Effiziente Zusammenarbeit

Ob Infrastruktur, Tragwerksplanung, erneuerbare Energien, Landschaftsplanung oder Projektsteuerung und Controlling: Als deutschlandweites Netzwerk mit 16 Niederlassungen und Beteiligungen von zehn mittelständischen Ingenieurunternehmen wickelt die BPM-Gruppe Bauprojekte in jeder Größe als Generalplaner ab. Um trotz vielfältiger Projekte eine einheitliche Ablagestruktur für alle Unternehmen der Gruppe zu schaffen und ein vereinfachtes Management der Nutzer, Freigaben und Bibliotheken zu ermöglichen, entschied sich die Gruppe für die Migration in eine Private-Cloud-Umgebung. Gemeinsam mit einem Dienstleister steckte man sich das Ziel, eine einheitliche Versionierung sowie Lösch- und Wiederherstellungskonzepte für optimale Workflows in der Cloud zu etablieren. Neben Komponenten wie Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance galt es für die Gruppe dabei auch, für mehr Effizienz und Anwenderakzeptanz zu sorgen und dies neue Lösung optimal zu nutzen.

Experimentelle Live-Arbeitsumgebung

Um inhomogene interne Serversysteme der Unternehmen aufzulösen und eine einheitliche Struktur zu etablieren, entschied sich das Team 2019 für die Migration in die Cloud. Auch die direkte Arbeit an Dokumenten und in CAD-Anwendungen − zum Entwerfen, Konstruieren und Präsentieren von Konstruktionszeichnungen und Karten − auf einem Netzlaufwerk sollte möglich werden. Entscheidend war für die BPM-Gruppe bei der Auswahl des passenden Anbieters, dass dieser neben Sicherheit (entsprechend DSGVO), hoher Verfügbarkeit und Performance sowie Speicherplatz auch die Möglichkeit bietet, Freigabelinks durch Mitarbeiter zu teilen. „Bei einem Vergleich renommierter Dienstleister und verschiedener Infoseiten sind wir dann auf Luckycloud aufmerksam geworden“, erklärt Anne Neumann, Geschäftsführerin der BPM-Gruppe. „Bei den anschließenden persönlichen Tests verschiedener Anbieter in einer experimentellen Live-Arbeitsumgebung hat uns das junge Berliner Unternehmen überzeugt.“

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Nach umfangreichen Tests innerhalb der EDV-Abteilung des Anwenderunternehmens und einem Ergebnisbericht an die Geschäftsführung wurde ein zweimonatiger Benutzerakzeptanztest innerhalb des Standortes Freiberg mit 40 Mitarbeitern durchgeführt. „Die Resonanz war so positiv, dass danach das autarke Arbeiten ohne verbundene interne Serverfreigaben und das ausschließlich Cloud-basierte Arbeiten geprüft wurden“, erinnert sich Albrecht Langer, Vermessungstechniker und Leiter AIT bei der BPM-Gruppe. Nachdem auch dies erfolgversprechend verlief, wurde sukzessive das Arbeiten in der Cloud auf alle Standorte der Gruppe ausgeweitet.

Erfolgreiche Nutzung seit der Einführung

Heute arbeiten 250 Mitarbeiter live von allen Standorten der Gruppe an Projektdaten in der Cloud. „Das direkte Bearbeiten von Dokumenten sowie CAD-Anwendungen spart dabei wertvolle Zeit und gestaltet die Prozesse effizienter, da die Mitarbeiter nicht extra Dateiübertragungen tätigen müssen“, erläutert Anne Neumann. Für eine einheitliche Struktur ist im Unternehmen ausschließlich die IT-Abteilung mit der Etablierung neuer User betraut und die Rechtevergabe wird von der Geschäftsführung und der Personalabteilung festgelegt.

„Die Vorteile für die BPM-Gruppe bei der Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Start-up sehen wir vor allem im nahen Kontakt zum Dienstleister sowie im raschen und zuverlässigen Support. Außerdem ist die Flexibilität hinsichtlich Preisen und Leistungen sowie gegebenenfalls weiterer Entwicklungsarbeit für uns ideal“, resümiert Anne Neumann. „Entsprechend den individuellen Anforderungen lässt sich die Lösung für die Gruppe stetig weiterentwickeln. Unsere interne IT-Abteilung beschäftigt sich dann mit dem Feintuning und unterstützt unsere Mitarbeiter.“

„Wir arbeiten heute in einer Private-Cloud-Umgebung live an Projektdaten von all unseren Standorten aus“, fasst Albrecht Langer das Projekt zusammen. „Die Flexibilität und die hohe Verfügbarkeit ermöglichen ein effizientes Zusammenarbeiten über unsere Standorte hinweg − ohne zusätzliche, speziell abgesicherte Verbindungskanäle.“ Dank der im Unternehmen etablierten Cloud-Lösung konnten die Mitarbeiter zu Beginn der Corona-Pandemie reibungslos ins Homeoffice wechseln. Diese und weitere Möglichkeiten förderten zusätzlich die Akzeptanz. Im Juni 2021 migrierte die Gruppe auf eine geclusterte Serverversion, um mit den wachsenden Anforderungen Schritt zu halten und eine noch bessere Performance zu erhalten.

BPM Ingenieurgesellschaft mbH und BPM-Gruppe

Branche: Ingenieurdienstleistungen
Gründung: 2010
Hauptsitz: Freiberg, Sachsen
Niederlassungen: 16
Mitarbeiter: 250

Bildquelle: BPM Gruppe