14.09.2021 Sponsored Post: Willkommen im papierlosen Büro

eSignatur: Turbo für Ihre digitalen Workflows

Die Vergangenheit war noch von Stift und Papier, zeitlich aufwendigen Briefwechseln, lokal gebundenen Prozessen und ressourcen-vergeudenden Druckvorgängen geprägt. Doch unsere Arbeitsweisen verändern sich gravierend: Heute können wir papierlos, digitaler, schneller und nachhaltiger arbeiten!

Wahrgewordene Vision

Wo papiergebundenes Prozedere seinen Opfern tage- oder gar wochenlang zur Last fällt, ist derselbe Vorgang digital, mithilfe einer elektronischen Signatur, mit nur wenigen Klicks zu erledigen. Binnen Minuten können Unterschrift, Kopie und Ablage erfolgen. Genau aus dem Grund haben sich im vergangenen Jahr mehr und mehr Unternehmen entschieden, auf eSignatur-Lösungen umzusteigen. Mit der weltweit ausgedehnten Verfügbarkeit von HelloSign in 21 Sprachen wird das Thema der elektronischen Signatur für Unternehmen auf der ganzen Welt leicht zugänglich. Unternehmen, die ihre Unterschriften- und Freigabeprozesse nicht digitalisieren, werden zurückbleiben.

Bis 2020 war die kontaktlose elektronische Signatur nicht viel mehr als ein nettes Tool, um vor allem international schnell zu rechtsverbindlichen Abschlüssen zu gelangen, doch nach dem Frühjahr 2020 wurde sie zu einem der geschäftskritischen Tools. Alleine während der Monate März und April 2020 stiegen die eSignature-Anfragen über HelloSign im Vergleich zu den beiden Vormonaten um das Dreifache an. Entscheider wussten die Möglichkeiten eines solchen Werkzeuges für schnelle, reibungslose Arbeitsabläufe nun erst vollumfänglich zu schätzen.

Von Arbeitsvertrag bis Zertifizierung

In jedem Unternehmen müssen täglich eine Vielzahl an Dokumenten unterschrieben werden: Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verkaufsverträge, Angebote, Arbeitsnachweise, Compliance-Dokumente, Finanzdokumente und vieles, vieles mehr. HelloSign wurde entwickelt, um den gesamten Prozess einfach, schnell und rechtssicher zu gestalten. Für jemanden, der zögert, auf digital umzusteigen, sollte die erste Frage „Warum?" lauten. Wenn es um die Angst geht, dass digitales Signieren vielleicht nicht so sicher ist wie eine Unterschrift auf Papier, kann man diese Vorbehalte leicht aus dem Weg räumen. Denn Papier geht schnell einmal verloren, wird auf dem vollen Schreibtisch vergessen oder wandert nur sehr langsam von Person zu Person.

Die elektronische Unterschrift überwindet all diese Hindernisse und bietet ein rechtlich vertretbareres Ergebnis, da jede Ansicht, jede Unterschrift und jedes Datum auf sehr detaillierte Weise in einem Prüfpfad verfolgt wird. HelloSign bietet mit der qualifizierten eSignatur (QES) den höchsten Standard rechtsverbindlicher elektronischer Signaturen. Im Gegensatz dazu sieht der Faxverkehr alt aus: Sobald eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, reichen Übermittlungen per Fax – selbst mit eingescannter Unterschrift – nicht aus. Faxe sind weder rechtssicher noch tragen sie zu einer nachhaltigeren, papierlosen Zukunft bei. eSignaturen wie HelloSign schaffen hingegen Rechtssicherheit und geben jederzeit mittels Zeitstempel transparent Auskunft über die Veränderungshistorie. So haben alle Vertragspartner*innen immer umfassenden Einblick in die Vorgänge, den Papier gar nicht leisten kann.

Erfolgversprechende Vorteile

Doch damit nicht genug. Gegenüber mühsamen Papierprozessen bieten eSignaturen neben der klimafreundlichen und rechtssicheren Unterschrift viele weitere Vorteile:

Ortsungebundenheit
Egal ob Homeoffice, Stadt oder Land, Geschäftsreisen oder verschiedene Unternehmensstandorte… HelloSign schafft eine ortsunabhängige, rechtsgültige und sichere Möglichkeit für zügige Vertragsabschlüsse, ganz ohne Post- oder Anreiseweg.

Vereinfachung und Beschleunigung beim Einstellungsprozess von neuem Personal
HelloSign verspricht einen dreimal schnelleren, einfacheren Weg beim Onboarding von Mitarbeitenden.

Einfache Integration
Die dazugehörige API (Application Programming Interface) erlaubt es, HelloSign vollständig in die Anwendungen, Websites und Arbeitsabläufe des eigenen Unternehmens – sogar unter dem eigenen Branding und Marken-CI – einzubetten.

Hohe Geschwindigkeit
Durch die ortsunabhängige Lösung HelloSign werden Geschäftsabschlüsse in Stunden statt Tagen möglich.

Unterstützung bei der Umsetzung
Beim leichten Einstieg hilft HelloSign-Experte Raphael Grissemann (raphaelg(at)dropbox.com)

Exporo baut auf HelloSign

Ein gutes Beispiel gibt das 2014 in Hamburg gegründete Exporo, Deutschlands führender Anbieter für digitale Immobilieninvestments, das derzeit rund 200 Mitarbeiter beschäftigt. Exporo stand anfangs vor der Herausforderung, alle internen und externen Stakeholder auf einer Plattform zu vernetzen. Ein smarter Arbeitsplatz war gefragt, der alle Daten, Dokumente, Tools und Teams an einem Ort zusammenführt, um die Zusammenarbeit so einfach, aber effektiv und schnell wie möglich zu gestalten. Erfolg und Mitarbeiter*innenzufriedenheit, die Möglichkeit zum verteilten Arbeiten, flexible Arbeitsmodelle und -zeiten waren Grundlage aller Überlegungen. Intern z.B. bei Onboarding-Prozessen oder extern – beispielsweise im Datenaustausch mit Kunden und externen Mitarbeitern – waren kurze Kommunikationswege Gebot. Zeitaufwendiges und kostspieliges Versenden tausender von Papierdokumenten (kurzum, so viele papierbasierte Workflows wie überhaupt möglich), sollten der Vergangenheit angehören.

Die zu Dropbox gehörende eSignatur-Lösung HelloSign sorgt heute für eine unkomplizierte und schnelle Digitalisierung von Dokumentenprozessen, die im Immobilien-Geschäft unabdingbar sind. In weniger als vier Stunden können beispielsweise über 2.500 unterschriftsgebundene Dokumente aus dem Kundenmanagement direkt über die Salesforce-Integration versendet werden. Statt Unmengen an Unterschriftsmappen mit Vereinbarungen und Verträgen auf den Schreibtischen zu stapeln, werden unterschriftsbezogene Arbeitsprozesse bei Exporo dank HelloSign einfach, sicher und schneller digital umgesetzt.

“Ich bin überzeugt, wer einmal die elektronische Signatur kennenlernen durfte, kehrt nie wieder auf den qualvollen Weg des Ausdruckens, Unterschreibens, und Einscannens zurück. Die entsprechenden eSignaturen-Tools sind benutzer*innenfreundlich, aufwandlos zu implementieren und helfen mit weiteren Benefits wie der Möglichkeit zur Erstellung von Templates dabei, Unterschriftsprozesse noch effizienter zu gestalten. API-Schnittstellen ermöglichen die Integration in bestehende Tools wie Salesforce. Umfassende White Label Optionen sorgen dafür, das Tool nahtlos in die eigene Corporate Identity zu integrieren, was auch bei den letzten Skeptiker*innen Vertrauen schafft", erläutert Whitney Bouck, COO von HelloSign, einem Unternehmen von Dropbox.

Bildquelle: HelloSign