15.07.2013 Henry Kammeyer nutzt Godesys ERP

Geschäftsprozesse aufgemöbelt

Von: Mark Schüpstuhl

Die Henry Kammeyer GmbH & Co. KG aus Hannover-Garbsen, ein Großhändler für Werkzeuge und Holzbearbeitungsmaschinen, hatte viele Jahre eine IBM-AS/400-Software im Einsatz. Vor knapp einem Jahr entschieden sich die Werkzeugexperten nun für eine andere ERP-Software.

Der 1925 gegründete ehemalige Lack- und Leimspezialist aus Niedersachsen ist heute ein bekannter Holzverarbeitungsexperte. Während das Unternehmen sich stetig weiterentwickelte, blieb das ERP-System auf der Strecke. Die AS/400-Lösung, die Kammeyer seit 1990 im Einsatz hatte, wurde den Anforderungen eines modernen Großhändlers nicht länger gerecht. „Unser Altsystem war einfach nicht mehr zeitgemäß. Wir konnten beispielsweise keine PDFs aus dem System heraus erstellen oder Bilder einlesen. Auch Suchfunktionen gab es nicht“, bemängelt Dr. Thomas Kaulmann, Geschäftsführer der Kammeyer GmbH. Gefordert waren mehr Transparenz und lückenlosere Einblicke in Prozesse und Vorgänge.

Umfassender Anforderungskatalog

Dies waren nur einige der Anforderungen, die Kammeyer an die neue Software hatte. Die Holzbearbeitungsmaschinen befinden sich in der Regel viele Jahre im Einsatz. Geht eine Maschine kaputt, kann es vorkommen, dass die Rechnung nicht mehr gefunden wird oder das Typenschild verkratzt ist. Bei Kammeyer muss man dann schnell herausfinden, was der Kunde damals gekauft hatte und welche Ersatzteile er benötigt. Hinzu kommt ein hohes Aufkommen an kundenbezogenen Bestellungen bei Lieferanten. Auch diesen organisatorischen Aufwand wollte Kammeyer reduzieren. Darüber hinaus sollte die neue Lösung den Vertrieb umfassend unterstützen.

Der Auswahlprozess fand gemeinsam mit einem externen ERP-Berater statt, der Kammeyer begleitete und Marktanalysen durchführte. Geschäftsführer Kaulmann erinnert sich: „In der engeren Auswahl waren auch günstigere Anbieter, allerdings fehlten hier Service und Support. Andere Angebote waren wiederum vollkommen überdimensioniert oder das Lizenzmodell war überteuert, so dass die Wahl letztlich zugunsten Godesys ERP ausfiel.“

Im Unternehmen schätzt man, auch eigenständig in die Lösung eingreifen zu können. Die Nutzer können bei Bedarf selbst Hand anlegen und Geschäftsprozesse sowie Reports anpassen. Auch die langen Suchen im System nach Informationen über Kundensituationen entfielen mit der neuen Anwendung.

Etwas Umgewöhnung erforderlich

Bei der Einführung der neuen Software mussten sich einige Prozesse zunächst einspielen. In der Vergangenheit wurden Bestellungen manuell und nicht systemgestützt durchgeführt. Kaulmann lobt hier die Ergonomie der neuen Geschäftssoftware ebenso wie die Betreuung und Einführung, auch wenn beispielsweise die Warenein- und -ausgänge etwas Umgewöhnung erforderten. Aktuell nutzen rund 30 Anwender bei Kammeyer die neue Software. Das Angebotswesen wurde signifikant verbessert, es findet nun auf einer Kalkulationsbasis statt und ist für alle einsehbar.

Auch die Rechnungsbearbeitung konnte optimiert werden: Mithilfe der ERP-Software lassen sich Rechnungen automatisch scannen, verschlagworten, verteilen und bearbeiten. Anschließend gehen sie zurück in die Buchhaltung. Wo zuvor Word-Dokumente für viel Arbeitsaufwand sorgten und den Überblick erschwerten, können sich die Mitarbeiter heute anderen Aufgaben widmen. Das Ergebnis: Kostenersparnisse und Prozessverbesserungen. Nachdem nun eine durchgängige Prozesskette vom Angebot bis zur Auslieferung erreicht wurde, soll im nächsten Schritt die ERP-Lösung mobil zugänglich gemacht werden. Außendienstmitarbeiter, die schnell Preis- oder Kundenauskünfte suchen, können dann schneller und effektiver reagieren.

Henry Kammeyer