Effizienter ERP-Rollout spart Ressourcen

Wenn ein Unternehmen aus Deutschland ins Ausland expandieren will, stehen eine ganze Reihe richtungsweisender Vorentscheidungen an. Das betrifft nicht nur die Wahl eines geeigneten Standorts, die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter und die nahtlose Einbindung des Produktions- bzw. Vertriebsstandorts in die bestehende Unternehmensstruktur. Von erheblicher Bedeutung ist auch die möglichst bruchfreie Integration des Enterprise-Ressource-Planning-Systems (ERP) – vom Wareneingang über Lagerhaltung, Produktion, Versand und Logistik bis hin zu zentralen Diensten wie der Buchhaltung und dem Controlling.

Wer dabei bereits auf eine ERP-Lösung aus Walldorf setzt, wird in den meisten Fällen bestrebt sein, diese auch an seinen ausländischen Standorten zu nutzen. Doch in den wenigsten Fällen ist es möglich, eine bereits bestehende Version von SAP einfach auf das neue Land aufzuspielen. Sinnvoller ist es, länderspezifische Erfordernisse zu beachten und diese im System widerzuspiegeln. Hierbei sollte gerade in Brasilien sehr sorgfältig vorgegangen werden. Das spart nicht nur teure Nachrüstungen, sondern legt gleichzeitig eine  Basis für einen gesetzeskonformen Start der neuen Niederlassung.

Daher sollten sich Unternehmen zum einen Kenntnisse über das brasilianische Steuersystem aneignen. Zum anderen ist es wichtig, sich ein Bild über die Vorgaben für Importe und Warenbewegungen innerhalb des Landes zu machen. Das IT-Beratungshaus Phoron hat die Erfahrung gemacht, dass ohne eine korrekte Dokumentation der Warenbewegung mittels elektronischen Lieferscheins – der Nota Fiscal Eletrônica – in Brasilien nicht eine einzige Schraube vom Hof transportiert werden darf.

Der Staat kontrolliert jegliche Waren- und Geldbewegung der Unternehmen. Deshalb stellt die korrekte IT-systemseitige Abbildung der Prozesse eine wichtige Basis dar. Um Zeit zu sparen, ist es wichtig, auf erfahrene Implementierungspartner zu setzen, die  Länderlösungen anbieten. Mit ihnen vermeiden Unternehmen mühsame Programmierungen in den Bereichen Buchhaltung, Warenein- und -ausgang sowie Logistik und sparen so Ressourcen.

Im OECD-Ranking der zeitaufwendigsten Steuersysteme der Welt belegt Brasilien mit weitem Abstand den letzten Platz. Bis zu 20 Mal mehr Zeit als in Deutschland müssen Unternehmen gleicher Größe dort für ihre Steuerangelegenheiten aufwenden. Ein Grund dafür sind komplexe Reportings an die brasilianischen Steuerbehörden: So verlangt der Staat einen vollständigen Einblick in die Umsatz- und Warenbewegungen eines Unternehmens. Beispielsweise müssen die auf Bundes-, Bundesstaats- und Gemeindeebene erhobenen Steuern auf die betriebliche Wertschöpfung meist monatlich gemeldet werden. Daher sollten Firmen, die in Brasilien einen neuen Standort aufbauen, darauf achten, dass ihre Lösung diese für ihr Rechnungswesen notwendigen periodischen Reports für den Fiskus exakt und tagesaktuell abbilden kann. 

Für eine gesetzeskonforme Einfuhr von Rohstoffen sowie halbfertigen und fertigen Erzeugnissen sind ebenfalls länderspezifische Lösungen gefragt. Denn auch hier gelten in Brasilien strenge und umfangreiche Regeln. Das betrifft die Abwicklung der Importsteuer ebenso wie die rechtlichen Vorgaben, um Ware überhaupt in das Land einführen und dort bewegen zu dürfen. Für jedes Importgut müssen daher Daten wie Produktwerte, Gebühren und Steuern gebucht werden. Außerdem muss für die Warenbewegung eine Identifikationsnummer bei der Regierung beantragt werden. Hier sind Module im Vorteil, die für solche Vorgänge bereits vorgefertigte Szenarien integriert haben. Das beschleunigt die Implementierung und vereinfacht später die Prozessabläufe.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Weitere betriebliche Prozesse, die einer lückenlosen und tagesaktuellen Dokumentation bedürfen, sind z.B. Verkaufsprozesse, die Lohnbearbeitung sowie die Konsignation und Umbuchung von Waren zwischen verschiedenen Werken. Maßgeschneiderte  Ländermodule umfassen in diesen Bereichen Reporting- und Steuerberechnungsprozesse. Im Zusammenspiel mit den erwähnten Features im Bereich Steuerberechnung und Reporting können integrierte Ländermodule die Produktivität deutlich steigern. Das betrifft nicht nur die damit verbundene langfristige Optimierung betrieblicher Prozesse, sondern auch die notwendige Vorlaufzeit. Die Einführung einer solchen Lösung kann bis zu 50 Prozent des sonst anfallenden Kostenaufwands bei der Implementierung der Grundeinstellungen einsparen.

Diese Vorteile überzeugten auch die Walter AG aus Tübingen. Der Werkzeugspezialist ist seit 1996 mit einer Niederlassung in der Nähe von São Paulo in Brasilien präsent. Seit dem Start hat sich die Mitarbeiterzahl von zehn auf 72 erhöht. „Mit dieser Expansion ging die Notwendigkeit einer weltweit einheitlichen ERP-Plattform einher“, so Konstantinos Giannakidis, Projektleiter für den Rollout bei Walter. Mehr als 45.000 Standardwerkzeuge für Kunden aus den Bereichen Luftfahrt, Automobil und Energieerzeugung hat das Unternehmen derzeit im Sortiment. „Für diese Vielzahl an Produkten brauchen wir über alle Standorte hinweg eine leistungsfähige IT-Landschaft, die uns stets aktuelle Stamm- und Bewegungsdaten zur Verfügung stellt. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Niederlassungen.“ Mit intensiver Vorplanung und der Ergänzung der Standardmodule durch brasilienspezifische Templates seien bis zur Go-live-Phase weniger als zehn Monate vergangen, versichert Giannakidis. 

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