„Eine Reduzierung schafft Platz“

ITM: Herr Rudolph, wie speichern Mittelständler anno 2022 bevorzugt ihre Unternehmensdaten? Welche Storage-Lösungen kommen zum Einsatz?
Myrko Rudolph: Zum Einsatz kommen noch vermehrt physische Speicher, die mit Strom betrieben und in den meisten Fällen gekühlt werden müssen. Die dazugehörigen Speicherungsprozesse sind meist auch komplizierter als notwendig, in dem Sinne, dass Daten in einem Ordner abgelegt werden müssen. Es handelt sich um ganze Unternehmensprozesse.

ITM: Was hat die Dateigröße mit dem Thema „Nachhaltigkeit“ zu tun? Warum lohnt sich hier für Unternehmen ein genauerer Blick?
Rudolph: Nachhaltigkeit steht auch für Effizienz und in diesem Fall für die effiziente Nutzung von Ressourcen – und dabei dreht es sich nicht nur um Speicherplatz. Auch spielen ressourcenintensive Faktoren wie Strom und Kühlung, die z.B. bei der Archivierung von Dokumenten in einem Archivsystem notwendig sind, mit hinein, um juristischen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. 

ITM: Wie lässt sich der Speicherplatz effektiv reduzieren?
Rudolph: Das ist aus unserer Sicht eine Zukunftsbetrachtung. Was sich heute im Archiv befindet, lässt sich meist aufgrund der Revisionssicherheit nicht mehr verändern. Es lohnt sich jedoch ein Blick auf das, was heute gespeichert wird und morgen physische wie arbeitsbezogene Ressourcen benötigt – aber auch, was heute verwendet wird und Ressourcen erfordert. Ein Dokument, welches per E-Mail rausgeht, lässt sich auch heute schon schneller versenden und öffnen, wenn es 500 Kilobyte statt fünf Megabyte groß ist.

ITM: Welche Tools und Lösungen können diesen Prozess unterstützen?
Rudolph: Hier gibt es verschiedenste Ansätze, auch MFP-Geräte können heute mit Bordmitteln Dokumente komprimieren und versenden. Geht es in der Regel um direkte Komprimierung, blicken wir eher auf die indirekte: Sie setzt serverseitig auf und betrachtet Papierdokumente wie auch elektronische Dokumente. An der ersten Meile der Digitalisierung macht es keinen Unterschied, woher das jeweilige Dokument kommt. Die anschließende Komprimierung ist ein Teil des nachgelagerten Prozesses und nicht nur auf das analoge Dokument fixiert. Effiziente Ressourcennutzung kommt allerdings nicht nur als technisches, sondern auch als organisatorisches Thema daher. So gilt es zusätzlich abzuwägen, was genau überhaupt oder in welchem Maße archiviert werden soll bzw. muss. 

ITM: Welche Auswirkungen hat eine Speicherplatzreduzierung letztlich auf die Nachhaltigkeit?
Rudolph: Eine Reduzierung schafft Platz bzw. sorgt dafür, dass der gleiche Speicherraum für mehr Informationen genutzt werden kann. Weniger physischer Stauraum sorgt auf lange Sicht für ökologische Nachhaltigkeit, die Möglichkeit der erleichterten Verwendung reduzierter Dokumente für eine sofort spürbare Nachhaltigkeit in der Arbeitsweise.

Bildquelle: Exapture GmbH