19.09.2016 Abschied vom Papierformat

ECM-Lösung macht Infinex fit für das Cross-Selling

Von: Sabina Merk

Nach der Vertriebsumstrukturierung der Infinex Group sollten relevante Informationen bereichsübergreifend zugänglich und verfügbar sein. Hierfür bedurfte es einer gemeinsamen Datenbank, die mit der Einführung eines Systems für Enterprise Content Management (ECM) bereitgestellt wurde.

Das Produktspektrum umfasst Kunststoffnoppenbahnen von 1 mm bis zu 25 mm hohen Noppen, die ihre Einsatzgebiete hauptsächlich in der Bauindustrie haben.
Die Infinex Group ist eine selbstständige Firmengruppe der Unternehmerfamilie Hartl. Sie firmiert als Infinex Holding GmbH und vereint Unternehmen, die sich ausschließlich mit der Verarbeitung von Kunststoffen beschäftigen. Dazu gehören u.a. die Triplex Kunststoffe GmbH und die Interplast Kunststoffe GmbH.

2014 nahm der Kunststoffspezialist mit dem Ziel, bestehende Kundenbeziehungen durch zusätzliche Angebote (Cross-Selling) auszubauen, eine Restrukturierung des Vertriebs vor. Um rasch auf die dafür erforderlichen Informationen zugreifen zu können, fehlte jedoch eine gemeinsame Datenbank.

„Die Umstrukturierung stellte uns vor neue Herausforderungen an die aktuelle Verfügbarkeit und den Austausch bereichsübergreifender Informationen. Diese waren nur mit einem ECM-System zu meistern“, berichtet Cornelia Neeser, externe Beraterin und Interims-CFO bei Infinex.

Nach einer Marktanalyse entschied sich der Mittelständler für die ECM-Suite von Elo Digital Office. Ausschlaggebend dafür waren das Design und die Funktionalität inklusive integrierter Workflows. „Überzeugt haben uns auch die intuitive Benutzeroberfläche sowie die Möglichkeit, Eingabemasken und Workflows selbstständig zu gestalten und zu erweitern. Ein Übriges tat die Präsentation des Elo-Business-Partners Webix Solutions GmbH, welche die Lösung verständlich darstellte“, ergänzt Neeser.

Infinex Holding GmbH
Branche: Verarbeitung von Kunststoff
Gründung: 1990
Hauptsitz: Haiterbach
Mitarbeiterzahl: 145

Im August 2014 wurden 50 Arbeitsplätze mit der ECM Suite 9 und dem Elo-Java-Client ausgestattet. Darüber hinaus finden Microsoft Office 365 sowie der MS SQL Server mit SBS 2008 Premium und als kaufmännische Software MS Dynamics AX Anwendung. Hinzu kamen 15 Notebook-Clients sowie für die server-basierte E-Mail-Archivierung ein XC-Server mit vier XC-Postfächern. Zur nahtlosen Integration der Applikationen wurden die Module Business Logic Provider (BLP) und Business Connect (BC) einschließlich der BC Plug-ins App Starter und AX Starter eingebunden. Schließich wurde für den Dokumentenzugriff per Web-Browser ein Web-Access-Server mit fünf User-Clients installiert.Das System konnte bereits nach sechs Wochen in den Live-Betrieb übernommen werden.

Bei Projektstart waren die Mitarbeiter die Explorer-Struktur auf dem File-
Server gewohnt. Daher gab es zunächst kleine Berührungsängste mit der neuen Arbeitsweise. Doch dank der intuitiven Benutzeroberfläche der Software stieg deren Akzeptanz rasch. Sie waren nach einer zweistündigen Inhouse-Schulung mit den wichtigsten Funktionen des ECM-Systems vertraut. Die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Informationen erleichtert nun die tägliche Arbeit. Die papierlose Dokumentenablage bietet z.B. allen Kundenbetreuern schnelle Zugriffsmöglichkeiten und verbessert damit den Kundenservice.

Schlankere Unternehmensprozesse

Bis zur ECM-Einführung lag alles in Papierform vor: von der Auftragsbestätigung bis zu den Produktionsdaten. Der Alltag sah so aus, dass intern ausgefüllte Word-Formulare in Bezug auf Kunden- oder Lieferantenreklamationen sowie Bestellungen via E-Mail versandt wurden. Die Effizienz war entsprechend gering. Mithilfe der ECM-Suite gelang es jedoch, die Prozesse zu verschlanken und ihre Durchlaufzeiten zu erhöhen. Außerdem wurden Abläufe im Hinblick auf das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens und die zugrunde liegenden Anforderungen standardisiert.

Diverse Prozesse wurden im Zuge der ECM-Einführung vereinheitlicht und die Arbeitsorganisation wurde verbessert. So werden die Mitarbeiter durch verschiedene Workflows von Routineaufgaben entlastet, beispielsweise bei Einstellungs- und Registrierungsprozessen neuer Mitarbeiter, der Bearbeitung und Freigabe von Urlaubsanträgen sowie bei Kundenreklamationen. Dabei ist das ERP-System MS Dynamics AX – das alle Prozessakten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen generiert – über die Middleware Elo BLP mit der ECM-Suite verbunden. Dieses Zusammenspiel der Systeme vermeidet Medienbrüche und fehlerträchtige Dateneingaben.

Mittlerweile umfasst das Archiv etwa 300.000 Dokumente, davon 75 Prozent eingescannte Papierdokumente. Der Rest geht direkt digital im Unternehmen ein bzw. wird dort erstellt.

Noch in diesem Jahr wird die Infinex Group am neuen Standort Horb eine Produktions- und Lagerhalle beziehen. Damit wächst die Zahl der Beschäftigen auf fast 200 Personen. Geplant ist daher, das ERP-System um ein Human-Resource-Modul (HR) für das Personalwesen zu ergänzen – und die digitale Personalakte entsprechend in der ECM Suite abzubilden. Darüber hinaus ist vorgesehen, den Business Connector im BLP an MS Dynamics AX anzubinden und neue (Ablage-)Kacheln zu designen.

„Der stetige Ausbau von Logik und Prozessdenken steht für das Potential der ECM-Lösung, die über ein reines Ablagearchiv hinausgeht“, so Cornelia Neeser. Insgesamt zeigt sie sich zufrieden: „Die Lösung wurde in der Unternehmensgruppe erfolgreich eingeführt und ist von einer hohen User-Akzeptanz geprägt. Dabei zeigte sich bereits in den ersten sechs Monaten, dass Geschäftsführung und internes Projektteam auf die passende Lösung sowie den richtigen Implementierungspartner gesetzt haben.“

Bildquelle: Infinex