„Eine Verschlüsselung ist unabdingbar“

ITM: Herr Elpel, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Klaus-Peter Elpel: Das Marktpotential für durchdachte, effiziente DMS-/ECM-Lösungen ist weiterhin ungebrochen. Dies betrifft sowohl den gewerblichen Bereich, als auch – und dies derzeit in besonderem Maße – auch öffentliche Institutionen. Gerade im öffentlichen Bereich sind DMS-Lösungen gefragt, die sich eher noch diffiziler darstellen, da sie konzeptionell zwar alle fachlichen und IT-basierten Anforderungen der gesamten jeweiligen Organisation abdecken müssen, gleichwohl vielfach in langen zeitlichen Schritten erst zu einer Realisierung kommen. Einflussgrößen sind hier oft eine andere Projektkultur als in den Unternehmen, zeitlich längere Entscheidungswege, notwendige Akzeptanzmaßnahmen für die Mitarbeiter und eine starke Beachtung der Compliance-Vorgaben.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Elpel: Sicherlich kommen bestimmte Unternehmen auch heute und morgen noch ohne eine DMS-Lösung oder nur mit Teillösungen aus. Prinzipiell betrifft dies Bereiche, wo nur wenige Dokumente verarbeitet und „bewegt“ werden. Denken Sie beispielsweise an – selbst größere – Unternehmen, die nur wenige Rechnungen im Monat erhalten. Weshalb sollten diese an eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung denken? Hier stehen Kosten und Nutzen nicht im adäquaten Verhältnis – und dies gilt es grundsätzlich zu untersuchen.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Elpel: Wir stellen fest, dass durch den Mittelstand DMS-Lösungen mehr und mehr nachgefragt werden. Jedoch sind diese in aller Regel mit besonders hohem monetärem Augenmaß anzugehen. Durch bestimmte Probleme, wie z.B. durch das Thema E-Mail-Archivierung, kommen Verantwortliche aus dem Mittelstand erst ernsthaft auf das Thema einer DMS-/Archiveinführung und öffnen sich dem gesamten Lösungsfeld.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Elpel: Äußerst wichtig ist es, dass der Anwender zunächst – völlig unabhängig von irgendwelchen DMS-Produktanbietern – die Anforderungen seines Unternehmens und der einzelnen Fachbereiche sowie der IT hinsichtlich des Umgangs mit Dokumenten aufnimmt, also eine Analyse der augenblicklichen Situation vornimmt und den künftigen Handlungsbedarf festhält. Sinnvollerweise orientiert man sich dabei an dem „Durchlaufprozess“ der Dokumente und den damit im eigenen Unternehmen verbundenen Notwendigkeiten: Posteingang (welche „intelligenten“ Verfahren benötige ich schon dort, z.B. ein OCR-Modul für die Verschlagwortung aller Dokumente und/oder ein Modul für eine möglichst automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung), digitale Weiterleitung und Verteilung, Unterstützung der Vorgangsbearbeitung durch die Fachbereiche, ggf. Workflow-Funktionalität (z.B. zum Einhalten von Prüfungen nach dem „Vier-Augen-Prinzip“), revisionssichere Archivierung u.v.m.

Aus der Analyse und dem Handlungsbedarf wird dann ein Lastenheft erstellt, das die spezifischen Unternehmensanforderungen enthält und das die Grundlage für eine Systemauswahl darstellt. Bei öffentlichen Institutionen schließt sich hieran grundsätzlich ein Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für ein DMS-Produkt an, das vielfach im europäischen Rahmen durchgeführt wird. Weitere Schritte umfassen die genaue Konzeption für alle fachlichen und IT-bezogenen Anforderungen, die Realisierung sowie die Abnahme und Produktivsetzung der neuen DMS-Lösung.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Elpel: Die Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ stellen neue Herausforderungen und gleichzeitig sich ergänzende Entwicklungen für den Bereich des Dokumentenmanagements dar. Während mehr und mehr Anforderungen nach mobilen Zugriffen auf Unternehmensdokumente und -daten aufkommen, bietet das Cloud Computing gleichzeitig durch flexiblen, browserbasierten Zugriff Lösungsszenarien für diese Herausforderung. Unternehmen werden gezwungen sein, das Dokumentenmanagement über Unternehmensgrenzen hinaus verfügbar zu machen, und deshalb bereit sein, über Cloud-Lösungen nachzudenken.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Elpel: Für mittelständische Unternehmen sind zum einem finanzielle Aspekte von Bedeutung. Neben der erwarteten Kostenreduktion einer Cloud-Lösung durch Synergie- und Skaleneffekte spielt aber insbesondere die finanzielle Flexibilisierung eine Rolle. Das Modell verbrauchsbezogener Abrechnung erlaubt eine anforderungerechte Skalierung der Ressourcen und damit eine Reduktion von Fixkosten in der IT. Weiterhin sind eine schnelle Umsetzung der Lösung, professioneller Betrieb der Komponenten sowie die Erfüllung von Compliance-Anforderungen entscheidende Nutzenfaktoren.

ITM: Welche Problematiken gehen mit einer Auslagerung einher? a) Aus kaufmännischer Sicht?
Elpel: Kaufmännische Risiken ergeben sich zum einen aus der Aufgabe des unmittelbaren Zugriffs auf die Dateien und Dokumente. Der Verlust von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität kann zu immensen Schäden bis zu existenzbedrohenden Szenarien führen. Zudem stellt sich die Frage nach der Flexibilität des Sourcing-Modells. Wird hier keine ausreichende Vorsorge getroffen, kann es zu einer deutlichen Abhängigkeit vom Anbieter kommen.

ITM: b) Aus organisatorischer Sicht?
Elpel: Organisatorische Herausforderungen ergeben sich u.a. aus der Notwendigkeit, individuelle Anforderung an eine DMS-Lösung mit den standardisierten Angeboten aus der Cloud in Übereinstimmung zu bringen. Auf der einen Seite lassen sich Kostenreduktionen nur durch möglichst standardisierte Prozesse erzielen, auf der anderen Seite darf es nicht dazu kommen, dass unternehmensintern parallele ergänzende Infrastrukturen die positiven Effekte der Cloud-Lösung zunichte machen. Gelingt hier nicht die nahtlose Integration in Unternehmensprozesse, ist das Scheitern des Cloud-Ansatzes im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert.

ITM: c) Aus rechtlicher Sicht?
Elpel: Aus rechtlicher Sicht sind insbesondere Risiken aus der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter zu berücksichtigen. Neben der Fragestellung der Auftragsdatenverarbeitung im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung ist hier das Thema der Absicherung einer Rückführung bzw. eines Anbieterwechsels ausreichend vertraglich abzusichern. Darüber hinaus sind haftungsrechtliche Aspekte von Bedeutung.

ITM: Und d) aus technischer Sicht?
Elpel: Technisch sind insbesondere die Verfügbarkeit, Stabilität und ausreichende Bandbreite von Anbindungen an den Cloud-Zugang abzusichern. Dies ist im Vorwege zu prüfen und zu bewerten. Während sich hier insbesondere in ländlichen Gegenden noch Probleme auftun, werden diese Fragestellungen zukünftig eher in den Hintergrund rücken. Weiterhin können sich Problematiken aus der Integration der Cloud-Umgebung in die technische Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens ergeben.

ITM: Wie räumen Sie mögliche Bedenken der Anwender aus?
Elpel: Wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Umstieg in das Cloud Computing ist die Analyse der jeweils individuellen Unternehmensrisiken. Diese gilt es durch geeignete Maßnahmen auf ein akzeptiertes Maß zu beschränken. Wenn sich darüber hinaus noch deutliche Effizienzvorteile abzeichnen, werden mehr und mehr Unternehmen bereit sein, diesen Weg zu gehen.

ITM: Inwiefern ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig?
Elpel: In Abhängigkeit von der Kritikalität der in die Cloud ausgelagerten Daten und Dokumente ist eine Verschlüsselung unabdingbar. Die Vertraulichkeit kritischer Informationen muss auch bei Abgabe direkter „Datenherrschaft“ erhalten bleiben. Die Absicherung interner Informationen in der Kette möglicher Unterauftragnehmer, Dienstleister und Administratoren hat oberste Priorität.

ITM: Welche Vertragslaufzeiten sind regulär? Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Elpel: Gängige Abrechnungsmodelle beziehen sich auf die Anzahl der User, aber auch die Einbeziehung von z.B. Speicherplatz oder der Anzahl gespeicherter Dokumente sind mögliche Modelle.

ITM: Wie gestaltet sich ein Ausstieg aus der Wolke mit sämtlichen Dateien und Dokumenten? Welche Probleme kann es hierbei geben?
Elpel: Für eine Rückführung in eine eigenbetriebene Lösung ist in der Regel ein Migrationsprojekt von Nöten, das jedoch die aktive Mitarbeit des Cloud-Anbieters voraussetzt. Da hier die Unterstützung je nach vorangegangenem Verhältnis der Parteien weniger stark ausgeprägt sein kann, können erhebliche Verzögerungen und Kosten auf das Unternehmen zukommen, sofern nicht von vornherein für diesen Fall verbindliche Verfahren vereinbart wurden.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Elpel: Weitere Effizienz lässt sich durch vielerlei Maßnahmen erzielen. Der Schlüssel liegt dabei in der digitalen Eigenschaft von Dokumenten. So wird beispielsweise durch die Erhöhung des Anteils der Eingangspost in digitaler Form (E-Mails, neue Medien) erreicht, dass diese gar nicht erst gescannt werden muss, sondern Dokumente eben schon digital vorliegen, deren Inhalte bzw. Kundenanliegen automatisch erkannt und zumindest zum Teil auf automatischem Wege indexiert werden können. In bestimmten Unternehmen – so z.B. bei Telekom- oder Versicherungsunternehmen – ist mit derartigen und flankierenden weiteren Mitteln ein durchaus nennenswertes Maß an „Dunkelverarbeitung“ verbunden; d.h., dass bestimmte Mitteilungen und Wünsche des Kunden automatisch in das Bestandssystem des Unternehmens einfließen, ohne dass noch eine Sachbearbeitung stattfinden muss.

Wenn wir jedoch an eine etwas fernere Zukunft denken, dann wird es das Dokumentenmanagement im heutigen Sinne nicht mehr geben. Man wird nicht mehr mit herkömmlichen Dokumenten umgehen – seien es nun Papier- oder Dateidokumente; vielmehr werden Informationen und beispielsweise vertragliche Willenserklärungen zwischen Parteien ausschließlich und unmittelbar digital auf, nennen wir es ruhig neudeutsch, Portalen abgelegt. Da Sparbücher und die früher so kostbaren Flugtickets schon abgeschafft sind, ist es nur eine Frage der Zeit, bis auch KFZ-Kaufverträge rein digital erzeugt und „per Mausklick“ geschlossen werden. Wer benötigt da noch ein herkömmliches Dokument? Eine verschlüsselte E-Mail als Beleg für den Kunden reicht dann womöglich hin.

Die spannenden Fragen sind in diesem Zusammenhang nur: Wer betreibt diese Speicherorte, wer sorgt wie für Rechtssicherheit und wie steuert hier die Politik im Sinne der Bürger? Und: Für all diejenigen, die heute professionell mit Dokumentenmanagement zu tun haben, bedeutet diese Entwicklung, dass man gut daran tut, heute schon konzeptionell möglichst weit „nach vorn“ zu denken und zu handeln, um nicht eines Tages festzustellen, dass die eigenen Produkte oder Dienstleistungen nicht mehr gefragt sind.