ERP-Lösung sorgt für umfassende Transparenz im Geschäftsprozess

Seit einem Vierteljahrhundert ist das Unternehmen nun schon am Markt: Flexibilität und Individualität werden bei dem Einzelfertiger aus Obersontheim bei Schwäbisch Hall großgeschrieben. Um sich für ein weiteres Wachstum in der Zukunft bestmöglich aufzustellen, war eine Standardisierung der bislang weitgehend informellen Prozesse unerlässlich. Erfolgreich abgeschlossen werden konnte dies nun mit APplus von Asseco Solutions.

Ob Axial- oder Radialgebläse: Bei der Fertigung seiner Ventilatoren legt der inhabergeführte Familienbetrieb einen starken Fokus auf die passgenaue Konstruktion und exakte Umsetzung unterschiedlichster Kundenanforderungen aus Branchen wie Automotive, Kraftwerkstechnik oder Schienenverkehr. So liefert das Unternehmen von der Entwicklung und Konstruktion über die Fertigung und Endmontage bis hin zum Prüflauf die vollständige Auftragsabwicklung aus einer Hand.

Altsystem – Baujahr 1998

Unterstützt wurde der dahinterstehende Geschäftsprozess in der Vergangenheit mithilfe eines eigenentwickelten Auftragsverwaltungssystems, das sich bereits seit der Firmengründung von WMB im Einsatz befand. Angepasst wurde die Lösung jedoch nie – entsprechend war das System nicht mit dem Unternehmen mitgewachsen und konnte funktional nicht den gesamten Geschäftsprozess abdecken. Anfang 2020 war schließlich der Zeitpunkt gekommen, an dem der Umstieg auf eine moderne ERP-Lösung unausweichlich wurde: Durch den Ausbau des Standorts in Obersontheim hatte sich die Produktionsfläche verdoppelt. Dem musste die IT ebenfalls gerecht werden.

„Eine ERP-Einführung im Mittelstand ist immer eine Investition in die Zukunftsfähigkeit“, betont Benjamin Finkbeiner, Prokurist und Leiter des ERP-Einführungsprojekts. „Es geht nicht darum, Prozessschritte zu automatisieren, um dadurch Personal einzusparen. Vielmehr steht im Fokus, die Abläufe so effizient zu gestalten, dass größere Auftragsvolumina bewältigt werden können – um zu expandieren und damit neue Arbeitsplätze zu schaffen. Das war die übergeordnete Motivation, die hinter unserer IT-Modernisierung stand.“

System mit vollständiger Standardabdeckung gesucht

Drei Lösungen am Markt wurden für die engere Auswahl selektiert. Besonders wichtig war es dem Unternehmen, auf eine Lösung zu setzen, die bereits im Standard die eigenen Prozesse ohne Anpassungen abdecken konnte. Diese Voraussetzung konnte APplus erfüllen, sodass die Wahl auf diese Lösung fiel.

Schließlich war auch die Investitionssicherheit ein Kriterium, das im Hinblick auf den dahinterstehenden Anbieter positiv bewertet wurde. „Für uns war die ERP-Einführung durchaus eine Investition. So müssen wir uns darauf verlassen können, dass das System auch in fünf oder zehn Jahren noch existiert, gewartet und aktiv weiterentwickelt wird“, so Finkbeiner.

Aufgrund der gewünschten Einführung im Standard eignete sich das Projekt in besonderer Weise für die sogenannte „Fast-Track-Implementierung“ (FTI), welche sich durch einen stark verkürzten organisatorischen Ablauf auszeichnet und Kunden eine besonders schnelle ERP-Einführung ohne individuelle Anpassungen ermöglicht. Der Go-live erfolgte am 1. Januar 2021 – nur vier Monate nach der finalen Entscheidung für den Hersteller.

Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess

Heute sorgt die medienbruchfreie Abdeckung aller Prozessstufen für umfassende Transparenz über den gesamten Auftragsdurchlauf hinweg. So ist der Status von Projekten jederzeit abrufbar, saubere Wareneingangsbuchungen ermöglichen ein schnelles Auffinden benötigter Materialien und durch Zeitbuchungen auf Aufträge behält WMB anfallende Kosten umfassend im Blick. Zudem können Auswertungen auf Knopfdruck erstellt werden, ohne dass dazu die erforderlichen Daten zunächst aufwendig zusammengestellt werden müssten

Auch das vorhandene Wissen der Mitarbeiter konnte durch APplus formalisiert und allen Kollegen zugänglich gemacht werden. Notwendige Informationen – beispielsweise zu Zulieferern – liegen nun zentral in APplus vor, wodurch Aufgaben viel einfacher an Kollegen delegiert werden können.

Standardisierte Unterstützung für die Fertigung

Im Zentrum der Auftragsbearbeitung bei WMB steht die kundenindividuelle Fertigung der gewünschten Ventilatoren. Während für diesen Bereich in der Vergangenheit keine IT-Unterstützung durch das Altsystem bestand, laufen die Prozesse durch die Abbildung in APplus nun standardisiert und transparent ab. Damit behält der Anwender jederzeit den Überblick über aktuelle und anstehende Produktionsaufträge, deren Bearbeitung nun deutlich effizienter erfolgen kann. 

So werden per Standardschnittstelle beispielsweise Stücklisten und Artikel der erstellten Baugruppen aus dem CAD-System direkt an APplus übergeben, woraufhin die erforderlichen Folgeprozesse für die Teilebeschaffung sowie die Generierung des Werkstattauftrags angestoßen werden. Durch die Möglichkeit, Rahmenverträge im System anzulegen, erhält WMB Planungssicherheit für Serienaufträge und kann benötigtes Material gleich zu Beginn des Auftrags in größerer Stückzahl bei den Zulieferern bestellen. Dadurch kann der Lufttechnikspezialist nicht nur bessere Preise verhandeln, sondern seinen Kunden auch verlässliche Konditionen zusichern.

Feste Prozesse als Fundament für Wachstum

„Da wir in der Vergangenheit sehr frei und informell gearbeitet haben, bedeuten fest definierte Prozesse natürlich zunächst einen Mehraufwand“, erklärt Benjamin Finkbeiner abschließend. „Doch man muss sich vor Augen führen: Ohne eine solche standardisierte Arbeitsweise wären wir bezüglich unseres Wachstums sehr bald an eine deutliche Grenze gestoßen. Ohne die Lösung wären wir nicht in der Lage, unsere Wachstumspläne für die Zukunft zu realisieren. Was wir also heute an Zusatzaufwand investieren, wird sich in der Zukunft mehr als bezahlt machen.“

WMB Ventilatoren GmbH
Branche: Einzelfertigung
Gründungsjahr: 1996
Hauptsitz: Obersontheim
Mitarbeiterzahl: 40

Bildquelle: WMB Ventilatoren