„Große bürokratische Last“

ITM: Frau Kamrath, inwieweit erfassen deutsche Mittelständler bereits die Arbeits-/Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter?
Kamrath: Befragungen der letzten Jahre von Beschäftigten im Mittelstand zeigten, dass es in Deutschland nur wenige Unternehmen gibt, in denen noch keinerlei Arbeitszeiterfassung erfolgt. Bereits 2018 gab es mit 55 Prozent bei mehr als der Hälfte von befragten Beschäftigten in deutschen Betrieben Regelungen zu Arbeitszeitkonten. Die Nutzung ist zwischen 2002 und 2016 kontinuierlich angestiegen. In der Mehrheit der Unternehmen wird die Arbeitszeit also dokumentiert, allerdings bisher überwiegend per Stechuhr oder Mitarbeiterzettel.

ITM: Mit welchen Herausforderungen ist die praktische Umsetzung verbunden?
Kamrath: Gerade weil Regelungen zu Arbeitszeitkonten bis dato eher in Betrieben mit größeren Beschäftigtenzahlen Verwendung fanden, müssen sich kleine Mittelständler bei der Umsetzung der Arbeitszeiterfassungspflicht einige Kriterien im Auge behalten. Stichwort „Verwaltungsaufwand“: Die Zeiterfassungspflicht bedeutet mehr Administration, denn es müssen Richtlinien und Prozesse entwickelt werden, um die erfassten Daten zu überprüfen, zu verwalten und zu archivieren. Desweiteren benötigen Unternehmen geeignete technische Systeme oder Software, um die Zeiterfassung effektiv und automatisiert durchzuführen. Hier die passende Lösung zu finden, kann insbesondere für kleine Unternehmen eine komplexe Aufgabe sein. Auch die Themen „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ spielen eine wichtige Rolle.

ITM: Wie können Mittelständler ohne großen Aufwand die Arbeitszeiterfassungspflicht rechtskonform erfüllen?
Kamrath: Der Gesetzentwurf des BMAS besagt, dass zwar die Aufzeichnung der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter delegiert werden kann, die Verantwortung der ordnungsgemäßen Zeiterfassung aber allein bei den Arbeitgebern liegt. Der Auswahl eines geeigneten Erfassungssystems kommt also eine besondere Rolle zu. Um die Fehlerquote so gering wie möglich zu halten, sollten kleine Unternehmen auf voll automatisierte digitale Lösungen setzen. Allerdings ist es angesichts der großen Zahl von Anbietern alles andere als leicht, den Überblick zu behalten. Wichtig ist es hier, nach digitalen Lösungen zu suchen, die wenig zusätzliche Investitionen bedeuten und einfach in bestehende unternehmensinterne IT-Systemlandschaften integriert werden können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Inwieweit dürfen weiterhin Stundenzettel und Stechuhren zum Einsatz kommen?
Kamrath: Der seit April 2023 vorliegende Gesetzentwurf sieht die Pflicht zur objektiven, verlässlichen und systematischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit der beschäftigten Arbeitnehmer vor. Zur Art und Weise, wie dies zu erfolgen hat, heißt es lediglich, dass die Arbeitszeiten elektronisch aufzuzeichnen sind – wobei mit elektronisch nicht unbedingt der Einsatz einer Software zu verstehen ist, sondern auch die Nutzung einer Stechuhr oder eines herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramms erlaubt wäre. 

Bildquelle: Vert