Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Der gesetzliche Rahmen ist komplex und u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) festgelegt. So dürfen digitale Daten ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt werden, ausgedruckte Exemplare sind nicht ausreichend. Zweitens müssen die E-Mails im Original aufbewahrt werden und zwar so, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist (Revisionssicherheit). Die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art der Nachricht: Während Geschäftsbriefe oder Verträge nur sechs Jahre archiviert werden müssen, gilt für Jahresabschlüsse, Bücher oder Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Bei der Umsetzung der E-Mail-Archivierung setzen sich zunehmend Managed Services durch. Dabei übernimmt ein externer Dienstleister dide Speicherung und Aufbewahrung der E-Mails. Das Unternehmen hat mittels Web-Interface oder Plugin für den E-Mail-Client jederzeit Zugriff auf die archivierten E-Mails. Hauptargument für die Nutzung eines ausgelagerten Services ist, dass eine interne Archivierung betriebswirtschaftlich nicht vertretbar ist. Wollen Unternehmen mit hunderttausenden oder gar Millionen E-Mails am Tag die E-Mail-Archivierung inhouse abbilden, fallen aufgrund der langen Aufbewahrungsfristen Infrastrukturkosten an, die vor allem nicht zuverlässig langfristig zu kalkulieren sind – insbesondere in den ersten Jahren, in denen immer neue E-Mails hinzukommen, ohne dass andere gelöscht werden können.

Zudem müssen die erforderlichen Infrastrukturen so ausgelegt sein, dass sie Datenverluste möglichst vollständig verhindern. Revisionssichere E-Mail-Archivierung erfordert ein Maximum an Datensicherheit. Dies sicherzustellen, überfordert auch IT-Abteilungen großer Unternehmen. Wer hierin investieren will, schafft sich schnell ein „Fass ohne Boden“. Aus diesen Faktoren ergibt sich ein Kosten-Nutzen-Verhältnis, das gerade für mittelständische Unternehmen nicht vertretbar ist.

Die richtige Anbieterauswahl

Cloud-basierte Lösungen bieten den Unternehmen in der Regel viele Vorteile: Das Unternehmen muss keine eigenen Ressourcen bereitstellen, es entsteht keinerlei Aufwand, die Kosten sind auch langfristig planbar. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Infrastruktur des Dienstleisters speziell darauf ausgelegt ist, große E-Mail-Mengen lange Zeit aufzubewahren. So können Managed-Service-Anbieter eine mehrfach redundante Archivierungsarchitektur einsetzen, die ein Vielfaches der Daten- und Ausfallsicherheit bietet, als es ein Unternehmen inhouse gewährleisten könnte. Jede E-Mail wird dabei mehrfach und in mindestens zwei voneinander vollkommen unabhängigen Rechenzentren gespeichert. Selbst ein kompletter Rechenzentrumsausfall führt damit nicht zu einem Verlust gespeicherter Daten. Die Datensicherheit ist damit erheblich höher als bei einer Inhouse-Lösung.

Zu den Aspekten, die es bei der E-Mail-Archivierung zu beachten gilt, zählen weiter die verschlüsselte Aufbewahrung der E-Mails, die Nutzung ausschließlich zertifizierter Rechenzentren und die Nutzung von Dienstleistern, die ihre gesamte zur Archivierung eingesetzte Infrastruktur in Deutschland betreibt und damit die Einhaltung der strengen deutschen Datenschutzgesetzgebung gewährleisten. Sind diese Punkte erfüllt, können Datenschutzbedenken, wie sie Cloud-Lösungen oft entgegengebracht werden, vollständig ausgeräumt werden.

E-Mail-Archivierung ist heute keine Option mehr, sondern Pflicht für Unternehmen jeder Größe. Archiving als Managed Service bietet Unternehmen neben der Entlastung ihrer eigenen IT-Strukturen den Vorteil, die Kosten effizient im Voraus kalkulieren zu können, da Service und Wartung beim Anbieter liegen. Profitieren können Kunden deutscher Anbieter wie etwa dem E-Mail-Sicherheitsdienstleister Cyren vor allem von den streng eingehaltenen deutschen Datenschutzrichtlinien.

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