Fördern von durchgängigen Prozessketten

Das Kerngeschäft der Schrage Rohrkettensystem GmbH aus dem ostfriesischen Friedeburg ist der Bau von Rohrkettenförderanlagen und mobilen Fördersystemen zum Transport von Schüttgut vielfältigster Art. Zahlreiche Innovationen und eine hohe Produktqualität sorgten dafür, dass das Unternehmen seit seiner Gründung 1987 in etlichen Branchen Fuß fassen konnte – u.a. in den Bereichen Food, Chemie, Pharma, Recycling, Energie sowie im Baustoff- und Holzsegment. Zusätzlich kommt gerade in den letzten Jahren ein wichtiger Erfolgsfaktor hinzu: Während viele Mittelständler noch zögerlich abwägen, wie sie sich mithilfe von IT besser organisieren können, reicht bei den Norddeutschen ein Blick auf die Website, um zu erkennen, dass die Verantwortlichen die Möglichkeiten der Digitalisierung konsequent nutzen. Dank neuester 3D-Technologie und interaktiver Module können Interessenten hier ihre Wunschprodukte online konfigurieren.

Zu den weitreichenden innerbetrieblichen Maßnahmen zur effizienten Projektabwicklung, in deren Mittelpunkt die Einführung eines durchgängigen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) stand, befragte IT-MITTELSTAND den IT-Verantwortlichen Helge Peters. In dem Gespräch wurde sehr schnell deutlich, dass die positiven Effekte immens sind, wenn auch die Geschäftsführung strategische IT-Projekte aktiv unterstützt.

ITM: Herr Peters, inwieweit ist Ihr Webauftritt bereits ein Indiz für den Stellenwert von IT und Digitalisierung bei Schrage?
Helge Peters: Wir beobachten seit einigen Jahren, dass gezielte Interessentenanfragen vermehrt über unsere Website eingehen. Diesem Trend tragen wir Rechnung, indem wir neben einem modernen Design die Option bieten, Anlagen vollständig online zu konfigurieren und künftig auch als 3D-Modelle in Echtzeit anzeigen zu lassen. Unsere Geschäftsführung führt in diesem Zusammenhang gerne die Automobilbranche als Vorbild an, was einerseits die Messlatte hochlegt, andererseits jedoch ein Beleg dafür ist, dass sie technologischer Innovation sehr offen gegenübersteht. In der Corona-Zeit kam uns der Online-Konfigurator im Vertriebsprozess wegen der fehlenden Präsenztreffen bereits zugute.

ITM: In welcher Form fordern die Geschäftsführer diesen technologischen Fortschritt ein?
Peters: Ich werde regelmäßig ermutigt, Ideen umzusetzen, von deren Nutzen ich überzeugt bin. Dabei besitze ich meist freie Hand, weil ich das Vertrauen der Geschäftsleitung genieße. Es begann damit, dass ich vor einigen Jahren als Projektleiter die Zeit bekam, eine Steuerungstechnik für unsere Anlagen zu entwickeln. Damit konnten wir erstmals vollständige Förderer ausliefern. Die Software schreiben wir weiterhin selbst, während den Steuerungsbau inzwischen ein Partner übernommen hat.

ITM: Woher stammt dieses Vertrauen? Was ist Ihr beruflicher Hintergrund?
Peters: Nach meiner Ausbildung zum Konstruktionsmechaniker in einem anderen Unternehmen begann ich 2010 als Metallbauer bei Schrage. Dadurch lernte ich den Betrieb von Grund auf kennen. Anschließend absolvierte ich zuerst die Fachoberschule und später ein Maschinenbaustudium, arbeitete parallel aber weiter hier im Haus. Als zum Ende meines Studiums 2015 eine Ingenieursstelle im Technischen Büro frei wurde, bot mir Frank Schrage an, als einer von mehreren Projektleitern einzusteigen. Dadurch lernte ich die Unternehmensabläufe noch einmal besser kennen, denn anders als in vielen anderen Firmen übernehmen unsere Projektleiter sämtliche Projektaufgaben selbst – von der Beratung, über die Angebots- und begleitende Zeichnungserstellung bis hin zur Abnahme und Dokumentation der Anlagen.

ITM: Mittlerweile sind Sie ERP-Systemadministrator. Wie kam es dazu?
Peters: Mein Studienschwerpunkt lag zwar auf der Konstruktion von Maschinen, ich hatte allerdings immer schon großes Interesse am Programmieren. Im Rahmen meiner Abschlussarbeit schrieb ich dann auch begleitend eine Software für die industrielle Überwachung von Schiffsrotoren. Als Anfang 2019 die ERP-Implementierung anstand, ergab sich der interne Wechsel. Da ich die Zusage besaß, mich komplett auf das ERP-Projekt konzentrieren zu können, sah ich die Chance, mit dem neuen System die Digitalisierung im Unternehmen entscheidend voranzutreiben.

ITM: Woraus ergab sich diese Chance Ihrer Meinung nach?
Peters: Bis zur ERP-Einführung Mitte 2019 hatten wir über viele Jahre hinweg eine eher einfache Handwerker-Software im Einsatz, die für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen ausreichte. Schon längere Zeit hatten Frank und Ralf Schrage jedoch bemängelt, dass sie keinen ausreichenden Überblick über den Gesamtbetrieb mehr besaßen. Daraufhin formulierten sie die Anforderung, uns systemtechnisch neu aufzustellen, um effiziente digitale Prozesse etablieren zu können. Absolut entscheidend sind dabei eine einheitliche Datenbasis und die Durchgängigkeit des Datenflusses. Für beides sorgt in meinen Augen die eingesetzte ERP-Software. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter natürlich den Nutzen der integrierten Prozesse erkennen. Selbst das beste System ist wertlos, wenn es keine Akzeptanz findet.

ITM: Auf welches ERP-System fiel die Entscheidung?
Peters: Obwohl wir nach Möglichkeit mit standardisierten Komponenten arbeiten, handelt es sich bei unseren Anlagen immer um Unikate, die auf die jeweiligen Kunden und ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Da geht es um die Länge der Förderer oder die Anzahl und Positionierung der Einläufe. Vor diesem Hintergrund benötigten wir eine Software, die uns einerseits eine hohe Flexibilität bei der Erstellung der Stücklisten- und Baugruppenstrukturen bietet und uns andererseits bestmöglich bei der Projektabwicklung unterstützt. Zwei funktional potenziell geeignete Systeme schafften es in die Endauswahl, in der ams.erp von ams.Solution die Key User am meisten überzeugte.

ITM: Können Sie Beispiele für die benötigte funktionale Flexibilität nennen?
Peters: Es kommt sehr häufig vor, dass unsere Kunden während des laufenden Fertigungsprozesses Anpassungen vornehmen müssen. In diesen Fällen erlaubt es die sogenannte „wachsende Stückliste“ unseres ERP-Systems, alle Änderungen, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben, versionssicher abzubilden. Da die Software die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuellste Projektstand zur Verfügung. Ein weiteres Beispiel ist die Möglichkeit des Arbeitens mit O-Teilen, also mit Artikeln ohne Artikelnummern. Müssten wir Einmalteile wie die stets individuellen Getriebemotoren jedes Mal im Artikelstamm anlegen und pflegen, wie es ERP-Systeme für die Serienfertigung zwingend fordern, bedeutete dies einen unnötig hohen Aufwand. O-Teile sind für uns trotz fehlender Artikelnummern über das System bestellbar und besitzen dabei alle notwendigen Informationen. Für die Geschäftsführung am wichtigsten ist die Funktionalität der mitlaufenden Kalkulation im Rahmen des projektbegleitenden Controllings. Darüber erfahren alle Beteiligten in Echtzeit, inwieweit die laufenden Aufträge den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen noch entsprechen. Mögliche Abweichungen sind früh erkennbar, sodass geeignete Maßnahmen eingeleitet werden können. Die Vorgänger-Software war in dieser Hinsicht so etwas wie eine Wundertüte. Meist wurde über den Daumen kalkuliert und manuell nachgerechnet, welche Kosten entstanden sind und ob sich die einzelnen Projekte überhaupt gerechnet hatten.

ITM: Dies kann sich ein Mittelständler der Größe Schrages eigentlich nicht leisten, oder?
Peters: Richtig. Wir bauen ca. 200 Anlagen pro Jahr, die wir an Kunden weltweit ausliefern. Die Durchlaufzeiten hier im Hause liegen zwischen 16 und 20 Wochen pro Auftrag, was bedeutet, dass immer ungefähr 25 bis 30 Aufträge parallel laufen. An dieser Stelle müssen wir wirtschaftlich den Überblick behalten und effizient arbeiten.

ITM: Wie bemessen Sie diese Effizienz? Sind Sie schneller geworden?
Peters: Aufgrund der nach wie vor guten Auftragslage halten wir die Stückzahl von 200 verkauften Anlagen jährlich bereits seit 2017/18 konstant hoch. Dass wir seit der ERP-Implementierung allerdings erheblich effektiver arbeiten, zeigt sich daran, dass wir dasselbe ­Pensum inzwischen mit einer deutlich kleineren Belegschaft bewältigen – anstatt zuvor 80 beschäftigen wir heute nur noch 65 Mitarbeiter, auf Leiharbeit und Personal-Leasing können wir verzichten. Und trotz dieser Reduzierung fallen heute im Gegensatz zu früher keinerlei Überstunden und kein Mehrschichtbetrieb mehr an. Der Stressfaktor ist deutlich gesunken, was sich natürlich höchst positiv auf das Gesamtbetriebsklima auswirkt. Seit der Nutzung des ERP-Systems haben wir zudem in großem Stil mit der Vorfertigung von Komponenten begonnen. Hat ein Mitarbeiter einmal „Leerlauf“, produziert er schon einmal Teile für das Lager vor, was die Lage wiederum entspannt, sollte es doch einmal zeitlich eng werden.

ITM: Wie gelangen diese und ähnliche Informationen in die Fertigung?
Peters: Um die Werker mit den jeweils aktuellen und für sie relevanten Informationen zu versorgen, haben wir an jedem der 25 Arbeitsplätze in der Fertigung 40 Zoll große Touchscreen-Monitore installiert. Auf diesen läuft eine von mir in Java programmierte, webbasierte Terminal-Anwendung, die über eine Standardschnittstelle auf die ERP-Datenbank zugreift. Die Mitarbeiter können direkt im ERP-System Zeiten und Materialentnahmen buchen sowie Montagevorgänge und Arbeitsgänge starten – ohne unnötige Laufwege oder Papierkram. Sie können sich zudem jederzeit die Stücklisten aller Aufträge und sämtlicher dazugehörigen 2D- und 3D-Konstruktionszeichnungen digital anzeigen lassen – sogar in Größe A1. Änderungen an Zeichnungen sind in Sekundenschnelle verfügbar, es muss niemand mehr alte, fehlerhafte Papierausdrucke entsorgen. Überhaupt arbeiten wir in der Fertigung mit Ausnahme der obligatorischen Lieferdokumente inzwischen komplett papierlos. Auch hier zeigt sich erneut die Flexibilität und Offenheit von ams.erp, denn die Software fungiert in diesem Rahmen als alleinige Datendrehscheibe für das gesamte Unternehmen.

ITM: Es gibt es neben dem ERP-System keine weiteren Datenquellen für die Terminal-Anwendung?
Peters: Nein. Und die wird es auch nicht geben, denn der entscheidende Faktor für eine durchgängige Prozesskette ist doch, dass sich alle Informationen ausnahmslos aus dem ERP-System speisen. Insellösungen bewirken das Gegenteil. Selbst wenn die Terminal-Software ausfiele, blieben alle Prozesse ohne Unterbrechung lauffähig. Wir hätten lediglich ein vermehrtes Papieraufkommen. Die Terminal-Software erhöht den Komfort und trägt auch zur Qualitätssicherung bei. Aber den Gesamtzustand sichern wir, indem alle relevanten Daten in der ERP-Datenbank liegen, aus der wir uns konsequent bedienen.

ITM: Wo sehen Sie in dieser Konstellation noch Verbesserungspotenzial?
Peters: Hinsichtlich der generellen Funktionsweise sehe ich keines, die Erfahrungen aus dem Zusammenspiel von ERP-Software und Terminal-Anwendung sind absolut positiv. Dennoch habe ich kürzlich eine zweite Version geschrieben, die auf aktuellen Frameworks und weitgenutzten Engines basiert. Diese sind deutlich besser dokumentiert und wartungsfreundlicher, was das Unternehmen unabhängiger von meinem Wissen macht. Gleichzeitig wird die Bedienung für die Mitarbeiter noch komfortabler.

ITM: Wie kann ein solch hoher Digitalisierungsgrad dazu beitragen, neue Mitarbeiter zu gewinnen?
Peters: Diesen Punkt halte ich für extrem wichtig. Ich kann sehr gut nachvollziehen, wenn vor allem junge, engagierte Menschen möglichst digitalisiert arbeiten möchten, weil sie es aus dem privaten Bereich nicht anders kennen und weil sie Digitalisierung in anderen Betrieben vielleicht schon erlebt haben. Bewerber, die wir durch das Unternehmen führen, nehmen das Betriebsklima und die top ausgestatteten Arbeitsplätze schnell wahr. In meinen Augen sollte es für jeden Arbeitnehmer erstrebenswert sein, in solch einem digitalisierten Umfeld arbeiten zu dürfen.

ITM: Dennoch mussten Sie auch die bestehende Belegschaft überzeugen. Wie gingen Sie dabei vor?
Peters: Einige grundsätzliche Dinge haben wir beherzigt. Zum einen sollte man neben einer ERP-Implementierung nicht parallel ein weiteres, unternehmenskritisches System wie CAD oder PDM einführen oder umstellen, denn das könnte einige Mitarbeiter überfordern. Als zweites ist es wichtig, die relevanten Mitarbeiter so früh wie möglich in das ERP-Projekt einzubinden. Dabei sollte dieser Kreis in meinen Augen nicht zu groß sein. Vielmehr sollten an den neuralgischen Stellen Leute mit einem gewissen Überzeugungsvermögen sitzen, die verstehen, dass die Software allein dazu dient, die Abläufe zu optimieren und das Unternehmen effektiver zu führen. Dank dieser Unterstützer in den Abteilungen hatten wir alle Implementierungsschritte jederzeit im Blick und konnten etwaige Fehlentwicklungen in ihrer Entstehung ausmerzen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welchen Vorbehalten sind Sie – wenn überhaupt – begegnet?
Peters: Es hängt immer stark von den jeweiligen Personen ab. Die größte Angst vieler Mitarbeiter war in meiner Wahrnehmung die Angst vor Überwachung. Deshalb ist Vertrauen extrem wichtig. Ich bin hier am Standort von Beginn an dabei, die Mitarbeiter kennen mich. Zudem kenne ich wiederum fast alle Aufgaben im Betrieb und könnte sie im Zweifel selbst ausführen. Dadurch entsteht natürlich eher eine Vertrauensbasis als bei jemandem, der neu ins Unternehmen kommt. Aber auch und gerade dann müssen die relevanten Mitarbeiter schnellstmöglich ins Boot geholt werden.

ITM: Wie wird die digitale Arbeitsumgebung in der Praxis bewertet?
Peters: Nachdem mich ein langjähriger Mitarbeiter anfangs gefragt hatte, wie ich überhaupt noch schlafen könne, während wir doch gerade einen derartigen Kontrollmechanismus aufbauen würden, zeigte sich derselbe Mitarbeiter einige Monate nach der Einführung der ERP-Software und der digitalisierten Arbeitsplätze komplett begeistert. Wie die anderen Mitarbeiter auch stellte er fest, dass niemand unberechtigterweise überwacht wird. Natürlich haben wir die Produktivität im Blick – und sollte diese bei jemandem spürbar abfallen, sprechen wir die Person auch an. Meist lag es daran, dass nicht ordentlich gestempelt worden war. Wir baten dann darum, die Arbeitsschritte konsequent zu buchen, weil wir die ERP-Daten für die nachfolgenden Prozesse benötigen. Dies bedeutete natürlich eine große Umstellung für die Mitarbeiter, weil zuvor keine Arbeitsgänge und kein Material gestempelt wurden. Heute kann niemand mehr wie früher einfach Material aus den Regalen entnehmen. Dies führt aber u.a. dazu, dass wir einen viel besseren Überblick über die Lagerbestände erhalten. Das Verständnis ist mittlerweile da, dass diese Maßnahmen dazu dienen, den Betrieb insgesamt zukunftssicherer aufzustellen. Zusätzlich haben wir wie gesagt ein top Arbeitsklima geschaffen, weil wir unsere Projekte ohne Überstunden bewältigen. Dies wissen unsere Mitarbeiter natürlich zu schätzen. Sie erkennen, dass auch sie davon profitieren, wenn wir das Beste für den Arbeitgeber herausholen. Im Übrigen ist unsere gesamte moderne IT- und Software-Landschaft auch in Richtung unserer Interessenten und Kunden ein Aushängeschild.

ITM: Inwiefern Aushängeschild?
Peters: Wenn wir Interessenten im Hause haben, zeigen wir ihnen inzwischen immer unsere durchgängig digitale Arbeitsweise. Daraus ergibt sich im Entscheidungsprozess häufig genug ein zusätzlicher Pluspunkt für uns und unsere Produkte, weil die Interessenten sehen, dass wir über unsere moderne IT-Landschaft auch die Qualität sicherstellen. Werden Arbeitsgänge gestartet oder beendet, öffnen sich automatisch dazugehörige QS-Checklisten, die ausgefüllt werden müssen, bevor weitergearbeitet werden kann. Es handelt sich dabei meist um Plausibilitätsprüfungen. Zusätzlich können die Konstrukteure zu besonderen Bauteilen oder schwierigen Arbeitsgängen Hinweise im ERP-System hinterlegen, die direkt auf dem Bildschirm erscheinen.

ITM: Sie optimieren dadurch die Weitergabe wichtiger Informationen?
Peters: Ja, vor allem hinsichtlich qualitätsrelevanter Belange. Um uns an dieser Stelle zusätzlich zu steigern, haben wir vor einiger Zeit ein Collaboration-Tool eingeführt, das den Status der Abarbeitung von Aufgaben für alle Beteiligten noch transparenter macht. Dieses System, über das wir mittlerweile bereits mehrere tausend vornehmlich strukturierte Tasks verarbeitet haben, stammt ebenfalls von unserem ERP-Anbieter.

ITM: Als eine Ergänzung zur ERP-Software?
Peters: Ja. Man kann die allermeisten Aufgaben natürlich nach wie vor über die ERP-Software bzw. über Dashboards organisieren. Dies tun wir auch, beispielsweise bei der Angebotsbearbeitung oder um offene Aufträge im Blick zu behalten. Möchten wir allerdings Aufgaben zu eher unvorhersehbaren Zeitpunkten verlässlich zuteilen, nutzen wir dafür ams.taskmanager. Beispiel Montage: Die Projektleiter sind auf Basis der eingereichten Zeiten der Monteure im Grunde die einzigen, die wissen, ab wann eine Montage berechnungsfähig ist. Ist dies der Fall, lösen sie einen entsprechenden Task in Richtung Finanzbuchhaltung aus. Damit ist dieser Vorgang für alle nachvollziehbar. Zudem können gezielt weiterführende Informationen mit übermittelt werden, etwa zu den Abrechnungsmodalitäten. Es lassen sich Freitexte oder relevante Anhänge hinzufügen, die vielleicht nicht alle ins ERP-System gelangen sollen, weil sie im Nachgang nicht mehr von Interesse sind.

ITM: Können Sie weitere Beispiele nennen?
Peters: Prädestiniert ist die Prüfung von Zeichnungen, die durch mehrere Abteilungen gehen. Es ist jederzeit ersichtlich, wann eine Aufgabe begonnen, wann sie weitergeleitet und wann sie abgeschlossen wurde. Bei Bedarf kann jeder Mitarbeiter, der seine Teilaufgabe erledigt hat, einen kurzen Kommentar ergänzen. Dadurch haben die Nachfolgenden im Prozess direkt im Blick, was bislang geschah. So lassen sich auch komplexe Aufgaben nachvollziehbar abbilden und festhalten.

ITM: Woran arbeiten Sie derzeit?
Peters: Wir sind gerade dabei, unsere Monteure noch mehr in den digitalen Prozess einzubinden. Darüber hinaus bin ich damit beschäftigt, das System stetig zu optimieren. Dazu zählt beispielsweise, dass wir Dateiredundanzen weiter reduzieren bzw. abschaffen wollen. Im Zuge der ERP-Implementierung haben wir auch das Dokumenten-Management-System (DMS) Pro.File eingeführt und in diesem Rahmen die vorherigen Ordnerstrukturen stark ausgedünnt. Hier gibt es noch einiges zu tun. Außerdem möchte ich alle nicht Windows-11-fähigen Rechner aussortieren.

ITM: Ab welcher Projektgröße ist die Geschäftsführung denn involviert? Irgendwann müssen ja einmal Budgetentscheidungen getroffen werden.
Peters: Lassen wir Anschaffungen der Größenordnung einer ERP-Einführung einmal außen vor, die allein im Ermessen der Geschäftsführung liegen, gibt es für mich kein festes Budget oder Budgetgrenzen. Weitreichendere Investitionen wie den Kauf der 25 Terminals und Monitore für die Fertigung mit einem Volumen von ca. 30.000 Euro spreche ich natürlich mit Frank und Ralf Schrage ab. In anderen Fällen, wie etwa der Ablösung älterer, Windows-10-basierter Arbeitsplatzrechner, darf ich im Grunde eigenständig entscheiden.

ITM: Dass ein Digitalisierungsverantwortlicher im Mittelstand derart freie Hand hat, ist relativ selten. Was raten Sie anderen Unternehmensverantwortlichen?
Peters: Des Privilegs bin ich mir bewusst. Was ich Geschäftsführern empfehle, die sich unser System als Referenz ansehen, ist, dass diejenigen, die innovative Konzepte umsetzen sollen, eben jene freie Hand und  Zeit bekommen sollten. Man bewältigt Digitalisierung nicht mal eben nebenbei. Vor allem nicht in der Geschwindigkeit, die wir in den letzten gut drei Jahren hingelegt haben. Ich kann nur für mich sprechen, aber damit war ich Vollzeit komplett ausgelastet.

Helge Peters

Alter: 32 Jahre
Familienstand: verheiratet
Ausbildung: Maschinenbaustudium
Werdegang: ab 2010 Metallbauer bei der Schrage Rohrkettensystem GmbH in Friedeburg, ab 2015 Projektleiter und ab 2016 Projektleiter und Steuerungstechnik
Derzeitige Position: ERP-Systemadministrator bei Schrage

Schrage Rohrkettensystem GmbH

Das Unternehmen Schrage mit Sitz im ostfriesischen Friedeburg ist schon seit 35 Jahren Spezialist für Fördertechnik und alles, was dazu gehört. Von klassischen Rohrkettenförderern, über mobile Fördersysteme bis hin zu perfekt koordiniertem Schüttgut-Handling bietet das Unternehmen für jeden Kunden eine individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittene Lösung.

Bildquelle: Mike Henning