„Es lohnt sich ganz klar!“

ITM: Herr Büscher, die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu veranlasst, hybride Arbeitsmodelle einzuführen. Welche Rolle spielt in diesem Kontext ein digitales Dokumenten-Management?
Jens Büscher: Viele Unternehmen bestanden vor der Pandemie, und jetzt immer noch, aus undurchdringlichen Netzlaufwerken, Briefkästen für Papierpost, Papierkopien in lokalen Akten, Aktenräume und papiergebundene Prozesse für Entscheidungen und Unterschriften. Diese Prozesse erfordern die Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro sowie den Transport von Papier und Akten. Obwohl Unternehmen damit viel Qualität, Zeit und Geld verloren haben, (etwa durch nicht einlösbare Skonti oder eine nicht eingehaltene Vertragskündigung oder Vertragsverlängerung,) ist erst durch die Pandemie (und der erzwungenen Präsenz der Mitarbeiter im Homeoffice) klar geworden, wie schädlich diese Arbeitsweise für ein Unternehmen ist.

Durch die schnell verfügbaren ECM-Cloud-Lösungen, zusammen mit Collaboration-Lösungen, konnten viele Firmen sehr schnell und sicher ihre Geschäftstätigkeit von jedem Ort zu jeder Zeit durchführen und sogar auf den Briefkasten verzichten. Die daraus zusätzlich entstehenden Mehrwerte, z.B. die Automatisierung der Datenerfassung und Schnittstellen, haben sich oft erst nach der Ad-Hoc-Einführung gezeigt. Leider hat erst die Pandemie vielen Unternehmen gezeigt, wie viel besser ein digitales Unternehmen gegen solche Situationen aufgestellt ist. 

ITM: Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage sieht sich etwa die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Wie lässt sich dieses Zögern erklären?
Büscher: In vielen Firmen ist die Sensibilität für den Nutzen, vor allem was den finanziellen Nutzen und die Möglichkeiten zur Stärkung der unternehmerischen Resilienz angeht, nicht klar gewesen. Es lief ja irgendwie alles mit Post, Papier, Akten und Kurierfahrern. Im Grunde sahen wir nur zwei Unternehmen: Erfolgreiche nahmen sich nicht die Zeit für die Digitalisierung und schwächelnde Unternehmen investierten nicht. Zwei Aspekte ändern dies gerade dramatisch: Die Pandemie und der Wechsel der Geschäftsführergenerationen. Die Baby Boomer gehen und die digitale Generation X kommt. Hier ist es diskussionslos, so schnell wie möglich ein Unternehmen mit all seinem Möglichkeiten und Erfolgen digital aufzustellen und zu automatisieren. 

ITM: Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumenten-Management? Inwiefern lassen sich damit tatsächlich alle papiergebundenen Abläufe beseitigen?
Büscher: In Kürze: Ein DMS ist sicherer, schneller, kostengünstiger und ortsunabhängiger als analoge Arbeit. Digitale Unterschriften setzen sich immer besser durch und beseitigen letzte Hürden. Selbst wenn noch 10 Prozent der Arbeitsprozesse analog durch rechtliche Hürden papierbezogen bleiben sollte, so kann fast jeder Anwender eines DMS bestätigen, dass er nicht wieder auf vollständig analoges Arbeiten zurückkehren wird. 

ITM: Worauf gilt es bei der Umstellung zu achten?
Büscher: Wenn es gescheiterte Projekte gibt, dann durch eine fachlich schlechte Auswahl der Lösung. Der Trend geht dahin, die nächstbeste Lösung, die optisch auf der Homepage schick aussieht, mal eben zu installieren und in Betrieb zu nehmen. Daraus ergibt sich aber auch oft Frustration. Es sollte immer noch eine Zusammenstellung der Anforderungen (Funktionell, Schnittstellen, Prozesse) aus allen Bereichen geben, um auf der Basis eine Vorauswahl mit einem Prototypen zu erzeugen. Die Akzeptanz der Mehrheit der Anwender mit dem Werkzeug zu arbeiten, ist zudem entscheidend. Ebenso sollte man sich nicht übernehmen. Das Unternehmen sollte nicht in der täglichen Arbeit ausgebremst werden. Daher sollten Prozesse und Abteilungen in Meilensteinen kontrolliert überführt werden. Die Motivation und Einarbeitung der Mitarbeiter, die seit über Jahrzehnten Papier einsetzen, ist dabei von großer Bedeutung. 

ITM: Mit welchem Aufwand (zeittechnisch, personell, kostenbezogen) ist bei der Umstellung im Regelfall zu rechnen?
Büscher: Hier ist eine pauschale Antwort schwer. Moderne Cloud-basierte DMS-Lösungen sind in wenigen Minuten einsatzbereit und liefern Standardprozesse mit, die sich bestenfalls eigenständig an das Unternehmen anbinden lassen. Papierpost und das Abholen von Belegen aus Online-Portalen ist ebenso in Minuten konfiguriert. Komplexer werden Anbindungen an Fachapplikationen, ERP-, CRM-Lösungen etc. Aber auch hier gibt es Standards. Firmen sind oft innerhalb von Tagen bis einigen Wochen digital aufgestellt. Die Kosten, gerade bei Cloud-Lösungen, sind oft günstiger, als wenn ein Mitarbeiter pro Tag im Netzlaufwerk eine Datei suchen oder eine Akten aus dem Aktenraum holen muss. Dazu kommt der hohe Automatisierungsgrad und die Absicherung rechtlicher Rahmenbedigungen. 

ITM: Inwieweit müssen mit der Einführung eines neuen DMS auch ganz neue Arbeitsprozesse erlernt werden? Wie lässt sich hierbei die gesamte Belegschaft mitnehmen?
Büscher: Wenn ich von einem Pferd auf ein Auto umsteige, kann ich im Auto keine Halfter erwarten. Aber der Nutzen ist enorm. Bestenfalls nimmt man den Mitarbeitern die Angst. Dies ist eine Führungs- und Management-Aufgabe. Mitarbeiter können über Trainings, E-Learning und weiteren Mechanismen an die DMS Lösung und an die Prozesse gewöhnt werden. Idealerweise verzichtet man auf eine typische Tugend: Perfektion! Mitarbeiter dürfen am Anfang Fehler machen. Wenn Motivation und Nutzen für die Mitarbeiter klar sind, dann gelingt die Einführung auch. 

ITM: Warum kann ein digitales Dokumenten-Management auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Büscher: Ein DMS erreicht große Mengen an Vorteilen; da ist es unabhängig, wo man ein solches System einsetzt, ob in der Firma oder Remote/Homeoffice. Gerade auf mobilen Endgeräten spielt ein DMS seine Vorteile aus, indem der Mitarbeiter seine Dokumente aus Millionen Dateien in Sekunden wiederfinden und seine Prozesse via Touch bedienen kann. Die Voraussetzungen definiert aber der Gesetzgeber und die gewünschte Datensicherheit für das Unternehmen. 

ITM: Was gilt es in puncto Datenschutz zu beachten?
Büscher: Das ist abhängig von den Daten und wird durch die Gesetzgeber bestimmt, z.B. die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) oder je nach Branche weitere. Hier gibt es aber zahlreiche Berater, die hier mitwirken können, wenn nicht sogar der DMS-Anbieter dies bereits durch Verfahrensdokumentationen oder Zertifikaten, wie IDW PS 880, einen gute Basis liefert. 

ITM: Denken Sie, dass uns die durch Corona angestoßenen Veränderungen im deutschen Mittelstand auch nach der Krise erhalten bleiben werden?
Büscher: Das ist offensichtlich und auch durch Studien belegt. DMS und digitale Unterschriften sind, zusammen mit Collaboration-Tools, die nächstgelegene Investition der Unternehmen. Quasi vom optionalen Produkt zum Trendprodukt mit Fokus Cloud. Einzig die Pandemie mit den eingefrorenen und reduzierten Budgets bremst noch das Wachstum. Ebenso ist durch Studien der Bitkom und KPMG bekannt, dass Unternehmen durch den Einsatz von DMS/ECM-Lösungen einen klaren Wettbewerbsvorteil erreicht haben. Dieser geht für die Nachzügler bald verloren. Firmen sollten mit DMS/ECM die Technologie von Morgen jetzt einsetzen und nicht morgen die Technologie von gestern.

Bildquelle: Amagno