19.11.2020 E-Signaturen

Geschäfte schnell und papierlos abwickeln

Durch die Kooperation mit Docusign arbeitet Docuware nun mit einem weiteren Spezialisten für elektronische Signaturen zusammen. Im vergangenen Jahr ist der Anbieter von Cloud-Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation bereits eine Partnerschaft mit Signatur-Dienstleister Validated ID eingegangen.

Elektronische Signaturen liegen im Trend, denn sie vereinfachen Prozesse und schonen Ressourcen.

Unternehmen aus nahezu allen Branchen haben sich inzwischen darauf eingestellt, dass ihre Belegschaften an verteilten Standorten und aus dem Homeoffice miteinander arbeiten. Die Integration einer elektronischen Signatur-Technologie trägt dazu bei, die Geschäftskontinuität und Produktivität aller Remote-Teams zu sichern. Um Dokumente, die sich in seinen Workflows befinden, mit einer elektronischen Signatur versehen zu können, ist der Anbieter jetzt eine Kooperation mit einem weiteren Signatur-Dienstleister eingegangen, der Firma Docusign.

Die Entscheidung für das amerikanische Unternehmen sei aufgrund der Flexibilität und des Funktionsumfangs des Produkts gefallen. Es sollen sich ein oder mehrere Unterzeichner und Signaturstellen auf einem Dokument hinzufügen lassen, entweder in einer zuvor festgelegten oder in der zufälligen Reihenfolge des Unterzeichnens. Docusign erlaube auch Initialen an einer Stelle oder mehreren Stellen.

Docuware bietet diesen Service zur Integration elektronischer Signaturen als Teil seiner Cloud-basierten Lösung allen Cloud-Kunden sowie in Form einer Zusatzlizenz für On-Premises-Kunden an. In beiden Fällen müsse das Signaturzertifikat gesondert erworben werden. „Elektronische Signaturen sind Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität, wenn herkömmliche papierbasierte Prozesse nicht möglich sind“, so Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Um unterschriebene Dokumente bei beispielsweise Verträgen oder Neueinstellungen sicher und effizient in einem digitalen Workflow verarbeiten zu können, sind sie Voraussetzung und ein zentraler Aspekt der Digitalen Transformation.“

Unter Einhaltung strengster Sicherheitsstandards sollen bei Docusign mehrere Optionen zur Benutzer-Authentifizierung zur Verfügung stehen. Benutzer könnten die Authentifizierung per E-Mail, Zugangscode, Telefon, SMS oder Knowledge-based Authentication (unter Verwendung öffentlich zugänglicher Aufzeichnungen zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners durch das Stellen von Multiple-Choice-Fragen) vornehmen.

((Bildquelle: Gettyimages/iStock/Gettyimages Plus))