Hybride Arbeitsmöglichkeiten gewünscht

ITM: Herr Becker, die Pandemie hält weiter an – so auch das Arbeiten im Homeoffice. Wie gestaltet sich die Situation derzeit konkret in mittelständischen Unternehmen?
Ralf Becker: Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht haben viele Mittelständler die Präsenz vor Ort wieder etwas ausgebaut. Gleichzeitig fahren die meisten Unternehmen mit Blick auf den Herbst einen vorsichtigen Kurs und schaffen die Voraussetzungen dafür, den Homeoffice-Anteil gegebenenfalls wieder auszubauen.

ITM: In vielen großen Konzernen war hybrides Arbeiten auch schon vor Corona Normalität – warum tut sich der Mittelstand hier generell schwerer?
Becker: Dies ist zum Teil wohl auch eine Mentalitätsfrage. In einem eher familiären mittelständischen Umfeld wird unserer Erfahrung nach häufiger Wert auf Präsenz gelegt. Auch Abstimmungsprozesse erfolgen in regionaler ausgerichteten Unternehmen traditionell eher direkt vor Ort als in Telefon- und Videokonferenzen. Viele Konzerne waren durch ihre internationale Struktur hingegen bereits in der Vergangenheit dazu gezwungen, die entsprechende technologische Basis für ein ortsunabhängigeres Arbeiten zu schaffen.

ITM: Welche Unified-Communications-and-Collaboration-Lösungen (UCC) haben sich in den letzten Monaten als Retter in der Not erwiesen? Was waren/sind die wichtigsten Homeoffice-Anwendungen?
Becker: Generell ging es in der ersten hektischen Phase im Frühjahr 2020 meist nur darum, überhaupt irgendwie eine funktionierende Lösung zu schaffen und beispielsweise Remote-Zugänge zu realisieren. Das mag im ersten Schritt oft nur die schnelle Installation eines VPN-Clients gewesen sein. Sowohl Kosten als auch Sicherheit wurden anfangs oft vernachlässigt. Die Herausforderung hat sich aber gewandelt. Denn jetzt müssen Lösungen umgesetzt werden, die dauerhaft nutzbar und gleichzeitig wirtschaftlich sowie hochfunktional sind.

ITM: Worin sehen Sie die Vorteile etwa im Vergleich zur Rufumleitung auf Mobiltelefone im Homeoffice?
Becker: Die Rufumleitung bleibt meist ein Notbehelf. Ein Problem entsteht zudem dann, wenn Mitarbeiter für Rückrufe ihre privaten Smartphones mit ihrer privaten Mobilfunknummer nutzen, die nicht unbedingt an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten weitergeben werden soll. Deutlich besser geeignet sind deshalb beispielsweise Lösungen, mit denen Beschäftigte ihr geschäftliches Telefon 1:1 zu Hause nutzen können.

ITM: Wie hat sich der Stellenwert von Videokonferenzen in mittelständischen Unternehmen gewandelt?
Becker: Während der Lockdown-Phasen haben es Videokonferenzen vielen Teams ermöglicht, besser und direkter in Kontakt zu bleiben. Dies hat vielfach selbst in Unternehmen, die Videokonferenzen bislang eher skeptisch gegenüberstanden, für ein Umdenken gesorgt. Wer sich bislang nicht damit beschäftigt hatte, war oft überrascht, welche Qualität aktuelle Lösungen bieten. Gleichzeitig erleben wir aber auch, dass sich nach einem Jahr der Videokonferenzen viele Menschen darüber freuen, auch im beruflichen Umfeld wieder mehr persönliche Kontakte erleben zu können. Denn ein hundertprozentiger Ersatz ist natürlich auch die beste Videokonferenz nie.

ITM: Was macht eine gute Videokonferenzlösung aus?
Becker: Unternehmen sollten für flüssiges Arbeiten darauf achten, sich für eine Lösung zu entscheiden, die möglichst geringe Ressourcen benötigt. Stabiles Hochgeschwindigkeitsinternet mag vor Ort im Firmennetzwerk Standard sein. Zuhause bei Mitarbeitern sieht die Realität aber selbst im großstädtischen Raum häufig anders aus. Ein Aspekt, der gerade beim professionellen Einsatz keinerlei Kompromisse zulässt, ist zudem das Thema „Sicherheit“. Kommen Cloud-Lösungen zum Einsatz, können hier mit Blick auf die EU-DSGVO insbesondere Anbieter punkten, die ihre gesamte Infrastruktur innerhalb der EU betreiben.

ITM: Welche direkten und welche indirekten Kosten sollten Unternehmen grundsätzlich bei der Entscheidung für eine Homeoffice-/UCC-Lösung beachten?
Becker: Die Kostenbetrachtung ist generell häufig verkürzt. Bei den direkten Kosten sollten vor allem die Ausgaben für Soft- und Hardware beachtet werden. Dies fällt meist noch relativ leicht. Anfangs gerne übersehen werden aber die indirekten Kosten. Dazu zählt beispielsweise der Aufwand für Installation und Konfiguration, der entweder einen externen IT-Dienstleister erfordert oder aber interne Ressourcen bindet. Auch mögliche Produktivitätsverluste müssen berücksichtigt werden – vor allem dann, wenn sich trotz einer Homeoffice-/UCC-Lösung noch gewisse Einschränkungen ergeben.

ITM: Wie schätzen Sie die zukünftigen Chancen des Hybrid-Office im Mittelstand ein?
Becker: Verschiedene Umfragen zeigen aktuell sehr klar, dass sich viele Beschäftigte hybride Arbeitsmöglichkeiten mit einem Mix aus Präsenz und Homeoffice wünschen. Daran werden auch mittelständische Unternehmen langfristig nicht vorbeikommen. Wir gehen deshalb davon aus, dass hybrides Arbeiten sich auch im Mittelstand als feste Option etablieren wird.

Bildquelle: Becom Systemhaus