ERP-Einführung mit Methode

Im Jahr 2007 gründeten der Programmierer Thilo Hardt und drei weitere Unternehmer den Online-Optiker Mister Spex. Das Unternehmen wuchs rasant: 1.400 Pakete versendet der Onlinehändler mittlerweile durchschnittlich am Tag. Mehr als 5.000 verschiedene Brillen und Sonnenbrillen sowie Kontaktlinsen gibt es im Webshop von Mister Spex. Jedem Produkt sind spezifische Eigenschaften wie Farbe und Größe zugeordnet, zudem muss der Kunde bei der Bestellung seine Korrektionswerte wie Sphäre, Achse und Zylinder in unterschiedlichen Kombinationen angeben können.

Um den vielen Varianten gerecht zu werden, entwickelte man zunächst ein eigenes ERP-System zum Shop. Da das Unternehmen seinen Umsatz jedoch bereits im zweiten Geschäftsjahr verzehnfachte und das Wachstum auch in den Folgejahren anhielt, war klar, dass das ERP-System angepasst werden musste. Thilo Hardt erklärt: „Die notwendige Weiterentwicklung hätte langfristig zu viele Ressourcen verschlungen, die wir zur Programmierung neuer Tools für den Shop benötigen. Also entschieden wir uns Ende 2010 dafür, ein Standardsystem einzuführen, das durch eine XML-Schnittstelle mit dem Onlineshop kommuniziert.“ Die Besonderheit beim Einführungsprozess: Die Implementierung der neuen Software erfolgte mithilfe der Projektmanagementmethode Scrum.

Teamwork statt Hierarchie

Bei Scrum werden alle anstehenden Projekte zunächst unter Einbeziehung der Unternehmensleitung und auf Basis der grundlegenden Strategie priorisiert. Ein sogenannter Product Owner ist für die Entwicklung eines gesamten Projektes und für die Erstellung aller notwendigen Komponenten zuständig. Gemeinsam mit den jeweiligen Auftraggebern aus den Unternehmensabteilungen gibt er eine Produktvision inklusive Mehrwert wie Kosteneinsparung oder Umsatzsteigerung für das Unternehmen vor und spezifiziert die Eigenschaften.

Ein selbstorganisiertes Scrum-Team aus Software- und Webentwicklern übernimmt dann Verantwortung für die Programmierung. Das Team entscheidet dabei eigenständig, wie viel es in einem bestimmten Zeitraum bzw. Intervall, einem sogenannten Sprint, erarbeiten kann und wer welche Aufgaben übernimmt. Während des gesamten Umsetzungszeitraums betreut ein Scrum-Master das Team und sorgt für optimale Rahmenbedingungen bei der Arbeit jedes einzelnen. Eine hierarchische Führung gibt es dabei nicht – jeder trägt gleichviel Verantwortung. Nach jedem Intervall gibt es ein „Review Meeting“, bei dem alle Beteiligten die Resultate beleuchten und überlegen, was im nächsten Sprint verbessert werden kann. Es handelt sich also um ein evolutionäres Modell, bei dem in jedem Intervall auch grundlegende Probleme aufgedeckt und behoben werden.

Thilo Hardt erklärt, wie das Unternehmen dazu kam, Scrum zu verwenden: „Unser Shop wurde aufgrund seiner vielen Variantenachsen wie Sphäre, Zylinder oder Farbe in der Programmiersprache C++ selbst entwickelt – eine Standardlösung passte hier nicht. Als wir zu wachsen begann, merkten wir, dass wir langfristig planen müssen und mehr Effizienz sowie Transparenz brauchen. Daher führten wir in der Software-Entwicklung Scrum ein. Ein Sprint dauert bei uns zwei Wochen, daher sind Arbeitsergebnisse sehr schnell sichtbar und wir behalten den Status und die Ressourcen ständig im Blick. Durch die kurzfristigen Ziele sind die Mitarbeiter optimal ausgelastet. Alle arbeiten interdisziplinär an den gleichen Themen und können dadurch voneinander lernen und sich gegenseitig unterstützen. Explizite Spezialisten gibt es in diesem Konstrukt nicht.“ Die Einführung des neuen ERP-Systems war das komplexeste und langwierigste Projekt in der noch jungen Unternehmensgeschichte, bei dem Scrum zum Einsatz kam.

Entwicklung im Zwei-Wochen-Rhythmus

Wie in anderen Unternehmen durchlief der Berliner Brillenhändler zunächst die üblichen Projektphasen wie Spezifikation und Auswahl eines geeigneten Systems sowie Auswahl eines externen Dienstleisters für die Implementierung. Start des Projektes war im November 2010. Als es an die Programmierung ging, kam Scrum zum Einsatz. Zuerst legte der für das ERP-Projekt zuständige Product Owner gemeinsam mit den von der Systemumstellung betroffenen Abteilungen die konkreten Anforderungen fest und priorisierte ihre Entwicklung. Das Entwicklerteam einigte sich alle zwei Wochen im sogenannten Sprint Planning auf Aufgabenpakete und arbeitete diese ab. „So gab es alle vierzehn Tage sichtbare Resultate für die Auftraggeber aus den Abteilungen wie Buchhaltung, Kundenservice, Einkauf oder Logistik, die so aktiv an der Entwicklung teilhaben konnten und nicht vor vollendete Tatsachen am Ende eines monatelangen Prozesses gestellt wurden“, erläutert Thilo Hardt den Vorgang. Eine wichtige Rolle spielte dabei auch der Scrum-Master, der die Arbeit der Entwickler dauerhaft als Coach betreute. Er sprach mit den einzelnen Mitarbeitern und versuchte, Probleme zu beheben, die das Team bei der Arbeit bremsten. „Egal ob ein Computer veraltet war oder zwischenmenschliche Probleme auftauchten – durch die ständige Revision gab es keine verschleppten Konflikte, sondern alle Probleme kamen gleich ans Licht“, führt Hardt als wesentlichen Vorteil der Methode an.

Ein Risikofaktor war die Zusammenarbeit mit der externen Beraterfirma. Wie die Integration von Externen ins Team funktionieren würde, war nicht abzusehen. Jedoch machte Mister Spex auch hier positive Erfahrungen, da sowohl das Entwicklerteam als auch die Berater von dem Austausch auf Augenhöhe profitierten. Gerade die Tatsache, dass Lösungen nicht hierarchisch vorgegeben wurden, führte zu hoher Toleranz bei den Entwicklern. Für die Berater war es schnell möglich, sich einen Einblick in das Team und dessen Fähigkeiten zu verschaffen.

Durch kurze Entwicklungszyklen und die ständigen Feedbackschleifen schaffte es der Onlinehändler in weniger als einem Jahr, ein neues ERP-System auszuwählen, anzupassen, zu testen und einzuführen. Seit September 2011 nutzt Mister Spex nun das neue System. Aufgrund der effizienten Ressourcenplanung und Teamorganisation gelang es, trotz der Arbeit am ERP gleichzeitig den laufenden Betrieb technisch zu unterstützen und den Webshop ebenfalls weiterzuentwickeln. Denn das war ein wichtiger Erfolgsfaktor für das schnell wachsende Unternehmen.

Die Mister Spex GmbH

Geschäftsfeld: Onlinehändler für Markenbrillen
Sortiment: über 5.000 verschiedene Modelle an Korrektions-, Sonnen- und Sportbrillen bekannter Marken sowie Kontaktlinsen aller gängigen Hersteller; das Unternehmen betreibt Shops für Frankreich und Spanien sowie eine englischsprachige Webseite
Standort: Berlin
Gründung: Dezember 2007
Umsatz 2010: elf Millionen Euro
Mitarbeiter: über 100, davon 75 Festangestellte
www.misterspex.de

Was ist Scrum?

Scrum (engl. Gedränge) ist ein Rahmenwerk zur Entwicklung komplexer Produkte, das derzeit vor allem in der Software-Entwicklung angewendet wird. Der Ansatz von Scrum beruht auf der Einsicht, dass die meisten modernen Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um durchgängig planbar zu sein. Scrum versucht, die Komplexität durch drei Prinzipien zu reduzieren:

1. Transparenz: Der Fortschritt und die Hindernisse eines Projektes werden täglich und für alle sichtbar festgehalten.
2. Überprüfung: In regelmäßigen Abständen werden Produktfunktionalitäten geliefert und beurteilt.
3. Anpassung: Die Anforderungen an das Produkt werden nicht ein und für alle mal festgelegt, sondern nach jeder Lieferung neu bewertet und bei Bedarf angepasst.

Bildquelle: Mister Spex