ERP-System als zentrale Integrationsplattform

„Pro Tag liefern wir etwa 1.000 Aufträge aus. Von der Einzelorder bis zur Sammelbestellung mit Hunderten von Auftragspositionen ist alles dabei“, sagt Peter König, Leiter IT und Organisation bei Dr. Grandel, und hebt hervor: „Doch ganz gleich wie komplex die Aufträge in der Praxis auch sein mögen, stets geht es darum, inländische Kunden innerhalb von 24 Stunden und europäische Besteller in spätestens 48 Stunden zu beliefern.“

Um dieses ambitionierte Kundenversprechen zu halten, vernetzt das Augsburger Familienunternehmen sämtliche Wertschöpfungsprozesse in einer ERP-Standard-Software, die vom Kölner Anbieter Gus Group speziell für die Anforderungen der Prozess- und Life-Science-Industrie entwickelt worden ist. Dank vollständiger Prozessintegration bekommt der Anwender Zugriff auf alle Daten, die während des Auftragsdurchlaufs anfallen.

Datenaustausch in verschiedenen Richtungen

Mit dem neuen ERP-System erhalte man „ein durchgängiges Planungs- und Steuerungssystem, das die Wertschöpfungskette vollständig abdeckt“, erläutert Peter König. Die daraus resultierende Transparenz helfe sowohl den Mitarbeitern im Tagesgeschäft als auch der Geschäftsführung beim Ausrollen neuer Business-Strategien. Jüngstes Beispiel sei der Ausbau des Online-Geschäfts, das vor allem die Bedürfnisse der Endkonsumenten und der Kosmetikinstitute adressiert.

Aus dem Blickwinkel der Kunden geht es darum, die aktuellsten Produktinformationen und Preiskonditionen in Echtzeit zur Verfügung gestellt zu bekommen. Ebenso zentral sind verlässliche Auskünfte darüber, ob die gewünschte Ware im Rahmen der üblichen Lieferfristen verfügbar ist. Um diese Informationen passend aufzubereiten, nutzt Dr. Grandel eine Software-Architektur, in der alle IT-Systeme automatisiert zusammenarbeiten, die in das Online-Geschäft eingebunden sind. Im Wesentlichen sind dies drei Systeme: die ERP-Suite Gus-OS, ein davon unabhängig arbeitendes Product-Information-Management-System (PIM) und die Webshop-Software.

„Die erforderliche Systemintegration haben wir rechtzeitig vor dem Einsetzen der Corona-Pandemie abgeschlossen“, erinnert sich CIO König. Als zentraler Integrationshub diente die ERP-Suite, deren Schnittstellentechnologie auf dem offenen Standard „REST“ aufsetzt. Die Abkürzung steht für „Representational State Transfer“ und bietet eine ausgereifte Methodik, mit der sich vor allem webbasierte Software-Dienste flexibel und ressourcenschonend vernetzen lassen.

ERP-System als „Verteilzentrale“

Als zentrale Instanz in dem Systemverbund dient das ERP-System. Von dort aus fließen die Stammdaten der Produkte an das PIM-System, wo sie u.a. mit marketingspezifischen Informationen angereichert und an den Webshop ausgespielt werden. In Teilen greift der Shop auch direkt auf das ERP-System zu – etwa wenn es darum geht, kundenspezifische Preise und Rabatte zu ermitteln. Kommt es zu Bestellungen im Webshop, übergibt dieser die Bestelldaten dann automatisiert an das ERP-System, wo die komplette Auftragsbearbeitung von der Auftragsannahme bis hin zum Versand und schließlich zur abschließenden Rechnungsstellung erfolgt.

Weiterer Ausbau geplant

Nun soll das Kundenportal noch stärker mit dem Backoffice verzahnt werden. Ziel ist es, auch das Reklamations- und Retourenmanagement in der Online-Lösung abzubilden. Hierzu sollen registrierte Shop-Nutzer die Möglichkeit erhalten, sämtliche Bestellungen aufzurufen, die an sie ausgeliefert wurden. Im Bedarfsfall können Reklamations- und Retourenaufträge dann unmittelbar aus dem Portal heraus angestoßen werden.

Auch in diesem Fall findet die eigentliche Auftragsabwicklung im ERP-System statt. Hierzu meldet der Shop die Retouren im Wareneingang an. Beim Eintreffen der Ware wird verbucht, ob es sich um einfache Retouren oder um Reklamationen handelt. Ist Letzteres der Fall, leitet das Auftragsmanagement die zurückgesendete Ware an die Qualitätssicherung weiter. Steht der Vorgang im Einklang mit den AGB, so stößt das ERP-System eine entsprechende Gutschrift in der Finanzbuchhaltung an.

„In der Prozessgestaltung müssen wir eine Vielzahl von Rahmenbedingungen und Ablaufspezifika berücksichtigen. Nur dann entsteht eine tragfähige Grundlage, um einen solchen Prozess in all seinen Ausprägungen sauber automatisieren zu können“, erklärt König. Der IT-Leiter stützt diese Grundlagenarbeit auf die Workflow-Engine der ERP-Suite. Diese bietet bereits ein Set von über 1.000 Standardprozessen, die sich kundenindividuell ausprägen lassen. Erforderliche Anpassungen, wie etwa die rollenspezifische Einbindung einzelner Anwendergruppen, erfolgen auf rein konfigurativer Ebene; der Software-Code des ERP-Systems bleibt davon unberührt. Auf diese Weise bleibt die Release-Fähigkeit der Business-Software erhalten.

Stets habe man dabei, so König weiter, weitgehend im Standard der Business-Software gearbeitet, so auch bei der Anbindung der österreichischen Tochter Syn Pharma. Diese erhielt ein ausreichendes Maß an Freiheit, um firmenspezifische Besonderheiten wie z.B. in der Versandlogistik beizubehalten. „All das ist verlässlich in der Software konfigurierbar“, sagt Peter König und betont: „Mit dem ERP-System haben wir genug Flexibilität, um unsere Ablauforganisation kontinuierlich weiterzuentwickeln. Auf diese Weise können wir weiterwachsen und die Marktposition unseres Unternehmens ausbauen.“

Bildquelle: Dr. Grandel