Homeoffice statt Dienstreisen

ITM: Herr Jouini, inwieweit hat sich die Corona-Pandemie bislang auf die Geschäftsausgaben im deutschen Mittelstand ausgewirkt?
Karim Jouini: Die Ausgaben für Geschäftsreisen gingen in Europa, insbesondere in Deutschland, stark zurück. Reisen ins Ausland oder Restaurantbesuche waren nur sehr eingeschränkt möglich. Der Anteil „traditioneller Spesen“ wie Übernachtungen und Transportkosten mit Bus und Bahn (Fahrtkosten) an Geschäftsausgaben 2020 war relativ gering, wie wir als spezialisierter Software-Anbieter bei unseren Kunden sehen. Wir stellen beispielsweise 49 Prozent weniger Ausgaben für Übernachtungen im Vergleich zu 2019 fest. Ausgaben für die Verpflegung gingen um gut ein Drittel zurück.

ITM: Wie schaute es konkret im letzten Jahr bei den Ausgaben für Spesen aus?
Jouini: Es zeigt sich vor allem eine Veränderung bei den Ausgaben. Reisekosten gingen durch sowohl nationale als auch internationale Reisebeschränkungen zurück. Übernachtungen, die sonst nach Taxifahrten an oberster Stelle standen, belegten 2020 den letzten Platz. Mit dem Lockdown und der Verbreitung von Homeoffice sind jedoch neue Arten von Spesen entstanden: Pauschalen für Homeoffice oder Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen, um öffentliche Verkehrsmittel zu vermeiden. Private Transportmittel nahmen als Teil der Reisekosten um mehr als das Doppelte zu. Auch Online-Käufe sind exponentiell gestiegen. Wir verzeichnen einen hohen Zuwachs bei Ausgaben für IT-Ausstattung wie beispielsweise Laptops oder Abonnements für Internet-Anbieter. Ausgaben für das Homeoffice verzeichnen so einen Anstieg um 22 Prozent. Kraftstoffkosten (Fahrtkosten) liegen 2020 ganz oben in der Ausgabenkategorie.

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ITM: Inwieweit wird es im laufenden Jahr 2021 Geschäftsreisen und Fahrtkosten in mittelständischen Unternehmen geben, wenn nach wie vor viele Menschen im Homeoffice arbeiten? Welche Trends sind erkennbar?
Jouini: Natürlich werden nach dem Lockdown wieder mehr Dienstreisen stattfinden. Nicht alle Prozesse sind digital durchführbar. Das Homeoffice hat jedoch neue Arbeitsweisen und Ausgaben entstehen lassen. Die Homeoffice-Pauschale zur Übernahme entsprechender Kosten wurde eingeführt. Arbeitnehmer können zusätzliche Ausgaben also steuerlich absetzbar machen. Darüber hinaus kommen neue Ausgaben auf Unternehmen zu, etwa die Rückerstattung von Anfahrten an Tagen außerhalb des Homeoffices. Auch Online-Einkäufe werden einen Großteil der Spesen ausmachen. Klar ist, dass Ausgaben für „Fernreisen“ 2021 niedrig bleiben werden. Kommunikation findet stark über Plattformen wie Zoom, Slack oder Microsoft Teams statt. Auch der Trend „Bleisure“, die Kombination von Geschäfts- und Urlaubsreisen, wird einen Wandel der Ausgaben mit sich bringen.

ITM: Wie sollte eine Ausgabenmanagement-Lösung anno 2021 beschaffen sein?
Jouini: Sie muss nutzerfreundlich und flexibel gestaltet sein, um die Anwender in Krisenzeiten zu unterstützen – d.h., sich schnellstmöglich an Veränderungen, wie wir sie gerade erleben, anzupassen. Das Beste ist eine 360-Grad-Komplettlösung, die Spesen aller Art erfasst. Gerade die Aufwendungen im Bereich „Homeoffice“, die erst durch die aktuelle Situation entstanden sind, fallen darunter. Genauso wichtig ist der internationale Rahmen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Länder müssen berücksichtigt werden. Dies erleichtert vor allem multinationalen Konzernen, die mit mehreren Tochterunternehmen agieren, das Management.