Forderungsmanagement auslagern

„Uns ging es um zwei Dinge: Einerseits wollten wir unsere offenen Forderungen realisiert wissen und zwar ohne Zusatzkosten und andererseits kam es uns darauf an, die Kundenbeziehung nicht übermäßig zu strapazieren“, erinnert sich die Geschäftsführende Gesellschafterin bei Dictum Petra Steinberger. Gesucht wurde ein zuverlässiger Dienstleister im Forderungsmanagement, der das nötige Feingefühl in der Kommunikation mit Schuldnern mitbringt. Fündig geworden ist der Werkzeugspezialist quasi vor der eigenen Haustür – die Bearbeitung zahlungsgestörter Forderungsangelegenheiten wurde an die Deggendorfer PNO Inkasso AG ausgelagert.

Das Gros der offenen Posten des Mittelständlers entsteht aus unbezahlten Rechnungen für Online-Einkäufe. Kunden bestellen Werkzeuge oder Messer über den Online-Shop und bezahlen anschließend ihre Rechnung nicht bzw. die Lastschrift schlägt fehl. Auf diese Weise kommen jährlich zwischen 80 und 120 ungeklärte Forderungsangelegenheiten zusammen. „Wir können und wollen keine betrieblichen Ressourcen für die Verfolgung dieser Fälle bereitstellen. Für den Schriftverkehr mit säumigen Kunden würde uns viel Zeit verlorengehen, die dann an anderer Stelle fehlt. Das kostet Geld, Zeit und vor allem Nerven“, erklärt Steinberger.

Sämtliche Auslagen für die Realisierung richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen laut Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und gehen als sogenannter Verzugsschaden zu Lasten des Schuldners. „Für uns bedeutet das, wir müssen kein Geld bezahlen, um unsere offene Forderung zu verfolgen. Ein wichtiger Faktor, weil das Forderungsmanagement so wirtschaftlich bleibt – wir werfen unseren Ausständen kein gutes Geld hinterher“, umreißt Steinberger ihre Erfahrungen mit dem kostenneutralen Inkassoservice.

Für die Übergabe der zahlungsgestörten Fälle nutzt Dictum das Online-Formular des Dienstleisters. Weil die Mandantendaten gespeichert sind, müssen jeweils nur die Angaben des Schuldners, beispielsweise Name, Adresse, Forderungshöhe usw. eingegeben werden. Die konkrete Fallbearbeitung startet direkt nach der Datenübermittlung und die erste Inkassomahnung wird noch am selben Tag verschickt. „Für uns ist aktuell die Einzelfallübergabe die sinnvollste Option“, erörtert Steinberger. „Wir schließen aber nicht aus, zukünftig andere Möglichkeiten, beispielswiese den gesammelten Datenexport oder die ERP-Schnittstelle zu nutzen. Die Hauptsache ist, dass die Datenübermittlung zügig, effektiv und sicher erfolgt.“

Mediativ zum Forderungserfolg

Das sogenannte Mediativinkasso war ein weiterer Entscheidungsgrund. Dabei stellen die Realisierung einer offenen Forderung und der Erhalt der Geschäftsbeziehung ebenbürtige Ziele dar. „Auch wenn es zu einer Zahlungsstörung kommt: Ein Kunde bleibt für uns immer ein Kunde und wir möchten die Geschäftsbeziehung nicht unnötig strapazieren“, skizziert die Geschäftsführende Gesellschafterin die Anforderungen an ein professionelles Forderungsmanagement. Diesem Anspruch wird über die Integration aller beteiligten Parteien in die Lösungsfindung Rechnung getragen und Kunden bleiben regelmäßig nach der Bereinigung der Angelegenheit erhalten. „Für uns hat sich die Auslagerung des Forderungsmanagements gleich in mehrfacher Hinsicht gelohnt“, bilanziert Steinberger. „Wir schonen unsere betrieblichen Ressourcen, erhalten unsere Kundenbeziehungen und erhalten unsere offenen Posten zeitnah zurück. Damit profitieren alle Unternehmensbereiche.“