15.05.2023 Standard- oder Individualsoftware?

Eine Chance für interne Prozesse

Kaum ein IT-System ist derart eng mit den Prozessabläufen eines Unternehmens verbunden wie das ERP-System. Die Migration auf eine neue Software-Version stellt somit die perfekte Gelegenheit dar, interne Prozesse zu analysieren, zu hinterfragen und – bei Bedarf – einer Generalüberholung zu unterziehen, meint Ralf Bachthaler, Vorstand bei Asseco Solutions, im Kommentar.

Ralf Bachthaler war lange Jahre beim ERP-Hersteller Infor bzw. den Vorgängerfirmen Rembold+Holzer und später Brain tätig.

Wird die Belegschaft bei Veränderungen des Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) eingebunden, steigt nicht nur die Effizienz der Lösung, auch das Unternehmen an sich profitiert. Am Anfang stehen nicht wenige IT-Verantwortliche, die mit der Modernisierung ihrer bestehenden Lösung betraut sind, vor der Frage: Soll sich ein ERP-System an das Unternehmen anpassen oder das Unternehmen an das System? Die richtige Antwort auf diese Frage ist besonders dann wichtig, wenn der Sprung zwischen alter und neuer Version besonders groß ist und die Modernisierung quasi einer Neueinführung gleichkommt.

Befürworter der Individualisierungen betonen, dass durch eine Anpassung des ERP-Systems an die Unternehmensprozesse deren individuelle Besonderheiten bestmöglich abgebildet werden – und damit das, was das Unternehmen am Markt auszeichnet. Verfechter der Standard-Software hingegen weisen auf die Vorteile für Pflege und Wartung der Software hin sowie auf Kostenersparnisse, die sich bereits bei der Einführung und den Schulungen für die neue Software-Vversion zeigen.

Altlasten ausräumen

Auch wenn die Versuchung oft groß sein mag, im Kontext einer Migration alles beim Alten zu belassen: In nahezu allen Unternehmen finden sich Prozesse, die ineffizient ablaufen oder durch die Weiterentwicklung des Unternehmens bereits obsolet geworden sind. Die neue ERP-Version daran anzupassen, würde nicht nur unnötigen Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen, sondern im schlimmsten Fall sogar die Effizienz des modernisierten Systems schmälern.

Statt diese Altlasten mitzunehmen, sollten Unternehmen besser diese Gelegenheit nutzen, auch die eigenen Prozesse kritisch unter die Lupe zu nehmen und effizienter zu gestalten. Nicht zuletzt, da eine solide Migration ohnehin eine intensive Beschäftigung mit den eigenen Geschäftsprozessen und Abläufen voraussetzt.

Um eine solche Optimierung vorzunehmen, ist im ersten Schritt eine Offenlegung der bisherigen praktischen Abläufe vonnöten. Nicht selten stößt diese jedoch auf Widerstand in der Belegschaft. Detaillierte Auskunft über die eigene Arbeitsweise zu geben, geht oft mit der Angst einher, persönliches Spezialwissen preiszugeben und sich damit ersetzbar zu machen. Zudem gehen die eingespielten Prozesse leicht von der Hand, während Neuerungen oft auf den ersten Blick als Verschlechterung wahrgenommen werden.

Ohne die Rückendeckung der Belegschaft sind Modernisierungsvorhaben jedoch von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Im schlimmsten Fall bildet sich dann interner Widerstand gegen die Maßnahmen, überarbeitete Prozesse werden nach Möglichkeit umgangen oder gar boykottiert. So steht schlussendlich der Erfolg des gesamten ERP-Upgrades auf dem Spiel, denn jede ERP-Lösung ist in der Praxis immer nur so effizient, wie ihre Anwender sie in der täglichen Arbeit nutzen.

Die Karten auf den Tisch legen

Um ein solches Szenario zu vermeiden, ist es entscheidend, eine ERP-Modernisierung von Beginn an als gemeinsames Projekt von Management und Belegschaft zu begreifen und Fachkräfte aus allen Unternehmensabteilungen in die Planung und Umsetzung der Neuerungen miteinzubeziehen. Eine offene, transparente Kommunikation sorgt dabei zu jeder Zeit für Nachvollziehbarkeit der erforderlichen Prozessanpassungen.

Hilfreich kann zudem sein, aufzuzeigen, wie ein zusätzlicher Arbeitsschritt auf einer folgenden Prozessstufe zu einer deutlichen Erleichterung führt. So sehen die Mitarbeiter nicht nur ihren eigenen Mehraufwand, sondern werden sich darüber bewusst, wie ihre Kollegen im Folgeschritt ganz konkret davon profitieren und der Gesamtprozess an sich effizienter wird. Eine Verbesserung, die allen nützt, denn mehr Effizienz verbessert die Wettbewerbsfähigkeit und sichert damit Arbeitsplätze.

Das Ziel der ERP-Umstellung besteht ja in der Regel darin, durch neue Funktionen und verbesserte Abläufe für mehr Effizienz im Tagesgeschäft zu sorgen. Veraltete interne Prozesse werden dabei schnell zum Flaschenhals. Entsprechend sollte eine entsprechende Systemmodernisierung stets Hand in Hand mit der kritischen Betrachtung der eigenen Unternehmensabläufe gehen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wer die Vorteile einer solchen Prozessgeneralüberholung offen kommuniziert und frühzeitig für Verständnis wirbt, schafft eine bestmögliche Basis für die Unterstützung der Belegschaft. Und diese ist der eigentliche Erfolgsfaktor: Denn nur wenn auch die späteren Endanwender mit an Bord sind, stellt eine Modernisierung tatsächlich die Weichen für ein effizientes Arbeiten in der Zukunft.