„Es ist an der Zeit, neue Wege zu gehen“

ITM: Frau Becker, inwiefern ist das digitale Büro in deutschen Unternehmen heute schon Realität?
Daniela Becker: Immer mehr Unternehmen entdecken gerade den konkreten Mehrwert der praktischen Digitalisierung des virtuellen Büros für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten. Während einige digitale Tools zuerst nur „übergangsweise“ für das Homeoffice eingeführt wurden, erkennen viele nun zunehmend auch die langfristigen Vorteile. Es ist an der Zeit, in die Zukunft zu blicken und bürokratische Prozesse durch innovative digitale Tools zu ersetzen. 

ITM: Welche Vorteile bietet etwa ein digitales Vertragsmanagement, gerade für Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand?
Becker: Ein digitales Vertragsmanagement bringt viel Effizienz in interne und externe Unternehmensprozesse. Es entfallen dadurch aufwendige papierbasierte Prozesse wie die manuelle Erstellung, die manuelle Signatur, der Versand und die Verwaltung der Dokumente. Mittels KI können Verträge zudem umfassend analysiert werden. Dies ermöglicht allen Beteiligten einen besseren Überblick, weniger Risiken, reduzierte Kosten und unterstützt beim Bürokratieabbau. 

ITM: Was sind die aktuellen Herausforderungen bei der Umstellung auf ein digitales Vertragsmanagement?
Becker: Unternehmen spüren einen starken Veränderungsdruck durch die Digitale Transformation: Prozesse neu aufsetzen, Mitarbeiter und Lieferanten umschulen. Dies macht zuerst einmal Angst und erst im zweiten Schritt offen für eine bessere, effizientere, nachhaltigere Zukunft. Sie müssen mit einer wachsenden Komplexität und stetig steigenden Daten- und Vertragsmengen umgehen. Vertragsmanagement-Systeme sollten daher flexibel und leicht einsetzbar auf diese Veränderungen reagieren können. Auch die Verknüpfung zu anderen Systemen sowie die Integration von Datensätzen werden immer wichtiger, um die Prozesse zukunftsfähig zu machen und den Service zu verbessern. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass Unternehmen länderspezifische und branchenspezifische Datenschutzbestimmungen einhalten müssen, wenn sie Verträge vorbereiten, signieren, bearbeiten und verwalten. Auch die Datenrechte der betroffenen Personen müssen respektiert und Datenanfragen erfüllt werden – ohne dabei die Rechts-, Datenschutz- und Compliance-Abteilung zu überfordern. Der Schutz der Kunden und deren Informationen sollte immer höchste Priorität haben. 

ITM: Inwieweit hat sich die „E-Signatur“, also die elektronische Signatur in Deutschland bereits als Standard etabliert?
Becker: Der Großteil der Verträge wird tatsächlich immer noch von Hand erstellt und unterschrieben, auch wenn das rechtlich schon lange via E-Signatur gemacht werden kann. Der Hang zum Gewohnten und Vertrauten führt dazu, dass viele Unternehmen, ganz grob gesagt, in 2022 immer noch Ressourcen zum Drucken, Versenden und Faxen von Verträgen „verschwenden“, wie es schon seit der Barockzeit im 17. Jahrhundert in Deutschland üblich war. Es ist an der Zeit, neue Wege zu gehen, und die Pandemie war in dieser Hinsicht für viele Unternehmen sicherlich ein digitaler Beschleuniger: Gerade aus der Not im Homeoffice, wo vielleicht gar kein Drucker zur Verfügung steht, wurde vielen Arbeitnehmern zum ersten Mal bewusst, wie viel Papier und Logistik man an einem Arbeitstag immer noch braucht, um Verträge zu erstellen und abzuschließen. Mit der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung und der E-Signatur fängt man ganz automatisch an, Papier zu sparen, und arbeitet stattdessen etwa mit Apps für Notizen. Ein klarer Effizienzmehrwert und nebenbei ein großer Schritt nach vorn für ein nachhaltigeres Unternehmen. 

Nachhaltigkeit und Verantwortungssinn für die Umwelt und zukünftige Generationen sind klare Priorität für mittelständige Unternehmen. Der Trend geht zunehmend zum „papierlosen Büro“, ein Schritt in die richtige Richtung. 

ITM: Wie steht es um die Rechtssicherheit bei elektronischen Signaturen im Vergleich zur Papierunterschrift?
Becker: Elektronische Signaturen ermöglichen es, Verträge rechtsgültig zu unterschreiben, und ersetzen die eigenhändige Signatur auf Papier. Da E-Signaturen zu den sicherheitssensiblen Geschäftsprozessen zählen, benötigen sie ein hohes Sicherheitslevel. Und das ist – wenn entsprechende Sicherheitsrichtlinien umgesetzt werden – in der Cloud viel höher und fälschungssicherer als bei Verträgen in Papierform: Standardisierte Vorlagen, Vertragsinhalte und Genehmigungsprozesse können so aufgesetzt und korrekt umgesetzt werden, gerade in einer Zeit, wo gewohnte Büroprozesse nicht mehr oder schwierig funktionieren. 

Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung, sie bietet eine europaweit einheitliche Grundlage für vertrauenswürdige und dauerhaft nachweisbare elektronische Geschäftsprozesse. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei Arten elektronischer Signaturen: einer einfachen elektronischen Signatur, einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ (AES) und einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ (QES). Eine „qualifizierte elektronische Signatur“ ist rechtlich als Äquivalent zu einer schriftlichen Unterschrift anerkannt (Artikel 25.2 eIDAS). 

Wir bieten unseren Kunden alle drei Arten von elektronischen Signaturen an, die die entsprechenden Branchenstandards erfüllen. Die Erfahrung zeigt, dass in den meisten Unternehmen ca. 90 Prozent der Vertragsabwicklungen rechtsgültig schon mit der einfachen elektronischen Signatur abgewickelt werden können.

ITM: Welche Fehler werden beim Wechsel auf ein digitales Vertragsmanagement am häufigsten gemacht?
Becker: Viele eingesessene Unternehmen wagen den ersten Schritt hin zur Digitalisierung erst gar nicht und verharren oft in den gewohnten Umgebungen, obwohl sich die Welt draußen verändert und weiterentwickelt. Bei größeren mittelständischen Unternehmen hingegen wird häufig für jeden Anwendungsfall eine eigene Lösung implementiert. So geht schnell der Überblick verloren. Im Idealfall gleichen alle Abteilungen – von der Buchhaltung, dem Einkauf, der Rechtsabteilung über die Personalabteilung bis hin zum Vertrieb – ihren individuellen Bedarf ab und wählen anschließend gemeinsam eine Lösung, die allen zugute kommt.