Gläserne Prozesse
Beatrix Kirchhöfer, Leiterin Finanzen bei GBK: „Die Kunden- und Lieferantendaten haben wir über dieses zentrale Cockpit jederzeit im Zugriff.“
Mit rund 250 Ausgangs- und 120 Eingangsrechnungen geht das Unternehmen im Monat um. Bei dieser Größenordnung zahlt es sich aus, wenn die diesen Belegen zugrunde liegenden Daten in einem System zentral erfasst werden und dann für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen automatisiert zur Verfügung stehen. „Seit wir eine integrierte Software für unsere kaufmännischen Abläufe im Einsatz haben, spare ich etwa eine Stunde pro Woche ein, die vorher für Erfassungstätigkeiten anfiel“, schätzt Beatrix Kirchhöfer, die die Buchhaltung des Glasbauunternehmens leitet.
Die Glas Bau Kunst GmbH setzt auf Anraten des Steuerberaters Datev Mittelstand Classic Pro ein. Indem das Programm Funktionen des Auftragswesens, der digitalen Dokumentenablage, der Finanzbuchführung sowie des Zahlungsverkehrs integriert, soll es für schlankere Prozesse im Unternehmen sorgen. GBK wickelt damit die Bestell- und Rechnungsdaten von insgesamt rund 8.500 Kunden und etwa 375 Lieferanten effizient ab.
Abgestimmte Komponenten
Die aufeinander abgestimmten Programmkomponenten gewährleisten einen reibungslosen Datenfluss. So werden Daten, die beim Digitalisieren von Lieferantenrechnungen erfasst werden, in automatisierte Buchungsvorschläge übernommen. Bei den Ausgangsrechnungen werden die Buchungsvorschläge automatisch erzeugt. Alle Verkaufsbelege vom Angebot bis hin zur Rechnung lassen sich im Modul Auftragswesen erstellen und werden dabei automatisch in der Dokumentenablage gespeichert. Für den Überblick über alle relevanten Kennzahlen sorgt eine übersichtliche Arbeitsoberfläche. „Informationen wie Auftragslage, Stand der Forderungen oder die Salden unserer Bankkonten sind dort verfügbar“, erklärt Beatrix Kirchhöfer. „Auch die Kunden- und Lieferantendaten haben wir über dieses zentrale Cockpit jederzeit im Zugriff.“ Neben dem internen Datenfluss verbessert die Software auch das Zusammenspiel mit der Steuerberatungskanzlei, die Zugang zu den erfassten Daten erhält und Auswertungen so online zur Verfügung stellen kann.
Die Glas Bau Kunst GBK GmbH
Standort: Erlangen
Gründung: 1974
Branche: Umfassendes Portfolio rund um das Thema Glas: Bauelemente wie Fenster, Türen, Vordächer oder Wintergärten, aber auch Duschen, Badmöbel, Vitrinen und Tische aus Glas.
www.glas-bau-kunst.de
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