„Hybrid-Work-Konzepte stehen im Fokus“

ITM: Herr Wittrock, welchen Stellenwert besitzt das Output-Management in Zeiten zunehmender Digitalisierung?
Wittrock: Viele denken beim Begriff „Output-Management“ oft nur ans Drucken und das damit verbundene Drucker-Management. Das ist jedoch zu kurz gedacht. Beim Output-Management sprechen wir bewusst von einer Management-Disziplin – mit dem Ziel, Daten und Unterlagen aller Art und unabhängig von ihrem Format und ihrem Ursprung an einer zentralen Stelle im Unternehmen zusammenzuführen und so zu verwalten, dass alle Output-Dokumente standortunabhängig von jeder autorisierten Person sicher zu erreichen sind. Daher wird gerade in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung mit zunehmenden „Work from Anywhere“-Ansätzen sowie modernen Hybrid-Work-Umgebungen das moderne Output-Management immer wichtiger. Dabei sollten Unternehmen immer ganzheitlich denken, was in diesem konkreten Fall bedeutet, dass das Output-Management nicht losgelöst, sondern in Kombination mit optimierten Inputprozessen, sprich dem Scannen und damit der Digitalisierung von Dokumenten und Informationen verbunden sein sollte. Dank intelligenter Schnittstellen zu modernen Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) wird somit die gesamte Prozesskette von Input, Throughput und Output berücksichtigt. Nur ganzheitlich gedacht, schaffen sie unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzaspekten mehr Agilität und Flexibilität für den modernen, digitalen Arbeitsplatz und sind zugleich ein wichtiger Digitalisierungshebel für heutige Unternehmen.

ITM: Inwieweit hat sich das Druckverhalten der deutschen Mittelständler in den letzten Jahren gewandelt?
Wittrock: In den letzten Jahren konnte auch im Mittelstand ein Rückgang beim Druckvolumen beobachtet werden. Dieses hat sich zwar im weiteren Verlauf langsam erholt, jedoch ohne das vorherige Niveau wieder zu erreichen. Das liegt zum einen an der stärkeren Nutzung des Homeoffice und zum anderen an einer gestiegenen Nachfrage nach Digitalisierung. Hybrid-Work-Konzepte stehen ganz klar im Fokus, auch für uns als Digital Services Company. Unsere Multifunktionsgeräte ermöglichen und begünstigen mit Cloud-Workflow, Apps und integrierten Lösungen nicht nur eine Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter jederzeit und überall, sondern erlauben zudem flexible und ortsunabhängige Druck- und Scanprozesse. Das digitale Dokumenten-Management wird für den Mittelstand immer interessanter: Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen werden über einen virtuellen Druckertreiber digital verschickt. Das spart Zeit, Geld sowie Ressourcen – und die Arbeitsabläufe lassen sich schneller und effizienter gestalten.

ITM: Was ist Unternehmen beim Drucken heutzutage besonders wichtig – vor allem mit Blick auf hybride Arbeitsmodelle?
Wittrock: Für Unternehmen ist es heutzutage wichtig, ein innovatives Angebot rund um den digitalen Arbeitsplatz bieten zu können. So haben beispielsweise die vielerorts neu implementierten hybriden Arbeitsmodelle viele Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, inklusive der Möglichkeit, Dokumente flexibel abzurufen und bei Bedarf sowohl aus dem Homeoffice als auch im Büro zu drucken. Dabei ist es für die Anwender und die Unternehmen von zentraler Bedeutung, die dahinterliegenden Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten und die damit verbundenen Sicherheitsrisiken auf ein Minimum zu reduzieren. Die aktuellen Entwicklungen führen daher weiterhin zu einer erhöhten Nachfrage nach Lösungen für digitales Dokumenten-Management.

ITM: Welche Bedeutung hat das Thema „Nachhaltigkeit“ beim Drucken in Unternehmen? Wie lassen sich Druck bzw. Druckvorgänge besonders nachhaltig und energieeffizient gestalten?
Wittrock: Aufgrund des Klimawandels wird dem Thema „Nachhaltigkeit“ die letzten Jahre insgesamt eine viel größere Bedeutung beigemessen – Ricoh ist bereits seit acht Jahrzehnten ein Vorreiter für nachhaltige Verfahren in der Druckerbranche. Wir haben bereits vielen Unternehmen geholfen, durch smarte Innovationen, ihre CO₂-Bilanz zu verbessern und Druck- und Dokumenten-Management-Prozesse effizienter zu gestalten. Konkret erreichen wir das beispielsweise, indem wir Unternehmen energie- und papiereffiziente Drucker zur Verfügung stellen und diese beim Übergang von traditionellen, papiergebundenen Workflows zu ökonomisch wertvollen, digitalen Arbeitsabläufen unterstützen. Das schaffen wir u.a. mit unserer Monitoring-Software, die einen Überblick über den Energieverbrauch im gesamten Unternehmen gibt. Auch bei der Druckerproduktion selbst versuchen wir unseren Nachhaltigkeitszielen und unserer Technologie gerecht zu werden: Hier werden wir in diesem Jahr die ersten MFPs auf den Markt bringen, die zu mehr als 50 Prozent aus recycelten Materialen hergestellt wurden und einen neuen Benchmark im Energieverbrauch setzen werden. 

ITM: Inwieweit gibt es hier Standards/Vorgaben/Zertifizierungen, an denen sich Druckerhersteller orientieren müssen?
Wittrock: Wir setzen uns schon seit vielen Jahren für die Erreichung der ESG-Nachhaltigkeitsziele, die für Umweltschutz, soziale Gerechtigkeit und gute Unternehmensführung stehen, ein. An allen unseren Standorten ergreifen wir eine Vielzahl von entsprechenden Maßnahmen auf Grundlage der Nachhaltigkeitsziele der UN, um die Lebensbedingungen zu verbessern und die Umweltbelastung unserer Kunden sowie unsere eigenen zu reduzieren. Wir haben dafür sieben wesentliche Themen identifiziert, die wir durch unsere Geschäftstätigkeit angehen, um so einen Beitrag zur Lösung sozialer Probleme zu leisten und eine solide Management-Infrastruktur zu schaffen. Unsere ESG-Ziele sind in alle Geschäftsabläufe integriert und unser Nachhaltigkeitsansatz in jedem Teil des Unternehmens: von der Herstellung bis zum Vertrieb, von den Betriebsstätten bis zum Recycling und wie wir unsere Kunden unterstützen.

ITM: Welche Trends im Output-Management für das Jahr 2023 sind schon jetzt erkennbar?
Wittrock: Das Thema „Nachhaltigkeit“ wird uns auch beim Output-Management weiter begleiten und beschäftigen – und das ist wichtig und richtig. Wir als Druckerhersteller tragen unseren Teil dazu bei, dass wir uns in diesem Bereich weiterentwickeln und gleichzeitig unseren Kunden dabei helfen, ebenfalls nachhaltiger zu arbeiten. Als weiteres großes Trendthema sehe ich die Cloud, die kollaboratives Arbeiten und hybride Arbeitsmodelle ermöglicht und Arbeitsabläufe effizienter, zeitsparender und somit produktiver gestaltet. Das größte Potenzial hat neben der Cloud vor allem die Automatisierung von Prozessen. Mit einer effektiven Automatisierung würden sich Probleme, wie beispielsweise die zeitaufwendigen Admin-Aufgaben, beheben lassen. Solche Prozesse würden dann automatisch erledigt. Auch das Thema „Datensicherheit“ wird uns weiterhin begleiten. Tools und Lösungen müssen u.a. die Sicherheit der Dokumentenverwaltung gewährleisten, indem dort Regeln hinterlegt und Scans sowie Druckdatenströme verschlüsselt werden können, sodass beispielsweise Recruiting- und Buchhaltungsprozesse Compliance- und DSGVO-konform ablaufen.

Bildquelle: Ricoh