Ersetzt das Smartphone den Desktop?

Es darf ein bisschen mehr sein: Nicht nur ein Mangel an Ideen, wie sich mobile ERP-Prozesse effizienzsteigernd einsetzen lassen, sondern auch der andere Umgang mit ERP-Apps auf mobilen Endgeräten dürften aktuell noch ein Hemmschuh sein. Aus Sicht des Gartner-Marktanalysten Nigel Montgomery könnte Windows 8 hier neuen Schwung bringen, weil die Anwender dann Desktop und mobile Welt ähnlich erleben können. Allerdings sind viele ERP-Anbieter nicht auf das neue Microsoft-Betriebssystem eingestellt. Sein Kollege Brian Prentice sagt: „Unternehmen können keine Wartespielchen spielen in der Hoffnung, dass ein künftiges Upgrade ihres ERP-Systems eine zentrale Single-Vendor-Lösung bereitstellt.“ Diejenigen Unternehmen, die alle Möglichkeiten von Mobile ausschöpfen oder der steigenden Nachfrage nach solchen Lösungen seitens der Anwender nachkommen wollen, hätten keine andere Wahl, als sich an eine Post-PC-ERP-Welt anzupassen.

Mobiles ERP im Standard?

Die Anbieter betrachten, das zeigt ein Trendreport 2012 der Uni Potsdam, das Thema Mobile mit hoher Priorität. Allerdings zeigen sich die dabei entstehenden Lösungen durchaus unterschiedlich innovativ. Weder die vollständige Übertragung des gewohnten Bildschirms auf ein iPad noch die extreme Reduzierung auf die Funktionalität einer App scheinen dem Bedarf der Anwender  gerecht zu werden. Gefragt dürften jedoch handliche Apps sein, die sinnvolle Funktionen bieten und sich über App-Stores herunterladen lassen. Lösungen für Mobile Device Management, also die zentrale Verwaltung, haben hier die Grundlage für das sichere Handling unterschiedlicher Endgeräte geschaffen.

„Viele ERP-Anbieter haben Mobilität noch gar nicht auf ihrem Radar. Die Workflows bei den Anwendern sind sehr individuell. Bisher wird jedoch mit Standard-Apps gearbeitet, um zu zeigen, dass man den Trend nicht verpasst hat“, moniert Christian Huthmacher, Vorstand der Commsult AG aus Potsdam, den Stand bei vielen ERP-Anbietern. Das Konzept des Unternehmens basiert auf einer Mobility-Plattform, die sich mit dem ERP-System verknüpfen lässt – vorausgesetzt, der ERP-Anbieter legt sein Datenmodell offen. Mit einem Designtool können die Anwender ihre mobilen Apps im eigenen Corporate Design mit Standardelementen ohne Programmierung selbst erstellen. „Besonders bei sehr individuellen Prozessen ergibt es Sinn, wenn sich das Unternehmen selbst in die Sache einarbeitet“, berichtet der Vorstand.

Auseinandersetzung mit mobilen Möglichkeiten steht an

Durch Apps werde es für den Anwender einfacher, die Funktionen eines komplexen ERP-Systems zu nutzen, darin sind sich die Experten einig. Dennoch gibt es Skepsis, ob die Anwender angesichts der knappen IT-Ressourcen nun in großer Zahl damit beginnen werden, eigene Apps zu bauen. Denn Unternehmen leiten Investitionen meist wegen des erkennbaren Nutzens aufgrund von unabwendbaren Zwängen wie gesetzlichen Änderungen ein. Zudem sei der ROI mobiler Lösungen ohne spezialisiertes Know-how häufig nicht zu erkennen. Viele Beobachter sind sich einig, dass Unternehmen sich von vornherein mit einer durchgängigen Mobile-Strategie befassen sollten, um sich nicht im Klein-Klein verschiedener Baustellen zwischen ERP und CRM zu verlieren. „Noch steht das Thema durchgängige mobile Strategien bei den Kunden ganz am Anfang. Unternehmen können sich bislang nur an wenigen Beispielen orientieren, denn Best Practices oder Benchmarks gibt es kaum. Zugleich entwickeln sich Technologien und das Benutzerverhalten rasant weiter“, stellt Michael Böhnke, Business Development Manager SAP Mobile Solutions, fest. „Der Weg zu einer leistungsfähigen und flexiblen Mobilitätsstrategie ist lang. Aber er lohnt sich!“, so Böhnke.

Die Praxis funktioniert

Dass die Herausforderung, ein eigenes mobiles ERP-Paket zu schnüren, gar nicht so groß ist, zeigt die Erfahrung des Geräteherstellers Wolfcraft GmbH. Der wollte schon 2011 seine Prozesse im Vertrieb mobil machen. Das Familienunternehmen ist Mitbegründer der deutschen Heimwerkerbranche und beliefert Baumärkte sowie den Fachhandel mit Werkzeugen und Elektrowerkzeugzubehör. 450 Mitarbeiter sind in 16 Ländern für den Do-it-yourself-Spezialisten tätig. Produziert wird u.a. in einem Werk in der Slowakei, von dort werden die Geräte in die Zentrale nach Kempenich transportiert und täglich an die Baumärkte ausgeliefert. Als ERP-System nutzt wolfcraft ERP 6.0 von SAP. Aus dem ERP-System sollten damals u.a. Daten zu Aufträgen mobil zur Verfügung gestellt werden. Perspektivisch war auch eine Anbindung des Produktionsstandorts mit mobilen Prozessen geplant. Der Hersteller entschied sich für die mobile ERP-Plattform von commsult, weil sich damit mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen ließen – die IT setzt auf Minimierung ihrer Tools.

Bei der Umsetzung der mobilen Vertriebsprozesse wurde mit dem Software-Anbieter zusammengearbeitet, die mobile Anbindung des Werkes in der Slowakei setzten die Kempenicher dann bereits alleine um. „Die Komplexität der Vertriebsprozesse war höher, die Lösung musste komplett offlinefähig sein. Bei den Synchronisationsprozessen zwischen Server und Endgerät kannten wir uns selbst noch nicht im Detail aus“, erinnert sich Udo Binder, IT-Leiter der Firma Wolfcraft GmbH. Die vom Dienstleister erstellte Lösung will man jedoch langfristig in Eigenregie übernehmen. „Nachdem wir uns in das Design-tool eingearbeitet haben, können wir uns durchaus vorstellen, die mobile Sales-Anwendung selbst weiterzuentwickeln“, so der IT-Leiter.

Lagerprozesse eigenhändig mobilisiert

Am Produktionsstandort passiert nun vieles mobil. Während zuvor der Mitarbeiter im Werk vom Fördertechnikfahrzeug absteigen musste, um am PC zu quittieren, dass Ware für den Produktionsprozess entnommen wurde, erfolgt die Bestätigung ins Warehouse-Management nun über ein robustes mobiles Psion-Terminal, die Endgeräte laufen auf Windows CE. Papiervorgänge wurden im Lager abgelöst. Wichtig war aus Binders Sicht die Betriebssystemunabhängigkeit der Entwicklungsplattform, so wären beispielsweise Apple- oder Android-Apps möglich. Auch das Verladen der Ware auf Lkws unterstützt jetzt die selbst gebaute mobile Lösung. Früher mussten die Barcodes auf den auszuliefernden Geräten in PC-Nähe gescannt werden. Heute wird der Barcode per Datenfunkterminal eingescannt, woraufhin auf dem Bildschirm die Rückmeldung erfolgt, ob das Gerät identifiziert wurde. „Damit ließ sich der Ladeprozess beschleunigen und optimieren. Der Lieferschein wird in der Cross-Company-Abwicklung zwischen der Slowakei und Deutschland automatisch angelegt“, erläutert Udo Binder.

 „Die Infrastruktur ist bei uns mit knapp 50 mobilen Endgeräten recht überschaubar, deshalb muss auch der Aufwand überschaubar sein“, meint Binder. „Wir haben uns damals angesehen, was SAP anbietet. Das war in der Phase, als Sybase übernommen wurde. Die Strategie hat sich sehr schnell verändert, auch durch weitere Zukäufe. Es war für uns nicht vorstellbar, da jeweils mitzugehen. Wir wollen eine Lösung, die man mindestens drei bis fünf Jahre einsetzen kann, damit sie sich amortisiert“, erklärt Binder.

Die Anbieter sind an Lösungen dran

Ein kurzer Überblick über einige ERP-Hersteller zeigt, dass der Zugriff standardmäßig meist über den Browser erfolgt. Dabei passt sich die Darstellung der Bildschirmgröße an, bedient wird per Touch. Teilweise wird auch auf eine Beschränkung der Anzeige auf die jeweils relevanten Daten geachtet. Die Erstellung individuell zugeschnittener Apps ist jedoch nur bei wenigen Anbietern möglich.

Abas Software beispielsweise stellt für sein ERP-System Mobile Sales, Purchase und Service Funktionalität für Apple und Android zur Verfügung, mit der sich ERP-Daten lesen, verändern und neu erzeugen lassen. Dazu gehören grafische Auswertungen, Erfassung von Verkaufs- und Einkaufsvorgängen, die Anzeige von kritischen Lieferungen oder die Einsatzplanung von Servicetechnikern. Die mobilen Lösungen laufen im Browser der mobilen Endgeräte sowohl auf iOS als auch auf der Android-Plattform angepasst an die jeweilige Größe des Displays. Erweiterungen der mobilen Lösungen können Anwender mithilfe eigener, in der Software enthaltener Tools auf Basis von Eclipse durchführen. Da nur die für den Benutzer wichtigsten Daten dargestellt werden, sei eine übersichtliche Visualisierung von Daten auf Smartphones gewährleistet, so der Hersteller. Zu den Sicherheitsfeatures gehört die verschlüsselte Datenübertragung (SSL), der Zugriff ist nur für autorisierte Benutzer möglich und nur benötigte Daten sind freigeschaltet.

Apple und Android als Betriebssystem überwiegen

Comarch ERP Enterprise unterstützt mobile Funktionen, beispielsweise für die Lagerwirtschaft oder das Field Service Management auf Apple- und Android-Endgeräten im Browser. Dazu wird eine dynamische HTML-Seite mit CSS und JavaScript erzeugt, in der die ERP-Anwendungen laufen. Eine eigene „Rendering-Engine“ sorgt für die nötigen Anpassungen an die Geräte. Laut Hersteller sind die mobilen ebenso wie die klassischen Anwendungen frei anpassbar. Durch die individuelle Anpassbarkeit kann der Benutzer Einfluss auf die Gestaltung nehmen. Weil die mobile Software sowie auch die Inhouse-Lösung im Browser laufen, wird auch dort die Kommunikation über das https-Protokoll gesichert.

Bei Oxaion können die Anwender ausgewählte Funktionen mobil als Standard-App kostenlos nutzen, darunter Informationen zu Kunden (CRM), Aufträgen, Artikeln, Lagerauskünften, Reports und Analysen. Die „ERP-App“ wurde speziell für iPad und Android-Geräte erstellt, der Zugriff auf das ERP-System erfolgt über eine verschlüsselte http-Schnittstelle direkt auf das ERP-System. Grundsätzlich lassen sich alle ERP-Funktionen auf mobile Endgeräte implementieren. oxaion stellt Anwendern bei Bedarf auch zusätzlich benötigte Funktionen mobil zur Verfügung, etwa für die Auftragserfassung. Erste Kunden haben laut Anbieter entsprechende, an ihren Bedarf angepasste Apps bereits im Einsatz. Sage stellt für die Office Line Evolution 2012 und 2013 eine App für Apple iOS und Android zur Verfügung, mit der sich die betriebswirtschaftlichen ControlCenter-Auswertungen mobil einsehen lassen. Die Apps wurden auf SmartPhone- und Tablet-Größe optimiert, mit zwei- respektive dreispaltiger Ansicht. Für Sicherheit soll dabei das Sage Gateway sorgen. In der Version 2013 steht ein WebInfo-Client zur Verfügung, der sich per Maus oder Touch bedienen lässt und mit dem über einen Webbrowser Lesezugriff auf die ERP-Daten besteht.

Über das breiteste Mobile-Spektrum verfügt SAP. Rund 200 Anwendungen sind im App-Store verfügbar, Tendenz steigend. Dazu zählen Apps für Finanzen, Personalmanagement, Fertigung, Vertrieb, Service und Logistik, auch branchenspezifische Lösungen sind im Angebot, die auf den gängigen mobilen Betriebssystemen zur Verfügung stehen. Grundlage auch für die eigene Entwicklung und Integration von mobilen ERP-Apps ist die SAP Mobile Plattform. Neuerdings bietet der Walldorfer Hersteller mit Fiori browserbasierte mobile Zugriffe auf SAP ERP an. Die mit HTML5 umgesetzte App für Workflows und Self-Service-Prozesse fühlt sich laut Anbieter in der Benutzung immer gleich an, sowohl auf Tablets,  Smartphones oder Notebooks. Zuständig für die Sicherheit ist die BYOD-Plattform SAP Afaria für das Management von Mobilgeräten im Unternehmen. Alle Daten werden durchgängig verschlüsselt übertragen und gespeichert.

Angebot hat vielfach technische Lücken

Technisch baue heute kaum einer der Anbieter native Apps, die über den Apple Appstore oder Google Play auf dem mobilen Gerät landen. Meist werde eine HTML-Seite gebaut, die auf die kleineren Bildschirme zugeschnitten ist. „Das kann nie wie eine App aussehen“, meint Huthmacher, dessen Kunden u.a. Proalpha, APplus, Sage, Navision, Microsoft Axapta und SAP im Einsatz haben. Obwohl der Walldorfer Anbieter eine eigene Mobillösung anbietet, die durch Zukäufe umgesetzt wurde, sei das Angebot für viele Unternehmen zu kompliziert, sagt Christian Huthmacher. Einige ERP-Hersteller sehen zudem Mobility nicht als Kerngeschäft. So setze beispielsweise Assecco auf das Potsdamer Unternehmen als Partner, ebenso wie einzelne Axapta-, Proalpha- und Navision-Implementierungspartner.

Ein wichtiger Punkt mobiler ERP-Apps sei zudem die Offlinefähigkeit, die mit der Browservariante nicht zu erreichen ist. Gerade für Wartungstechniker oder Vertriebsleute sei eine solche Anwendung ohne Netzverbindung sinnlos. „Die Anforderung an mobile Lösungen besteht darin, nur die jeweils relevanten Informationen anzuzeigen“, sagt Huthmacher. Beim Design gelte zudem: Android wird anders bedient als iOS oder Windows 8. Auch hier müssten viele ERP-Anbieter passen, kaum einer habe flexible Design Tools, um individuelle Apps zu erstellen.

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