Für die Zukunft gerüstet

Wie stark sich dieser Einfluss bis 2020 auswirkt, prognostiziert eine von Ricoh unterstützte, aktuelle Studie der Economist Intelligence Unit (EIU). Das Fazit der Studie: Unternehmen – auch mittelständische – profitieren von den Möglichkeiten der kommenden technologischen Entwicklung, wenn sie heute schon auf flexible Prozesse und Strukturen sowie eine anpassungsfähige Unternehmenskultur setzen. Kaum ein Unternehmen, so die Studie, wird sich dem Einfluss der technologischen Entwicklung auf seine Geschäftsmodelle und -prozesse und den damit verbundenen Veränderungen entziehen können. Ihre Ergebnisse stützt die Untersuchung auf die Befragung von 567 Führungskräften aus unterschiedlichen Branchen wie Finanzdienstleistungen, Verwaltung und öffentlicher Dienst, Bildungswesen, Dienstleistungen, Verfahrenstechnik und Produktion sowie auf Interviews mit Technologie- und Wirtschaftsexperten.

Prozesse müssen stimmen

Die technologische Entwicklung hat schon heute in vielen Unternehmen auf Vorstandsebene höchste Priorität. Häufig richtet sich der Fokus der Entscheidungsträger jedoch eher auf die neuesten Hightech-Tools und weniger auf deren Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe. Neue Technologien allein helfen Unternehmen nicht automatisch, die erforderlichen Veränderungen vorzunehmen, um Wachstum langfristig zu sichern. Wenn es darum geht, echte Wertschöpfung zu erzielen, müssen vor allem die Prozesse hinter den Technologien überprüft und optimiert werden. Denn ein reibungsloser Informationsfluss, eine optimale Zusammenarbeit, ein effizienter Wissensaustausch unter Mitarbeitern und eine schnelle Reaktion auf Kundenanforderungen sind für Unternehmen unerlässlich.

Die Studie prognostiziert einen weiteren Trend: 63 Prozent der Befragten gehen von einer Verschiebung hin zu dezentralisierten Geschäftsmodellen aus. Unternehmen werden prozessorientierter, so dass geschäftskritische Informationen einfacher verwaltet und von autorisierten Mitarbeitern empfangen, gespeichert und abgerufen werden können. Dadurch laufen Entscheidungsprozesse weniger hierarchisch ab. Wichtige unternehmerische Entscheidungen werden nicht mehr nur vom Management getroffen. Stattdessen können Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt sofort wichtige Entscheidungen fällen. Bis 2020 werden die Auswirkungen neuer Technologien Unternehmen demnach in eine neue Ära der Dezentralisierung führen, in der Unternehmen aktiver werden müssen, um sich der digitalen Welt anzupassen. Dies ist besonders wichtig, da Mitarbeiter zunehmend Zugriff auf kritische Informationen benötigen und viele von ihnen „virtuell“ oder extern tätig sein werden.

Arbeitsplätze werden mobiler

Die Veränderung der Arbeitsplätze wird ebenfalls von der Studie aufgegriffen: 48 Prozent der befragten Führungskräfte sagen voraus, dass der Großteil der Arbeitnehmer in Zukunft mehrheitlich von zu Hause aus arbeiten werde. Um konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen es ihren Mitarbeitern also ermöglichen, mobil und flexibel zu arbeiten. Dies beinhaltet einen umfassenden Zugang zu wichtigen Dokumenten und die entsprechende technische Ausstattung, um diese beispielsweise auch auszudrucken – und zwar unabhängig davon, ob sie an ihrem Hauptarbeitsplatz, in einem anderen Büro oder unterwegs sind. Mit einer ganzheitlichen Strategie für das organisationsweite Druck- und Dokumentenmanagement können Unternehmen den Wissensaustausch sowie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessern und Prozesse optimieren.

Die Lösungen, die beispielsweise Ricoh mittelständischen Unternehmen bietet, reichen von der Optimierung des Druck- und Dokumentenmanagements bis hin zur kompletten Übernahme von komplexen Geschäftsprozessen. Die Managed Document Services (MDS) beziehen etwa das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe ein und gehen über einen reinen Managed-Print-Services-Ansatz hinaus. Neben Beratung und Projektbegleitung deckt der Anbieter unter dem Schirm von MDS auch die Bereiche IT-Services und Produktionsdruck ab.

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