ERP-System: On-Premise- vs. Cloud-Lösung

IT Mittelstand: Zentrales oder dezentrales ERP, On-Premise oder aus der Cloud – wie stehen Sie zu der von Gartner vertretenen These, dass die bisherige ERP-Strategie der meisten Unternehmen auf dem Prüfstand steht?

Manfred Dorfmann: Ich denke, Gartner spricht hier in erster Linie das vermeintliche Bedürfnis von Großunternehmen an. Der bislang übliche Ansatz, die Anforderungen über ein zentrales, vor Ort installiertes ERP-System abzudecken, ergibt Sinn, wenn wirklich die gleichen Prozesse einheitlich gelten. Was jedoch wiederum voraussetzt, dass eine einheitliche Organisationsstruktur über sämtliche Standorte und Fachbereiche gegeben ist. Eine Tatsache, die im Zuge von Übernahmen, Umstrukturierungen und Zukäufen aber selbst bei Großunternehmen immer seltener der Realität entspricht. Insofern gibt es durchaus gute Gründe, zentrale ERP-Lösungen kritisch zu hinterfragen.

IT Mittelstand: Welche Vor- und Nachteile haben zentrale und dezentrale ERP-Lösungen generell?

Dorfmann: Zentrale ERP-Lösungen sind immer dann von Vorteil, wenn auch das Unternehmen entsprechend aufgestellt ist - wenn also verteilte Lager und Produktionsstätten auf eine zentrale Software-Instanz zugreifen oder wenn eine übergreifende Planung erfolgen muss. Diese Prozesse werden in der Regel am besten durch zentrale Lösungen unterstützt, da hier keine Integrationsaufwände anfallen. Know-how-Konzentration, Controlling und Reporting erfolgen zentralisiert. Auf der anderen Seite sind dezentrale Plattformen in Sachen Flexibilität überlegen, da Änderungen an den Prozessen oder die Abbildung neuer Geschäftsmodelle weniger aufwändig sind.

Zentralisierte Lösungen sind im Rahmen von Zukäufen oder Übernahmen von Firmen vor allem unter der Berücksichtigung einer oft sinnvollen differenzierten Marktbearbeitung Grenzen gesetzt. Dezentrale Ansätze erlauben es hier, einfacher und flexibel zu agieren und die jeweiligen Unternehmenskulturen weiter zu pflegen. Schlussendlich muss natürlich auch die Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtbetriebskosten) vor allem im Hinblick auf den Systembetrieb differenziert evaluiert werden, nicht zuletzt im Hinblick auf das Thema Skalierbarkeit.

IT Mittelstand: Also sollte man doch eher zu einem dezentralen Ansatz greifen?

Dorfmann: Beide Aspekte – zentral oder dezentral – stellen quasi einen Idealzustand dar. Aber den werden wir in der Unternehmensrealität kaum antreffen. Um die Prozesse optimal über alle Unternehmenssegmente und Anforderungen hinweg abzubilden, wird in den meisten Fällen ein Mix aus einer zentralen und mehreren dezentralen Instanzen sinnvoll sein. Man könnte auch sagen, dass ein dezentraler ERP-Ansatz und gegebenenfalls eine cloud-basierte Lösung als Ergänzung zum klassischen ERP-Monolithen gesehen werden sollte. Hier haben wir mit Microsoft Dynamics AX bereits umfassende Erfahrung sammeln können.

IT Mittelstand: Welche Anforderungen haben denn mittelständische Unternehmen heute an ein ERP-System?

Dorfmann: Die Marktanforderungen bergen eine wachsende Dynamik und sorgen dafür, dass vor allem bei mittelständischen Unternehmen starre und unflexible Lösungen für die softwaregestützten Abbildung von Unternehmensprozesse nicht mehr zeitgemäß sind. Für das ERP-System bedeutet dies, dass neben der Abdeckung entsprechender Standardfunktionalitäten die laufende Anpassbarkeit an den permanenten unternehmerischen Wandel zu einem wichtigen Eckpfeiler für dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit geworden ist.

Dazu kommen zunehmend eine umfassende Branchenausrichtung, das Thema Mobility mit der Möglichkeit jederzeit und jeder Orts auf das System über verschiedenste Endgeräte auf das System zugreifen zu können. Internationalität, Mehrsprachigkeit, Mehrmandantenfähigkeit, Compliance und erhöhte Informationstransparenz schließen den Kreis und sorgen im zwischengesellschaftlichen Bereich für geringere Prozesskosten. Von technischer Seite spielt die Integration mit der gesamten IT-Landschaft wie Office-Anwendungen oder CRM-Systeme eine immer wichtigere Rolle.

IT Mittelstand: Wie unterscheiden sich denn mittelständische Unternehmen bei den ERP-Anforderungen konkret von Großkonzernen?

Dorfmann: Mittelständler sind häufig in Sachen Flexibilität und rasche Anpassung an die sich laufend verändernde Marktsituationen und Nachfragedynamiken den Großkonzernen voraus. Also müssen für den Geschäftserfolg auch die IT-Systeme entsprechend flexibel sein und sich schnell ohne große Aufwände an neue Marktsituationen anpassen lassen.

IT Mittelstand: Sprich, das ERP-System als Abbild der Unternehmenskultur?

Dorfmann: In gewisser Weise ja. Die Dynamik muss im ERP-System abgebildet werden können oder darf zumindest nicht durch dieses verhindert werden. Für das ERP-System heißt das auch, dass die Einfachheit beim Erlernen und Nutzen des System zentral wird. Die Effizienz der Mitarbeiter in der Arbeit mit dem System avanciert zum strategischen Wettbewerbsfaktor. Eine zu tiefgehende Arbeitsteilung bei den Anwendern wirkt hemmend und ist sowohl aus Ressourcengründen wie auch bei Erweiterungen oder Änderungen im System nicht ratsam. Das würde schlichtweg zu teuer. Prozessanforderungen dürfen daher in der Folge nicht immer mit einer zusätzlich notwenigen Arbeitsteilung einhergehen.

IT Mittelstand: Würth Phoenix ist als Dynamics AX-Anbieter überwiegend im Mittelstand im Bereich Großhandel tätig. Welche Faktoren sind aus Ihrer Erfahrung hier besonders wichtig?

Dorfmann: Die Branchenkompetenz ist sicherlich ein wesentlicher Faktor. Spezifisches Prozess-Know-how und Beratungskompetenz sind kritische Faktoren für ein erfolgreiches Projekt, gerade im Mittelstand. Da für mittelständische Unternehmen mittlerweile auch die internationale Expansion fast schon zu einer Notwendigkeit für eine nachhaltige Wachstumsstrategie geworden ist, kommt auch die internationale Erfahrung hinzu.

Nicht zu vernachlässigen ist zudem unsere Zugehörigkeit zu einer internationalen Unternehmensgruppe. Mit über 130 hochqualifizierten Mitarbeitern verfügen wir auch über eine Struktur, die bei unseren Kunden für Investitionssicherheit und Stabilität in einem volatilen IT-Umfeld steht.