Finanz-Software für Mittelständler

Die Buchhaltung ist das Herz eines Unternehmens, kümmert sie sich doch um alle Einnahmen und Ausgaben. Liegt hier etwas im Argen, gibt es Probleme. Kein Wunder also, dass die ersten Computer im Mittelstand in den 1970er-Jahren die Verwaltung der Finanzen automatisiert haben. Die Finanz-Software wurde seither ständig weiterentwickelt, damit die Geldströme sicher verwaltet werden. Themen wie Controlling, Liquiditätsplanung, Electronic Banking oder elektronischer Rechnungsversand/-empfang sind längst per Software gelöst und vielerorts bereits gelebte Praxis.

Dennoch arbeiten die Hersteller intensiv an der Weiterentwicklung ihrer Finanz-Software-Produkte, kommen doch ständig neue Aufgaben hinzu. Themen wie Mobile Payment oder die Buchhaltung für den Online-Shop gilt es ebenso intelligent in der Software abzubilden wie Neuerungen in der Steuergesetzgebung oder bei der Bilanzierung. Mittelständler brauchen dabei eine Lösung, mit der sie ihre Buchhaltung komfortabel, einfach und eigenständig erledigen können. Mit Funktionen, die ihre Arbeit erleichtern und Freiraum schaffen, um andere Themen mit den vorhandenen personellen Ressourcen wahrnehmen zu können. Vor diesem Hintergrund hat IT-MITTELSTAND zwei Experten befragt.

ITM: Welche Trends prägen derzeit die Weiterentwicklung der Finanz-Software im Zeitalter des E-Commerce?
Marco Schöning: Vor allem die zunehmende Mobilität und der gleichzeitige Wunsch nach einem hohen Nutzungskomfort – so wie ihn Nutzer bereits im privaten Umgang mit Anwendungen lange gewohnt sind. Gerade im Mittelstand nimmt die geschäftliche Nutzung von Tablets und Smartphones in rasantem Tempo zu. Genauso schnell wächst der Bedarf, betriebliche Vorgänge mobil, egal ob im Büro oder von unterwegs, im Hotel oder auf dem Flughafen, zu erledigen.
Wichtig ist, dass wir die Entwicklung mobiler Lösungen ganzheitlich angehen – also nicht losgelöst von der bestehenden Software-Landschaft, sondern darauf aufbauend und stets bezogen auf einen spezifischen mobilen Nutzungskontext. So ermöglicht z.B. unsere App Unterschriftenmappe eine komfortable Freigabe von Überweisungsaufträgen mit der verteilten elektronischen Unterschrift im EBICS-Standard – also überall und jederzeit statt wie bisher nur stationär am PC. Außerdem informieren sich Verantwortliche mit der Applikation auf dem Weg zu einem Kunden oder Geschäftspartner über ausstehende Zahlungsaufträge ihres Unternehmens.

Frank Tonert: Hier sehe ich derzeit vor allem drei Trends: Erstens nimmt die Geschwindigkeit im E-Commerce immer mehr zu. Daher versuchen wir möglichst viele Prozesse in Echtzeit abzuwickeln. Wurde die Buchhaltung früher erst zum Monatsende relevant, ist sie heute im E-Commerce allgegenwärtig. Bereits vor dem Kaufabschluss im Online-Shop sind verlässliche Echtzeitfinanzinformationen über den Kunden, z.B. über seine Bonität, entscheidend. Diese können aus Drittsystemen oder auch aus der Kaufhistorie des Kunden geholt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Kunde die für ihn passenden und freigegebenen Zahlarten im Online-Shop (etwa Rechnungskauf, Kreditkarte, Finanzierung etc.) ausgespielt bekommt.

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Internationalisierung. Immer mehr Shop-Betreiber verkaufen auch über die eigenen Landesgrenzen hinaus. Das bringt nicht nur neue Kunden und Umsatzpotentiale, sondern auch zahlreiche Implikationen auf die Buchhaltung mit sich. Zum einen müssen das Shop- sowie Warenwirtschaftssystem fähig sein, mit verschiedenen Währungen und den entsprechenden Kursschwankungen umzugehen, zum anderen müssen beispielsweise auch die unterschiedlich hohen Umsatzsteuersätze in den EU-Ländern schon mit in das Pricing eingerechnet werden, um nicht die eigene Marge zu schmälern.

Zum Dritten gibt es stetig viel Bewegung im Markt der Zahlungsanbieter für Online-Shops. Anbieter wie Amazon Payments haben den Markt quasi neu aufgerollt. Die saubere Anbindung dieser Anbieter – vor allem unter Berücksichtigung der GoBD – ist derzeit ein großes Thema. Jede Überweisung muss dem entsprechenden Auftrag und der Ware lückenlos nachvollziehbar und eindeutig zugeordnet werden können. Hier werden umfassende Kommunikationszyklen zwischen der Warenwirtschaft, dem Shop-System sowie den externen Zahlungssystemen benötigt, damit sich am Ende auch die Waren- und Geldkreisläufe schließen können.

ITM: Wie kann sichergestellt werden, dass die Finanz-Software das Electronic Banking auch zuverlässig und absolut vertraulich abwickelt?
Tonert: Aus Warenwirtschafts- und Shop-System-Sicht gibt es hierzu gar nicht so viel zu sagen. Denn in den E-Commerce-Systemen selbst werden keine Banking-Daten gespeichert. Es werden lediglich verschlüsselte Transaktions-Tokens abgelegt, die eindeutig nachvollziehbar sein müssen. Entscheidend ist natürlich, dass die Kommunikation zwischen den Systemen dann über eine gesicherte API abläuft. Leider ist für diese Prozesse noch keine Standardisierung in Sicht.

Schöning: Vertrauen in die Verfahrenssicherheit ist beim Electronic Banking von grundsätzlicher Bedeutung. Auf technologischer Ebene sorgt unsere Finanz-Software u.a. mit robuster, programminterner Verschlüsselung sowie mit optimierten Schnittstellen zu externen Banksystemen für ein maximales Sicherheitsniveau. Außer innovativen Security-Technologien bleibt aber auch die Aufklärung der Anwender nach wie vor wichtig, denn im Cyber-Raum tauchen ständig neue Bedrohungen auf. Orientierung bieten hier nicht zuletzt Sicherheitszertifikate von anerkannten Prüfinstitutionen wie etwa vom TÜV. Unsere Unternehmenslösung SFirm wie auch Star Money Business für kleinere Unternehmen und Vereine haben wir beispielsweise Testreihen beim TÜV Saarland unterzogen, weil wir davon überzeugt sind, dass solch ein Gütesiegel gerade im Mittelstand das Vertrauen in Electronic Banking festigt.

ITM: Ein großes Thema ist das elektronische Bezahlen. Worauf kommt es an, damit eine Finanz-Software nicht nur die Bankkonten des Unternehmens verwaltet, sondern auch die Konten bei Debit-/Kreditkartenanbietern und Bezahldiensten wie Paypal, Apple Pay oder Google Wallet?
Schöning: Bei der Entwicklung unserer Software-Produkte schauen wir längst über den Tellerrand traditioneller Zahlungen via Bankkonto hinaus. Das Beispiel Paypal zeigt zudem, dass es mit der reinen Transaktionsaktionsabwicklung nicht mehr getan ist. Egal ob Hausbank, Kreditkartengesellschaft oder Non-Banking-Dienstleister – die Kunden wünschen sich eine konsistente und aggregierte Sicht auf sämtliche Salden und Geldflüsse. Mit unserer FinanzManagement-Software funktioniert das bereits mit nahezu allen Kreditkartenanbietern sowie mit Paypal- und Amazon- oder Ebay-Konten. Entsprechend werden wir Schritt für Schritt weitere Dienstleister integrieren.

Tonert: Durch die Vorgaben aus der GoBD müssen alle Transaktionen zu einem Auftrag nachvollziehbar gespeichert werden. Die Zahlungsanbieter wie Paypal oder Amazon Payments veranlassen in der Regel aber nur Sammelüberweisungen und ziehen von diesen noch ihre Provisionen ab. Dadurch entsteht ein enormer Aufwand in der Zuordnung der Überweisung zur entsprechenden Rechnung sowie für den Nachweis, welche Kosten und Provisionen dafür angefallen sind. So kann es bei nur einer Amazon-Sammelüberweisung schnell mal zu mehreren tausend Kontierungsdatensätzen kommen, die dann auch den getätigten Lieferungen und Warenentnahmen zugeordnet werden müssen. Der Aufwand in der Buchhaltung steigt damit dramatisch an.

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