Generationswechsel ohne Hektik

Nicht immer ist dabei der Wechsel auf ein neues ERP-Produkt notwendig, denn innovative Technologien helfen bei der Modernisierung bewährter ERP-Systeme und reduzieren gleichzeitig die Kosten und Risiken von Transformationsprojekten.

Der gesamte Geschäftsbetrieb in einer Lösung

Es geschah vor zwei oder gar drei Software-Generationen: Im Jahr 1990 prägte die Gartner Group das Akronym „ERP“ für „Enterprise Resource Planning“. Gemeint ist eine Software, die alle für den Geschäftsbetrieb nötigen Daten und Funktionen nicht nur bereitstellt, sondern auch integriert zusammenführt. Diese Aufgabe ist wesentlich breiter als das Konzept der Materialbedarfsplanung (Material Require­ment Planning, MRP) der Vorläufersysteme, die nur sicherstellten, dass in produzierenden Unternehmen alle für die Herstellung der Erzeugnisse und Komponenten erforderlichen Materialien an der richtigen Stelle, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen.

Generationswechsel angesagt

So wie seinerzeit ein Generationswechsel anstand und viele altbewährte MRP-Systeme abgelöst wurden, stehen viele Mittelständler auch heute wieder vor einem Software-Umstieg. Marktführende ERP-Hersteller haben die Weiterentwicklung und teilweise auch schon die Vermarktung ihrer Klassiker gestoppt und wollen Nachfolgeprodukte wie SAP S/4 Hana, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud ERP oder Infor Cloud-Suite verkaufen – am liebsten (oder auch einzig und allen) als Cloud-Produkte.

Kennzeichnend für die neue Generation von ERP-Systemen ist die Nutzung innovativer Technologien wie Cloud oder KI und moderne Bedienoberflächen, aber auch neu hinzugefügte Integrationen, etwa CRM, E-Commerce, Logistik oder Lagermanagement. Was sich ebenfalls wandelt, sind die Art der Integration (z.B. über Webservices), das Tempo der Verarbeitung und die zunehmende Einbindung externer Systeme von Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder Datenlieferanten. Die Rede ist deshalb schon von postmodernen ERP-Systemen.

Laut Statista soll der weltweite Umsatz mit ERP-Software in diesem Jahr voraussichtlich 49,38 Mrd. Dollar erreichen. Und der Wandel kurbelt den Markt an. Constellation Research beispielsweise schätzt, dass allein der weltweite Cloud-ERP-Markt bis 2026 ein Volumen von 44,6 Mrd. Dollar haben wird, obwohl die Zahl der ERP-Anbieter aufgrund von Fusionen und Übernahmen zurückgeht. Allerdings ist der ERP-Markt nicht nur durch Fusionen und Akquisitionen geprägt – es gibt auch innovative Newcomer (wie z.B. Workday oder Weclapp) oder ehrgeizige Quereinsteiger wie den CRM-Marktführer Salesforce, sodass sich die Zahl der ERP-Anbieter auf weltweit mehrere Hundert, wenn nicht gar auf mehr als 1.000 summiert. Allein in Deutschland vergleicht z.B. der Marktplatz „Business Software Führer“ knapp 600 ERP-Systeme von 430 Herstellern.

Es darf nichts schiefgehen

Genauer unter die Lupe genommen haben die Aachener Experten von Trovarit in ihrer alle zwei Jahre durchgeführten Studie „ERP in der Praxis – Anwenderzufriedenheit, Nutzen und Perspektive“ im vergangenen Jahr 130 ERP-Systeme. „Das durchschnittliche Alter der bewerteten Installationen ist gegenüber 2020 nahezu konstant geblieben und liegt derzeit bei ca. 13 Jahren“, konstatiert Trovarit-Vorstand Dr. Karsten Sontow. „Zuvor hatte es Ende der 2010er eine ‚Verjüngung‘ gegeben. Auch bei den Release-Ständen ist die Altersstruktur unverändert.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Konkret heißt das: Die Mittelständler lassen sich vom Marketing der Hersteller nicht verunsichern und gehen den Generationswechsel bei ihrer ERP-Software in aller Ruhe und mit der gebotenen Sorgfalt an. Immerhin hängt der komplette Geschäftsbetrieb vom Funktionieren der ERP-Software ab. Geht dieser Generationswechsel schief, hat das katastrophale Folgen, die wie z.B. bei Haribo, Liqui Moly, Revlon oder zuletzt auch Haba für ungewollte Schlagzeilen sorgen.

Eigene ERP-Strategie gefragt

Laut Gartner muss jeder Mittelständler seine eigene ERP-Strategie definieren, die auf den internen und externen Anforderungen, Abläufen und Prozessen des Unternehmens basiert. So lässt sich etwa festlegen, dass der ERP-Kern all diejenigen Geschäftsprozesse abdecken soll, die hinter der Firewall im eigenen Rechenzentrum bleiben müssen. Ein anderes Unternehmen dagegen kann den ERP-Kern in der Cloud hosten und nur einige kritische ERP-Module ergänzend vor Ort einsetzen.

Auch wenn die Cloud in aller Munde ist und von den allermeisten ERP-Herstellern massiv propagiert wird, geht es bei der Auswahl in erster Linie um die Funktionalität. Die sollte möglichst passen – und auch die branchenspezifischen Funktionen liefern. Darüber hinaus müssen bei Migrationsprojekten oftmals alter Code bzw. bestehende Prozesse ersetzt und Stammdaten bereinigt werden. Für eine ERP-Umstellung gilt laut Jens Hungershausen, Vorstand der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe: „Je nach Komplexität können Migrationsprojekte mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Eine echte Transformation erfordert, dass neue Technologien evaluiert und eingeführt sowie Prozesse neu gedacht werden.“

Fehlende Funktionalität kann teuer werden

Weil ERP-Systeme möglichst alle Geschäftsprozesse automatisieren und unterstützen, sollten die geschäftlichen Anforderungen – und nicht etwa technische Features oder Lizenzbedingungen – das wichtigste Auswahlkriterium für die passenden Produkte sein. Wer von vornherein ausschließlich auf Cloud-basierte Systeme schaut, verliert eventuell Lösungen aus dem Auge, die noch besser zu den eigenen geschäftlichen Anforderungen passen. Und das bedeutet dann, dass fehlende Funktionalität durch Eigenentwicklungen ergänzt oder in Form von Add-ons oder zusätzlichen Software-Produkten nachgekauft und integriert werden muss. Allerdings: Die Cloud macht all diese Software-Bausteine komponierbar.

Um die auch nach sorgfältiger ERP-Auswahl praktisch immer klaffende Lücke zwischen Standardfunktionalität und individuellen Geschäftsanforderungen zu schließen, bietet Proalpha jetzt ergänzend zum eigenen ERP-System die Lösung „Extensibility“ an. Der Anbieter von ERP-Software für die mittelständische Fertigungsindustrie will damit Anpassungen seiner ERP-Standard-Software an die jeweiligen Bedürfnisse eines mittelständischen Unternehmens mit minimal- bis nicht invasiven Erweiterungen ermöglichen und so auf ERP-Seite die Individualisierung von Geschäftsprozessen erleichtern. „Nach der Evaluierung aller Kundenprojekte kristallisierten sich zwei konkrete Bereiche heraus, in denen Anwender ihr Standardsystem sehr häufig individualisieren: Das sind zum einen die Benutzeroberfläche, zum anderen die Datenbanken“, beobachtet Otmar Zewald, Leiter des Produktmanagements bei dem Softwarehaus. Mit der Extensibility verschaffe man Mittelständlern individuelle Funktionalität, ohne den ERP-Kern zu verändern. So könne man die spezifischen geschäftlichen Anforderungen der Kunden bestmöglich unterstützen und gleichzeitig lebenszyklusstabile Software-Produkte bieten. 

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