09.04.2015 Karosseriebetrieb nutzt Software as a Service

ERP-System aus der Cloud

Von: Paula Hansen

Durch die Nutzung einer in der Cloud gehosteten ERP-Lösung konnte der Mittelständler Auto-Bayertz seinen Service weiter verbessern – so lässt sich die Software-as-a-Service-Lösung an bestehende IT-Prozesse anpassen.

Lackierungen wie das „Signal Rot“ des Volvo S60 R-Design stellen für die Auto-Bayertz GmbH kein Problem dar.

Nicht nur Technik, Arbeitsmethoden und Materialien im Karosseriebau und der Lackierung von Fahrzeugen haben sich seit 1945, dem Gründungsjahr der Autolackiererei Willy Bayertz, weiterentwickelt. Vielmehr hat sich auch die Anforderung an die Abwicklung von Kundenaufträgen seitdem fundamental gewandelt – nicht zuletzt durch den Einsatz IT-gestützter Systeme. Die hatten die Rheinländer auch früher schon im Einsatz, um ein prinzipiell nur schwer planbares Geschäft zu organisieren. Denn wer weiß im Vorhinein, wann ein Auto einen Lackschaden oder eine Delle davontragen wird. Daher gehört Flexibilität in der Auftragsannahme und -verarbeitung zu den erfolgskritischen Faktoren des Familienbetriebs.

„Zwischen 60 und 100, manchmal auch mehr Aufträge stehen bei uns an normalen Tagen auf der Liste“, berichtet Firmenchef Dieter Bayertz. Zum Auftrag gehören nicht nur die Reparaturen an Lack und Karosserie, sondern auch der Service drumherum: Leihwagen, Ersatzteilbeschaffung, Abholung, Reinigung: bei einem Radius von 150 Kilometern rund um die nordrhein-westfälische Landeshauptstadt keine kleine Aufgabe. Diese wird auch dadurch nicht einfacher, dass man als freie Werkstätte alle Autotypen und Marken repariert. „Früher haben wir das mit Excel organisiert“, erzählt Dieter Bayertz. „Die Tabellen waren jedoch schnell viel zu unübersichtlich und zudem nur für einen Mitarbeiter zur gleichen Zeit zugänglich.“ Daher fiel die Entscheidung für die ERP-Software Planso aus Düsseldorf schnell: ein ERP-System speziell für kleine und mittelständische Betriebe, das sich gehostet auf der Cloud-Plattform Microsoft Azure flexibel an bestehende Prozesse anpassen lässt.

Algorithmen helfen bei der Auftragsbearbeitung

„Für uns gestaltete es sich einfach, unsere datengetriebene Auslastungsplanung von Excel aus in das ERP-System zu integrieren“, sagt Firmenchef Bayertz. Sogar bestehende Papiervorlagen ließen sich in die neue ERP-Lösung einbetten und für die Erstellung der Begleitscheine mit Office verbinden. Bei der Disposition und der Zuteilung der Aufträge hilft das System dem KFZ-Betrieb darüber hinaus auf der Basis der Auftrags- und Prozessdaten aus der Vergangenheit und unterbreitet den Mitarbeitern Vorschläge für optimale Disposition, Auftragsbearbeitung, Ersatzteilbeschaffung und Anmietung von Leihwagen. Dem Firmenchef liefert die SaaS-Anwendung aus der Cloud auf dem Dashboard zudem Daten für KPIs und Auswertungen des laufenden Geschäfts.

Mobiler Zugriff auf das ERP-System

Die IT ist in dem mittelständischen Unternehmen Chefsache. „Wir haben rund vier Wochen gebraucht, um das neue System einzuführen und das alte in den Ruhestand zu schicken“, berichtet Bayertz in seiner Eigenschaft als IT-Entscheidungsträger. „Aber damit ist es nicht getan: Wir brauchen auch ein System, das sich schnell und einfach konfigurieren lässt, ohne dafür ständig den Hersteller einbinden zu müssen.“ Dies macht das neue System möglich und ist damit ein Beispiel für moderne Cloud-Anwendungen, die sich ohne Spezialwissen im laufenden Betrieb anpassen lassen.

Die Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) läuft vollständig in der Cloud – für Dieter Bayertz genau so gewollt. „Wir vertrauen hinsichtlich der Sicherheit einem Marktführer bei Softwarelösungen“, sagt der Firmenchef, „hier überzeugen uns die Maßnahmen in Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance.“ Technologien aus der Cloud bringen dem Düsseldorfer Unternehmen einen weiteren Vorteil: Man kann immer mehr Mitarbeitern Zugriff auf das System von unterwegs gewähren.