ECM ist tot! Oder doch nicht?

Einige werden sich erinnern: 2016 verkündete Gartner: ECM ist tot! Ist das wirklich so? – Jein. Dokumenten-Management und Enterprise Content Management (ECM) haben ihre Relevanz bei der Verwaltung von Unternehmensinhalten nicht verloren. Vielmehr hat Gartner mit den sogenannten Content-Services einen neuen Begriff geprägt, der berücksichtigt, dass sich die Art und Weise, wie Unternehmen Inhalte und Informationen bearbeiten, teilen und speichern, mit der Digitalen Transformation radikal verändert hat.

Neue Evolutionsstufe erreicht

DMS und ECM sind also nicht tot, sie haben genau wie die Digitalisierung jedoch eine neue Evolutionsstufe erreicht. Bei der Modernisierung des Content-Managements gilt es daher, folgende Punkte zu beachten: 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Bye-Bye Monolith: Klassische Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) waren monolithische Plattformen. Moderne Content-Services bzw. ECM-Lösungen – die Begriffe werden häufig noch immer synonym verwendet – bündeln dagegen Inhalte aus unterschiedlichsten Systemen und Anwendungen über Schnittstellen und Integrationen. Dies erleichtert die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, weil Prozessbrüchen vorgebeugt wird. Zudem sind Dokumente so jederzeit auf dem neuesten Stand.

On-Premises vs. Cloud: Genau wie die Zahl der Anwendungen steigt auch die Zahl der Cloud-Anwendungen. Dabei ist die Integration von Cloud mit Cloud häufig einfacher als mit On-Premises-Installationen, insbesondere dank vorgefertigter Schnittstellen und Konnektoren. Unternehmen, für die Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit wichtig sind, sollten daher über die Migration in die Cloud nachdenken. Hersteller und Implementierungspartner können bei dem Prozess unterstützen.

Low-Code/No-Code: Bei der Modernisierung des Content-Managements sollten Entscheider sich tief in die Augen schauen und fragen: Was brauchen wir – und was können wir selbst leisten? Low- und No-Code-Plattformen sind durch vorgefertigte Lösungen mit vielfältigen Konfigurationsoptionen schnell einsatzbereit und mit wenigen Handgriffen an Unternehmensanforderungen, veränderte Marktbedingungen oder Prozessänderungen anpassbar. Unternehmen sollten ihre Entscheidung anhand individueller Faktoren – wie personelle Ressourcen oder vorhandenes ECM-Know-how – treffen, um die für sie beste Lösung auszuwählen.

Bitte automatisch: Ziel der Nutzung einer Content-Services-Plattform ist es, komplette Content-Prozesse abzubilden – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung – und das am besten vollautomatisch. Intelligent-Automation- und Workflow-Tools ebenso wie Robotic Process Automation (RPA) sollten daher fester Bestandteil jeder Content-Management-Strategie sein. Dann kann man Dokumente und Inhalte zuverlässig bearbeiten, Geschäftsprozesse beschleunigen und letztlich dem Wettbewerb einen Schritt voraus sein.

Bildquelle: Hyland