Lieferantenverpflichtung müssen sich so auch die meisten mittelständischen Unternehmen mit der XRechnung beschäftigen. Bei der Datev haben wir unsere Produkte dementsprechend rechtzeitig angepasst und können die Unternehmen dabei unterstützen. Im Detail gestaltet sich die Einführung aber nicht immer einfach und reibungslos. Gerade individuelle Vorgaben der Rechnungsempfänger stellen den Versender teilweise vor Herausforderungen. Insgesamt ist die Einführung der XRechnungs-Pflicht an öffentliche Auftraggeber des Bundes jedoch ein guter Test für die flächendeckende Einführung der E-Rechnung im Mittelstand. Viele Unternehmen, die bereits umgestellt haben, werden hiervon perspektivisch auch beim elektronischen Rechnungsversand im B2B-Bereich profitieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Trojanowski: Es ist natürlich noch zu früh, um über eine Schlussfolgerung zu sprechen. Die Zwischenbilanz ist jedoch, dass vieles noch entwickelt und angepasst werden muss. Oft wurden Mängel erst in der Praxis deutlich und die Lösung wird entsprechend schrittweise an die Bedürfnisse angepasst, wie aus den Updates der XRechnung-Spezifikation gut ersichtlich ist. Zum Teil fiel die Reform auch dem deutschen Föderalismus zum Opfer. Dasselbe Problem, das bei der Ausstellung von Rechnungen auf internationaler Ebene aufgetreten ist, besteht teilweise auch in Deutschland, da jedes Bundesland selbst die Bestimmungen der Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt hat. Das führt auch dazu, dass die Lieferanten oft in mehreren Quellen nach der jeweiligen Leitweg-ID für den Rechnungsempfänger suchen müssen und sich nicht immer sicher sind, wie die Rechnung letztendlich eingebracht werden soll. Der Aufbau eines zentralen Registers würde da definitiv weiterhelfen. Auch die Überprüfung des Rechnungsstatus ist momentan unzureichend. Außerdem senden auch heute viele Firmen Rechnungen noch nicht über die Plattformen des Bundes. Andere schicken Rechnungen zusätzlich per Post, weil auf Behördenseite digitale Folgeprozesse fehlen.