Gesundheitsdaten sicher aufbewahrt

Seit über 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten in Sachen digitaler Belegarchivierung auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) des Anbieters Proxess. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie habe sich der hohe Digitalisierungsgrad bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, sehr zügig auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus habe das DMS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation Easy San – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente werden dabei automatisch ins PDF-Format konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zum DMS übertragen sowie archiviert. Anschließend seien die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar.

Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe eines Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolge dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen.

Homeoffice-Umstellung geglückt

Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen, so das Sanitätshaus. Damit sei sichergestellt, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen könnten. Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolge heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen direkt im System integriert seien.

Bildquelle: Proxess