Geordnete Prozesse für geordnetes Wachstum

Der Ursprung der Heidenheimer Atec GmbH liegt im Bereich der Wasser-, Abwasser- und Umwelttechnik. Vor allem für kommunale Betreibergesellschaften plant und konstruiert das Unternehmen gehäuselose Armaturen, die z.B. in Kläranlagen zur Wasserregulierung oder -absperrung zum Einsatz kommen. Florian Unseld, der die Geschäftsleitung 2018 übernahm, treibt zudem den Aufbau eines zweiten Standbeins voran: den Bau von Entalkoholisierungsanlagen für kleine und mittelständische Brauereien. Um das kommende Wachstum organisatorisch abzusichern, entschieden sich die Verantwortlichen 2019 für die Implementierung der durchgängigen Geschäftssoftware Ams.erp, die auf die besonderen Anforderungen des Multi-Projektmanagements in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten ist. 

Lange Zeit agierte das Unternehmen ausschließlich als verlängerte Werkbank eines konzernzugehörigen Mittelständlers. Ab 2012 wurden eigene Produktionskapazitäten aufgebaut, allerdings führte die Fokussierung auf die rein technischen und abwicklungsrelevanten Aspekte dazu, dass nach dem Ende der Zusammenarbeit mit dem mittelständischen Unternehmen kaum Vertriebs- und Vermarktungsstrukturen vorhanden waren. „Von Beginn an besaß Atec einen relativ hohen Exportanteil und hohe technische Expertise. Lediglich seitens der IT-gestützten Projektabwicklung, z.B. in den Bereichen Materialwirtschaft und Angebotserstellung, hinkten wir zugegebenermaßen hinterher“, erklärt Florian Unseld.

Die Ziele, die der Firmenchef mit der Implementierung einer professionellen Geschäftssoftware verfolgt, sind vielfältig, begonnen mit einem einheitlichen Erscheinungsbild nach außen. Die Gestaltung und das Layout von Angeboten oder Lieferscheinen mit Ams.erp auf Knopfdruck in immer gleicher Form erzeugen zu können, gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten.

Alles andere als Katalogware

Übertragen auf das ganze Unternehmen sind die positiven Effekte noch weitreichender, was vor allem an der Ausrichtung des ERP-Systems auf die speziellen Anforderungen der Projektabwicklung im Umfeld Unikat- und Kleinserienfertigung liegt. „Wenn man unsere Produkte sieht, könnte man meinen, es handele sich um Katalogware. Aber das Gegenteil ist der Fall: Im Grunde gleicht kein Auftrag dem anderen“, so der Geschäftsführer. Die Absperrorgane, Dammbalken, Rückstauventile und Klappwehre unterscheiden sich erheblich. Eine Stärke des Unternehmens besteht darin, dass alle Armaturen modular aufgebaut sind. Handelt es sich um Kläranlagen oder Kraftwerke gleichen Typs, ergibt sich die günstige Situation, Kleinserien von mehreren Dutzenden identischen Armaturen liefern zu können. Das ändert jedoch nichts daran, dass jeder Auftrag als separates Projekt betrachtet wird. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Verantwortlichen standen folglich vor der Herausforderung, eine integrierte ERP-Software zu finden, die zum einen alle Organisationsbereiche vom Vertrieb bis zum Versand durchgängig abbildet. Zum anderen benötigt Atec als Fertiger von Unikaten und Kleinserien in vielen Projektphasen Gestaltungsfreiraum.

Maximale Flexibilität

Diesen Freiraum gewährt das neue ERP-System auf Stücklisten- und Artikelebene. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, kennt man auch bei Atec zum Zeitpunkt der Auftragserteilung die letztliche Ausprägung des zu fertigenden Produkts im Regelfall nicht komplett. Die Funktionalität der wachsenden Stückliste ermöglicht es, die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe zu einem Zeitpunkt zu starten, an dem die Konstruktion noch in vollem Gange ist. Zudem ermöglicht die Software das Arbeiten mit Artikeln ohne Artikelnummern. Auch wenn einige Standardkomponenten auf Lager gefertigt werden, stellt Atec überwiegend Einzelstücke oder geringe Stückzahlen mit hoher Teilevarianz her. Hier kommt es darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können. Im Anschluss wandelt das System angenommene Angebote automatisch in Aufträge um, sodass die Auftragsabwicklung direkt einsetzen kann.

Zweites Geschäftsfeld

Daneben soll der Bau von Entalkoholisierungsanlagen ein neues Geschäftsfeld erschließen. Neben der besseren Risikoverteilung soll so auch ein positiver Effekt auf die Auslastungskapazitäten erzielt werden. Das angestrebte Wachstum will natürlich betriebswirtschaftlich und organisatorisch bestmöglich unterfüttert sein. Dafür werden aktuelle Daten zur generellen Unternehmensentwicklung, zum Status der Auslastung und der Projektabwicklung sowie zur Rentabilität der laufenden Aufträge benötigt. „In einem integrierten ERP-System, in dem die Daten zentral vorgehalten werden und in dem sämtliche Reports und Belege aus dem System heraus generiert werden, ist die Richtigkeit der Dokumente sichergestellt“, so der Geschäftsführer. Aufgrund von Medienbrüchen waren dabei der Aufwand und die Fehleranfälligkeit bisher entsprechend hoch.

Transparenz über alle Bereiche

Im Kern geht es Florian Unseld mit der Implementierung von Ams.erp darum, die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens sicherzustellen. Für strategische Entscheidungen benötigt er größtmögliche Transparenz über alle Firmenbereiche hinweg. Dank des integrierten Datenflusses liegen nun erstmals valide Zahlen zur aktuellen Kostenentwicklung vor. Ams.erp liefert in Echtzeit genaue Informationen darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar, die Gründe lassen sich bis auf Baugruppen- und Bauteilebene zurückverfolgen und Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. 

Die umfassenden Möglichkeiten der Kalkulation erleichtern zudem das Erstellen neuer Angebote: Werden Bauteile oder Produkte erneut angefragt, können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc neue Angebote erstellt werden. „Die Budgetierung, die wir mit dem ERP-System nun regelrecht auf Knopfdruck erhalten, wird uns auf jeden Fall entscheidend helfen“, sagt der Firmenchef. „Hinzu kommt, dass wir für die nächsten fünf Jahre einen konkreten Wachstumspfad definiert haben, für den wir jetzt das Fundament gelegt haben. Nun verfügen wir über ein System, das mit uns wächst und mit dem wir wachsen können.“

Bildquelle: Emschergenossenschaft und Lippeverband