ERP-Rollback sauber gelöst

Der Industrieservices- und Instandhaltungsspezialist hat früh auf die Groupware- und Rapid-Applikation-Development-Plattform (RAD) Domino Notes gebaut, die in vielen Bereichen auch heute noch Standards setzt. IT-Leiter Ralf Ludwig berichtet, warum sich die Individual-Software-Entwicklung aufgrund der Vielfalt des Geschäfts bis heute durchgesetzt hat.

ITM: Herr Ludwig, Instandhaltungsdienstleistungen sind ein hart umkämpfter Markt. Wie positioniert sich Ihr Unternehmen im Wettbewerb?
Ralf Ludwig: Unsere Strategie besteht darin, dass wir uns über die Qualität der Dienstleistungen und über unsere Flexibilität von Marktteilnehmern abheben, denn viele Bereiche unseres Markts sind vom Preis bestimmt. Wir verfügen über eine breite Produktpalette, wobei die Wettbewerbssituation je Produkt unterschiedlich zu bewerten ist. Die sechs Unternehmen in der S.I.S. Gruppe haben verschiedene Schwerpunkte, darunter Industrieservices, Gebäudemanagement, Industriereinigung, Elektroanlagenbau und Personaldienstleistung. In den einzelnen Bereichen setzen wir auf Spezialisierung. Gerade in der Industriereinigung gehen wir in die technologische Richtung, um höher qualifizierte Dienstleistungen und Full-Servicekonzepte für Industrieunternehmen anzubieten.

ITM: Wodurch heben sich Ihre Produkte und Services ab?
Ludwig: Wir passen uns agil an die Wünsche der Kunden an – das reicht von einer Standardreinigung bis hin zu Service on Demand. Hier werden z.B. Reinigungen oder Wartungen nur durchgeführt, wenn sie wirklich nötig sind. Je nach Situation vor Ort werden etwa bei Produktionsunterbrechungen gleich mehrere Tätigkeiten durchgeführt. Wenn es angebracht ist, werden die Dienstleistungen zurückgefahren, um Kosten einzusparen. Beim On-Demand-Prinzip überlässt uns der Kunde den Aufgabenbereich und wir übernehmen die Verantwortung über Themen wie Fluid Management, den Schaltschrankbau oder die Trockeneisreinigung hinweg.

ITM: Was sind derzeit Ihre größten Herausforderungen?
Ludwig: Das sind eindeutig die angespannte Situation in der Personalbeschaffung und die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe bei unseren Kunden. Viele der Kunden sind auf dem Weg, ihre Prozesse zu digitalisieren und Verwaltungsabläufe zu automatisieren. Perspektivisch wächst das Interesse, Industriedienstleister wie uns in diese Prozesse einzubinden. In der Produktionskette funktioniert das heute schon gut, in anderen Bereichen haben wir allerdings mit sehr unterschiedlichen Datenschnittstellen, teilweise fehlenden Standards und der Datenschutzthematik zu kämpfen. Das ist nach unserer Erfahrung derzeit der größte Hemmschuh in digitalen Prozessen. So muss sich etwa die jeweilige Fachabteilung beim Kunden an die eigene IT-Abteilung wenden, um zu klären, dass es in Ordnung ist, bestimmte Daten mit uns auszutauschen. Die Genehmigungsprozesse sind häufig komplex. Hier müssen Kunden zunächst intern die Bedingungen klären, um mit externen Dienstleistern digital zu interagieren und eine eigene Schnittstelle zu schaffen. Unser Ansatz ist hier, ein kundenähnliches, gekapseltes IT-System aufzusetzen, um Schnittstellenprobleme zu vermeiden. Wir bringen größtmögliche Flexibilität ein, um die Digitalisierung der Auftragsabwicklung, Bedarfsmeldungen und Rückmeldungen ausgeführter Arbeiten für die Kunden so einfach wie möglich zu machen.

ITM: Was erwarten die Kunden von Ihrem Unternehmen?
Ludwig: Wir betreiben ein sehr praxisorientiertes Geschäft. Unsere Mitarbeiter sind vor Ort beim Kunden manuell tätig, es ist also kein digitales Business. Die Kunden erwarten für ihre Produktion qualifiziertes Personal, das langfristig stabil bleibt. Anders als z.B. in der Gebäudereinigung sind Know-how und Qualifizierung der Mitarbeiter für uns sehr wichtig. Es sind eine gründliche Einarbeitung und häufig viel Fachwissen nötig. Deshalb ist es für uns entscheidend, die Mitarbeiter langfristig an uns zu binden.

ITM: Lassen sich Ihre Arbeitsprozesse dennoch digital unterstützen?
Ludwig: Derzeit prüfen wir an Prototypen für einzelne Anwendungsbereiche, ob eine App für die Mitarbeiter eine Effizienzsteigerung bringen würde. Da wir unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter mit verschiedenen Sprachhintergründen haben, müssen wir darauf achten, dass der Informationsfluss einfach gestaltet ist. Derzeit geschieht noch viel per Papier und Mitarbeitereinweisung. Eine digitale Planung der Aufträge erfolgt bei Einsatzplänen und Arbeitsscheinen. Arbeitsscheine werden meist noch vom Kunden unterschrieben, nicht bei allen ist eine digitale Unterschrift gewünscht. Doch es geht in Richtung „Digitalisierung“.

ITM: Wie haben Sie die IT organisiert und welchen Stellenwert hat sie im Unternehmen?
Ludwig: Früher war die IT dezentral aufgestellt. Ziel ist jedoch eine zentrale IT-Organisation, und das ist mit wenigen Ausnahmen bereits erreicht. Die Standorte greifen über Remote-Desktop-Services auf unser Rechenzentrum zu. Wir sind zu viert in der IT-Abteilung. Da wir keine eigenen Produktionsanlagen betreiben, ist der Aufwand überschaubar.

ITM: Wie stark ist die Geschäftsführung in IT-Themen involviert?
Ludwig: Die IT hat deutlich an Stellenwert gewonnen und die Geschäftsleitung ist sehr stark involviert. Es gibt einen regelmäßigen Lenkungskreis, in dem alle wichtigen strategischen Projekte besprochen werden. Natürlich wird vorausgesetzt, dass der laufende Betrieb reibungslos funktioniert.

ITM: Auf welches Tool setzen Sie für Ihre Geschäftsprozesse und die Kommunikation im Unternehmen sowie mit Kunden und Partnern?
Ludwig: Wir nutzen seit 1997 in jeglicher Hinsicht Domino Notes als zentrale Plattform, auf der wir alle geschäftskritischen Prozesse abgebildet haben. Nachgelagert gab es bisher nur noch Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie Kostenrechnung als eigenständige Standardanwendungen. Alles andere wurde unter Domino Notes selbst entwickelt, genau angepasst an die unternehmensspezifischen Prozesse. Allerdings haben wir in den vergangenen Jahren zwei Anläufe unternommen, um auf andere Lösungen umzusteigen. Am Ende sind wir allerdings HCL Domino Notes treu geblieben.

ITM: HCL Domino Notes gilt ja als Low-Code-Entwicklungswerkzeug. Wie kann man sich das praktisch vorstellen?
Ludwig: Umgemünzt auf die Office-Welt kann man es als Excel ohne Inhalt verstehen. Hier wird passgenau definiert oder programmiert, was wie berechnet werden soll, welche Daten wo und wie gespeichert oder verarbeitet werden und wer Zugriff erhält. HCL Domino Notes ist letztlich eine solide, umfangreiche und flexible Plattform zum sicheren Verarbeiten von Daten und der Abbildung von Arbeitsabläufen. Deshalb sind wir sehr dynamisch in der Lage, auf die Wünsche von Kunden einzugehen und neue Funktionalitäten zu implementieren.

ITM: Welche Prozesse laufen denn konkret über die Plattform?
Ludwig: Das sind etwa Kernprozesse wie Angebote und Kalkulation, Personaleinsatzplanung, Leistungs- und Zeiterfassung, Abnahmeprotokolle, Rechnungslegung und Personalabrechnung. Hinzu kommen Fuhrparkmanagement, Immobilienverwaltung, Eingangsbelege, Unfallmeldung oder die Betriebsmittelverwaltung für Geräte und Maschinen, um nur einige zu nennen.

ITM: Spielt die Cloud in Ihrem IT-Konzept eine Rolle?
Ludwig: Cloud-Technologien sind definitiv ein Thema für uns. Wir nutzen sie allerdings in der Private Cloud, der Public Cloud haben wir wieder den Rücken gekehrt. 2019 hatten wir im Bestreben, Domino Notes abzulösen, unsere E-Mail-Plattform komplett auf Microsoft Exchange Online und auf Office 365 mit Outlook migriert – und dann unsere Erfahrungen im Vergleich der Lösungen gesammelt. Zunächst waren die Anwender begeistert, auf eine „modernere“ Lösung umzusteigen, doch relativ bald ist Ernüchterung eingekehrt. Mit den Freigaben z.B. in Bezug auf Kalender oder Mail-Ordner und Raumbuchungen gab es massive Probleme. Support-Tickets bei MS sind teilweise über sechs Monate offengeblieben. Unser Datenschutzbeauftragter hat zudem immer wieder bemängelt, dass Microsoft noch nicht final offengelegt hat, inwiefern Daten in die USA übertragen werden. Die Datenschutzkonferenz der Bundesländer hat noch nicht festgestellt, dass Office 365 datenschutzkonform nutzbar ist. Zudem haben wir in der deutschen Gesetzgebung die Verpflichtung, Geschäftskorrespondenz zehn Jahre zu archivieren. Allerdings lässt sich die E-Mail-Archivierung jederzeit löschen und reaktivieren, die E-Mails sind also nicht gesetzeskonform unveränderlich archiviert, sondern müssen extra in einem separaten System gespeichert werden.

ITM: Sie erzählten, dass Sie mehrere Anläufe unternommen haben, Domino Notes abzulösen und sich dann aber für ein „back to the roots“ entschieden haben. Eine Re-Migration ist ja eher untypisch. Um welche Systeme ging es dabei und was hat Sie dazu bewogen?
Ludwig: Ursprünglich war Domino Notes ja ein IBM-Produkt. Ungefähr 2015 kamen im Umfeld der IBM- Kunden und -Partner Zweifel auf, ob IBM die richtige Produktstrategie fährt und Notes überhaupt noch als Kernprodukt sieht. Wir haben uns dann nach Alternativen umgesehen. Zunächst entstand die Überlegung, eine eigene Software in Java und Javascript als reine Webanwendung zu entwickeln. Das hat sich jedoch als zu langwierig und ressourcenintensiv erwiesen. 2019 wurde entschieden, die Prozesse mit einer Standard-Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) abzubilden. Wir haben dann mit Mesonic Software, deren Warenwirtschaft bereits bei einem Tochterunternehmen im Einsatz war, Gespräche aufgenommen. Gemeinsam mit einem Systemhaus ging es darum zu evaluieren, ob die Standardlösung ausreichend in Richtung „Industrieservices“ erweitert werden kann. Letztendlich haben wir nach zwei Jahren festgestellt, dass die Versprechungen nicht wirklich eingehalten werden konnten. Der produktive Einsatz der Software war nicht in Sicht, daher mussten wir das Projekt abbrechen.

ITM: Das klingt heftig. Wie sind Sie dann mit der Situation umgegangen?
Ludwig: Bis letztes Jahr lief unser gesamtes Geschäft auf Domino Notes mit einer sogenannten Lifetime-Lizenz von IBM weiter – praktisch seit 2014 ohne nennenswerte Maintenance, es lief einfach. Wir haben dann im vergangenen Herbst die Entscheidung getroffen, das Produkt, das mittlerweile von HCL übernommen wurde, neu zu lizensieren. Angesichts der Unzufriedenheit mit der neuen E-Mail-Plattform und der damit verbundenen Kosten kehren wir auch hier zur HCL Domino Notes Plattform zurück, die in der HCL Lizenz enthalten ist. Insbesondere all jene, die das Notes E-Mail-System noch kannten, sind glücklich mit dieser Entscheidung.

ITM: Welche Rolle spielt HCL Domino Notes heute in der IT?
Ludwig: Sie ist weiter die Plattform für alle kritischen Prozesse. Auch bei neuen Release-Wechseln mussten wir keine massiven Änderungen vornehmen, sämtliche geschäftskritischen Anwendungen funktionieren uneingeschränkt weiter. Das ist ein essenzieller Punkt für uns als Mittelständler, denn die Eigenentwicklungen sind maßgebliche Investitionen gewesen, die sich so weiterhin rentieren.

ITM: Wie bewerten Sie die Weiterentwicklung der Plattform durch HCL? Hat sich hier etwas getan?
Ludwig: Vor der Entscheidung, die Plattform weiterhin zu nutzen, haben wir genau hingeschaut, wie HCL das Produkt weiterentwickelt hat und was investiert wurde. Wir waren positiv überrascht, insbesondere von der mobilen App HCL Nomad. Damit lassen sich unsere Anwendungen eins zu eins auf Devices wie Smartphone oder Tablet nutzen und ausführen, sowohl online als auch offline. Bei unserer Suche nach passender Standard-Software haben wir immer wieder die Information bekommen, dass die mobilen App-Versionen nicht offline funktionieren. In den Fabriken und Produktionsanlagen unserer Kunden gibt es jedoch oft kein mobiles Internet oder Wifi, häufig ist das sogar explizit untersagt – insofern war die fehlende Offline-Fähigkeit mehrfach ein K.O.-Kriterium. Auch für einige Mitarbeiter, die das alte Notes optisch eher als „steinzeitlich“ wahrgenommen haben, gab es mit HCL Verse einen moderneren E-Mail-Client, der ohne Probleme funktioniert. Während früher Anwendungen nur über den Notes-Desktop-Client ausgeführt wurden, gibt es jetzt moderne Möglichkeiten, unsere Applikationen komfortabel über ein Web-Frontend bereitzustellen.

ITM: Welche Rolle spielt Innovation für Ihr Unternehmen und wie wird das durch die IT-Abteilung gestützt?
Ludwig: Ein technischer und infrastruktureller Dienstleister, der langfristig erfolgreich am Markt agieren möchte, ist aufgefordert, stetig in seine technischen Lösungen, die Methoden und die IT zu investieren. Die Innovation in Dienstleistungen und in unseren Prozessen sehen wir als kontinuierliche Aufgabe.

ITM: Wie gelingt es aus IT-Sicht am besten, das Business optimal zu unterstützen und alle Stakeholder einzubinden?
Ludwig: Wir nehmen die Anforderungen aus den Fachabteilungen auf und binden unsere Ansprechpartner dort intensiv ein. Beispielsweise wurde das Vertriebsteam verstärkt und anschließend die Einführung eines reinrassigen und zentralen Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) vorgeschlagen, das über die bisher von uns implementierte Funktionalität hinausgeht. Gemeinsam rollen wir jetzt eine voll in HCL Domino Notes integrierte zugekaufte CRM-Lösung aus. Im Einkauf wollen wir die Synergien innerhalb der Gruppe besser nutzen, um die Einkaufsbedingungen bei gleichen Lieferanten durch einen zentralen Einkauf zu optimieren. Dafür stellen wir die Bedarfsmeldungen und das Bestellwesen in der Warenwirtschaft auf neue Füße und verzahnen alles mit den Lieferanten. Zusammen mit der Personalabteilung und dem Marketing haben wir ebenfalls vor kurzem ein Projekt abgeschlossen: die Einführung eines neuen Bewerberportals. Wir setzen auf den kurzen Amtsweg ohne große Verwaltungshürden. Ich würde sagen, die Zusammenarbeit ist vertrauensvoll und offen.

ITM: Wie viele Anwendungen oder Anpassungen werden im Schnitt jährlich entwickelt?
Ludwig: Zwei IT-Kollegen sind vorrangig mit der Anpassung der Prozesse beschäftigt. Wir reden über rund 50 Neuanpassungen pro Jahr, auch aufgrund geänderter äußerer Rahmenbedingungen, wie etwa der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

ITM: Warum ist Ihnen das Low-Code-Konzept wichtig? Arbeiten auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse an der Software-Entwicklung mit?
Ludwig: Durch den Low-Code-Ansatz sparen wir nicht nur viel Zeit in der Entwicklung, er trägt auch zu mehr Agilität und Geschwindigkeit bei. Dass wir bei der HCL-Domino-Notes-Plattform schnell Änderungen umsetzen oder Neuerungen und neue Anwendungen bereitstellen können, ist der zentrale Vorteil gegenüber einer klassischen relational basierten Datenbankumgebung und einem klassischen ERP-System. Prinzipiell könnten auch Mitarbeiter mit wenig Programmierkenntnis damit klarkommen. Allerdings haben die Fachbereiche mit ihrem Kerngeschäft i.d.R. so viel zu tun, dass wir in der IT alle Entwicklungsaufgaben übernehmen. Besonders wichtig ist für uns auch, dass wir Lösungen schnell „hands-on“ zusammen mit dem jeweiligen Fachbereich implementieren können – ohne längeren Entwicklungsprozess hinsichtlich der Datenbestände und Benutzer-Interfaces. Wir arbeiten mit Prototyping bzw. Minimal Viable Products und das klappt sehr effizient.

ITM: Wie relevant ist das Thema „IT-Security“ in Kommunikation und Entwicklung für Sie?
Ludwig: Es hat einen ganz gravierenden Stellenwert. Die Bedrohungslage ist zunehmend angespannt und das Thema „Cybersecurity“ ist vielschichtig – erst kürzlich konnten wir einen Angriff erfolgreich abwehren. In der IT hilft uns, dass HCL Domino Notes eine durchdachte Sicherheitsarchitektur und eine inte­grierte Public-Key-Infrastruktur mitbringt. Sie ist als stark gekapseltes und feingliedriges System hinsichtlich der Rechtekonzepte und Datenspeicherung konzipiert, auf das wir bei der Entwicklung zurückgreifen können. Damit müssen wir keine zusätzlichen Security-Features erstellen und sind sehr robust unterwegs.

ITM: Wie sah es kostenseitig nach dem Umstieg auf die Microsoft-Welt aus, wie sieht es jetzt aus mit Blick auf TCO?
Ludwig: Grob überschlagen hatte sich der Kostenfaktor für MS 365 mit Outlook, Exchange Online und Azure verdoppelt. Nach der Re-Migration sind wir dennoch bei MS Office geblieben, jedoch mit einer gekauften Office-Lizenz für Word, Powerpoint und Excel. Wir hatten kurz überlegt, zu Libre Office zu wechseln. Allerdings wäre einiger Schulungsaufwand notwendig gewesen und es bestand die Sorge hinsichtlich der Kompatibilität mit Dateien, die wir hereinbekommen: In der Kundenkommunikation muss es reibungslos gehen.

ITM: Gerade im Instandhaltungsbereich wird sich der Fachkräftemangel voraussichtlich weiter zuspitzen. Wie setzt sich Ihr Unternehmen mit dem Thema auseinander?
Ludwig: Es wird auch weiterhin ein Geschäft bleiben, das vom manuellen Einsatz unserer Mitarbeiter abhängt. Allerdings können Remote-Service-Lösungen die Agilität und Flexibilität im Handeln bei unseren Kunden stützen. Beispielsweise lassen sich räumlichen Distanzen für fachlich tiefe Informationen auf digitalem Weg mit Datenbrillen überwinden. Fernwartung und Technologien wie Augmented Reality (AR) werden künftig wahrscheinlich an Bedeutung gewinnen.

ITM: Wie sieht die Instandhaltung der Zukunft aus Ihrer Sicht aus?
Ludwig: Ein gesunder Mix aus Vor-Ort-Lösung und Fernsteuerung mittels Remote-Service von Fachleuten im Hintergrund. Die Workflows werden dann stärker vor Ort beim Kunden digital in Echtzeit abgebildet, vernetzt und somit hochtransparent.

ITM: Wie schätzen Sie die Entwicklung angesichts der Klimaziele in den nächsten Jahren ein? Sehen Sie in Ihrem Markt bereits mehr Druck auf Ihre Kunden, sich nachhaltiger aufzustellen?
Ludwig: Das Thema rückt im Rahmen der Ausschreibung von Großkunden schon in der Prä-Qualifikation immer mehr in den Vordergrund. Hier werden von uns in zunehmendem Maß Standards und Maßnahmen verlangt. Unsere HSEQ-Abteilung für Human Security Environment und Quality arbeitet kontinuierlich an der Optimierung unserer Nachhaltigkeit. Dazu gehören Themen wie effizientes Fuhrpark-Management, Beschäftigungszeiten der Mitarbeiter oder Gefahrstoff-Management.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welche Ziele will Ihr Unternehmen mittel- und langfristig erreichen und welche Rolle spielt die IT dabei?
Ludwig: Unser Unternehmensziel ist ein beständiger Mitarbeiterstamm und ein stetiges Wachstum, im Umsatz wie in der Marge. Dabei spielt die IT im Zuge der notwendigen Digitalisierungslösungen intern, aber auch integriert beim Kunden eine mittelfristig sicherlich immer weiter steigende Rolle. Derzeit beobachten wir, ob Künstliche-Intelligenz-Anwendungen (KI) bei der Optimierung im operativen Geschäft helfen könnten. Schon jetzt nutzen wir in der Anwendungsentwicklung KI-Tools.

Die S.I.S. Gruppe …
 … mit Sitz in Karlsfeld bei München, 1975 gegründet, liegt auf Platz 16 der Top-20-Industriedienstleister in Deutschland. Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Produktionsbetriebs: von der Inbetriebnahme, über die Wartung und Effizienzsteigerung der technischen Anlagen bis hin zur ganzheitlichen Gebäudebetreuung. Besonders stolz ist der Dienstleister auf die Agilität und die Flexibilität eines Mittelständlers – Kernkompetenzen, die man sich auch künftig erhalten will.


Ralf Ludwig
Alter: 57 Jahre
Werdegang: Studium Diplom-Betriebswirt VWA, Vorstandsmitglied über sechs Jahre bis 1996 im Umfeld der Hard- und Software-Entwicklung, Geschäftsführer der Comcube GmbH (Software-Entwicklung), seit 2019 bei der S.I.S. Gruppe
Derzeitige Position: IT-Leiter