„Hohe Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten“

ITM: Herr Gerber, welche Rolle spielt der Faktor „Mobility“ aktuell beim ERP-Einsatz im Mittelstand?
Gerber: Leider spielt der Faktor mobiles ERP im Mittelstand eine noch viel zu geringe Rolle. Viele Unternehmen nutzen Systeme, die auf Technologie aus den frühen 2000er-Jahren basieren. Sie sind monolithisch, schwerfällig und alles andere als flexibel. Mobile Nutzung war damals nicht vorgesehen und ist deshalb auch heute oftmals noch nicht möglich. Das gilt auch für viele Systeme der großen Player am Markt. Natürlich hat sich das Anforderungsprofil mittlerweile geändert. Hohe Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten werden von der Kundschaft als Selbstverständlichkeit erwartet. Nichtsdestotrotz scheuen viele Mittelständler den Umstieg auf moderne Software. Immerhin sind in den vergangenen Jahren zahlreiche Unternehmen den Wechsel in die Cloud angegangen – eine gute Voraussetzung für die mobile Nutzung von ERP-Daten. Ich glaube allerdings nicht, dass Unternehmen in ein neues ERP-System investieren, nur um eine mobile Nutzung zu ermöglichen. Wer aber ein modernes System anschafft, bekommt sie quasi als Nebenprodukt dazu. Viel wichtiger ist es in meinen Augen, Überzeugungsarbeit zu leisten, dass die Migration auf zeitgemäße Software heutzutage kein Hexenwerk mehr ist und Unternehmen dabei nicht nur die wenig flexiblen Systeme der großen Anbieter im Blick haben sollten.

ITM: Welche Vorteile bringt ein mobiler ERP-Zugriff für das Management der Prozesse?
Gerber: Mitarbeiter können überall und jederzeit auf das ERP-System zugreifen. Sie finden immer ihre gewohnte Umgebung vor – egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht es, Aufgaben und Prozesse effizienter und schneller zu erledigen. Anwender können beispielsweise Kundeninformationen, Bestände, Auftragsstatus oder Produktionsdaten in Echtzeit abrufen. Das ermöglicht fundierte Entscheidungen und erlaubt es, zügig auf veränderte Situationen zu reagieren. Kunden erhalten schnellere Antworten und einen besseren Service, was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert. Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams wird optimiert. Mitarbeiter können Informationen und Daten schnell teilen, gemeinsam an Projekten arbeiten und nahtlos kommunizieren. Außerdem lassen sich papierbasierte Prozesse reduzieren, da Informationen digital erfasst und bearbeitet werden können. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Mit einem mobil einsetzbaren ERP schaffen Unternehmen zudem die Basis für Internet-of-Things-Anwendungen (IoT) und Industrie 4.0.

ITM: In welchen Bereichen ist der mobile ERP-Einsatz aus Ihrer Sicht am sinnvollsten? Wo sind dem mobilen ERP bislang noch Grenzen gesetzt?
Gerber: Der mobile ERP-Einsatz ist in verschiedenen Bereichen sinnvoll und bringt Unternehmen unabhängig von Größe und Branche Vorteile. Insbesondere Mitarbeiter aus Vertrieb und Kundendienst, die viel unterwegs sind, profitieren. Sie haben von unterwegs auf alle wichtigen Kundendaten, Auftragsinformationen und Lagerbestände Zugriff. Sie können Serviceanfragen verwalten, Bestellungen aufnehmen, Verkaufsabschlüsse tätigen und Kundendaten aktualisieren – alles, während sie beim Kunden vor Ort sind. Auch Lagerverwaltung und Logistik sind prädestiniert für den mobilen ERP-Einsatz. Ob Bestände in Echtzeit überwachen, Wareneingänge erfassen, Bestellungen verfolgen oder Lieferungen koordinieren: Die Prozesse werden effizienter, Engpässe oder Fehler frühzeitig erkannt. In der Produktion können Mitarbeiter mit mobilen Geräten auf das ERP-System zugreifen, um Produktionsaufträge zu verfolgen, Materialverbräuche zu erfassen, Qualitätskontrollen durchzuführen und Produktionsdaten zu dokumentieren. Dies unterstützt eine reibungslose und effiziente Fertigung und ermöglicht es, Engpässe oder Verzögerungen schnell zu identifizieren und zu beheben.

Wo Grenzen gesetzt werden, hängt unter anderem auch von der gewählten ERP-Lösung ab. Vor der Anschaffung eines neuen Systems sollten Unternehmen daher unbedingt prüfen, ob sich auch komplexere Prozesse, die spezifische Anwendungen oder Schnittstellen erfordern, vollständig auf mobile Geräten abbilden lassen. Zu berücksichtigen ist auch, dass mobile Geräte im Vergleich zu Desktop-Computern oder Laptops kleinere Bildschirme haben, was die Benutzererfahrung beeinträchtigen kann. Die Darstellung bestimmter Informationen und die Durchführung komplexer Aufgaben können daher weniger komfortabel sein. Das sollten Unternehmen bedenken, bevor sie sich für ein ERP entscheiden. Lösungen auf durchgängiger Low-Code-Basis bieten hier ein hohes Maß an Flexibilität und lassen sich unkompliziert an individuelle Bedürfnisse anpassen.

ITM: Welche Voraussetzungen müssen im Betrieb geschaffen werden, damit ein mobiler Zugriff auf die Daten und die Abbildung der Prozesse auch einwandfrei funktionieren?
Gerber: Unternehmen sollten die Kompatibilität des ERP-Systems mit verschiedenen Mobile Devices und Plattformen berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre bevorzugten Geräte verwenden können. Dies beinhaltet auch die Unterstützung unterschiedlicher Betriebssysteme. Die Bedienung sollte für mobile Geräte optimiert sowie an die Bildschirmgröße und die Nutzung per Touchscreen angepasst sein. Eine webbasierte Anwendung oder spezifische Apps erleichtern den mobilen Zugriff. Die Benutzeroberfläche sollte smart, intuitiv und einfach gestaltet sein und sich flexibel und unkompliziert an die Bedürfnisse des Users anpassen lassen. Eine nahtlose Integration und Synchronisation von Daten zwischen dem mobilen ERP-System und anderen Unternehmenssystemen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Informationen stets aktuell und konsistent sind. Nur wenn entsprechende Schnittstellen vorhanden sind, lassen sich Daten zwischen verschiedenen Systemen synchronisieren und so eine einheitliche Datenbasis schaffen.

ITM: Wo betriebsrelevante Daten im Umlauf sind, ist Sicherheit unabdingbar. Worauf ist beim Einsatz von mobilen ERP-Lösungen in puncto „(Daten-)Sicherheit“ zu achten?
Gerber: Die Sicherheit einer ERP-Lösung ist elementar, um Risiken zu minimieren und den Zugriff Unbefugter auf Unternehmens- und Kundendaten zu verhindern. Wichtig ist zunächst einmal, wo die Daten gespeichert sind. Unternehmen, die über starke eigene IT-Ressourcen und Hardware verfügen, können sich für einen lokalen Betrieb – also On Premises – entscheiden. Datenhoheit, -sicherheit und -kontrolle liegen dann in den eigenen Händen. Alternativ gibt es die Möglichkeit für eine Cloud-Lösung. Hier muss gewährleistet sein, dass die Daten DSGVO-konform und sicher in einer zertifizierten Cloud liegen. Idealerweise erlaubt ein ERP-System beide Varianten – und das Unternehmen entscheidet nach seinen individuellen Bedürfnissen.

Der Zugriff auf die mobile ERP-Anwendung muss auf autorisierte Benutzer beschränkt werden. Der Zugang sollte durch starke Authentifizierungsmethoden wie Passwörter, biometrische Authentifizierung oder Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert sein. Empfehlenswert ist ein System mit intelligentem Berechtigungskonzept, in dem Unternehmen festlegen können, welche Mitarbeiter Zugriffsrechte auf welche Datensätze bekommen. Mit Richtlinien für die Speicherung und Löschung von Daten kann man dafür Sorge tragen, dass sensible Unternehmensdaten nicht unnötig auf den Geräten gespeichert werden und sie sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Sicherheitsrisiko Nummer eins bleibt allerdings der Mensch: Deshalb sollte das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter geschärft werden – durch Schulungen und Best Practices für den sicheren Umgang mit mobilen Geräten und ERP-Daten.

Bildquelle: Step Ahead