Hybrides Arbeiten im Praxischeck

Laut einer aktuellen Umfrage von Ringcentral und Ipsos arbeiten rund 42 Prozent der Beschäftigten derzeit in hybriden Arbeitsmodellen. Hybridarbeit ist somit im Alltag vieler Unternehmen angekommen. Zum Vergleich: 2021 waren es noch 28 Prozent. Das erklärte Ziel dabei ist, die im deutschen Mittelstand vor Corona weit verbreitete Präsenzkultur umzuformen und stärker auf Vertrauen sowie Flexibilität in der Mitarbeiterführung zu setzen. „Doch Hand aufs Herz – das fällt nicht allen Personalchefs leicht“, weiß Mahmud Awad, Country Manager bei Wildix Deutschland und Österreich. „Der Fachkräftemangel wird 2023 laut einer aktuellen Forsa-Studie im Auftrag von Xing weiter zunehmen. Um als Arbeitgeber attraktiv zu sein, tut der Mittelstand gut daran, den Beschäftigten die Möglichkeit zu geben, vollständig oder teilweise im Homeoffice zu arbeiten.“

Hybrid Work erfordert tiefgreifenden Wandel

Um sicherzustellen, dass Hybridarbeit in der Praxis funktioniert, sollten Unternehmen zunächst drei wichtige Aspekte beachten, erklärt Christopher Diesing, COO von Stackfield: „Allem voran ist klare Kommunikation der Schlüssel für den Erfolg jeder hybriden Arbeitsform.“ Das Unternehmen sollte mit den Mitarbeitern regelmäßig und effektiv kommunizieren, um sicherzustellen, dass jeder über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten informiert ist. „Sofern nicht die richtige Ausstattung besteht, gilt es, in effektive Technologien und Tools zu investieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter effizient arbeiten können, unabhängig davon, ob sie im Büro oder zu Hause arbeiten“, so Diesing. Dazu können Videokonferenzsysteme, Projektmanagement- oder Collaboration-Tools gehören. „Führungskräfte sollten außerdem sicherstellen, dass die Zusammenarbeit im Team weiterhin effektiv bleibt, indem sie regelmäßige Besprechungen und Feedback-Sitzungen organisieren und sicherstellen, dass jeder im Team in die Entscheidungsfindung einbezogen wird“, rät der Experte. Die Akzeptanz hält Niels Kindl, Geschäftsleitung Factro bei der Schuchert Managementberatung, für eine Grundvoraussetzung, damit hybride Arbeitsformen in der Praxis funktionieren. „Die Erfolgsgarantie ist am größten, wenn alle im Team – vom Chef bis zum Sachbearbeiter auf der operativen Ebene – dahinterstehen und offen für neue Prozesse und Ideen sind.“

Zusammenarbeit muss gefördert werden

In der Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von jetzt auf gleich ins Homeoffice schicken und ihre Kommunikation auf Microsoft Teams, Zoom, Slack oder anderweitig verlagern. Dieses Problem sei nun gelöst, betont Michael Mors, General Manager Central Europe bei Box: „Was sich jetzt für viele Unternehmen als schwierig erweist, ist die Verknüpfung von Remote- und Büroumgebungen auf eine Weise, die die Zusammenarbeit fördert.“ Unternehmen müssten mit integrierten und sicheren Technologieplattformen eine Grundlage für die Zusammenarbeit schaffen, insbesondere in Bezug auf Inhalte. „Die größte Hürde auf dem Weg dorthin ist die einfache Tatsache, dass das durchschnittliche deutsche Unternehmen immer noch auf Altsysteme und lokale Dateiserver zurückgreift, was zu inkonsistenten Arbeitsabläufen und isolierten Inhalten führt“, erläutert Mors. Durch die Einführung einer zentralen, integrierten Plattform könnten Unternehmen die Zusammenarbeit fördern und ihren Mitarbeitern benutzerfreundliche Arbeitsabläufe bieten.

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Aber welche Anforderungen müssen kollaborative Tools erfüllen? „Kollaborative Werkzeuge sollten in erster Linie den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und komplexe Prozesse vereinfachen“, erklärt Amitai Weiser, Regional Director of Sales bei Monday.com. Zudem sollten alle Informationen zum jeweiligen Projekt über die Plattform zusammenlaufen. „Darüber hinaus sollte das Tool so flexibel sein, dass die Kernfunktionen an das Unternehmen und seine Mitarbeiter angepasst werden können“, sagt Weiser. „Eine solche Flexibilität ermöglicht es, das Tool abteilungsübergreifend oder sogar unternehmensweit einzusetzen und so eine ,One Source of Truth‘ zu schaffen, auf die sich alle verlassen und mit der alle arbeiten können.“ Andreas Kunz, Head of B2B Marketing DACH bei Logitech, hält es für ganz wichtig, dass kollaborative Tools für hybrides Arbeiten eine einheitliche Nutzererfahrung bieten: „Technik stellt viele Mitarbeiter vor große Hürden, wenn diese jedoch immer gleich funktioniert und leicht genutzt werden kann, steigert das die Employee Experience enorm.“

Mehr Flexibilität und Transparenz wagen

Es ist der Mix aus den richtigen Tools und dem klugen Einsatz derselben, der das Ass im Ärmel der Mittelständler sein kann. Schließlich geht es darum, alle Mitarbeiter abzuholen – auch jene, die weniger technikaffin sind. „Darum ist es so wichtig, dass die im Unternehmen eingeführten Tools einfach einzubinden bzw. zu benutzen sind und höchsten Sicherheitsstandards genügen“, bekräftigt Mahmud Awad. „Das sichert eine hohe Akzeptanz der Tools im Speziellen und von hybriden Arbeitsmodellen im Allgemeinen bei der Belegschaft.“ Die Umstellung auf digitale Kommunikationswege schaffe mehr Transparenz und Übersicht sowie die Notwendigkeit, bisherige Gewohnheiten zu reflektieren, sagt Niels Kindl: „Das Gespräch ,zwischen Tür und Angel‘ war ohnehin selten gewinnbringend und hat eher aus der eigenen Arbeit rausgezogen.“

Die Arbeitswelt verändert sich rapide

Jedes Unternehmen ist heutzutage ein digitales Unternehmen. „Flexible Arbeit über Zeit- und Ortsgrenzen hinweg stellt daher kein großes Hindernis mehr dar“, versichert Andreas Kunz. Die umfassende Konnektivität sorge aber auch für eine Abschaffung des klassischen 9-to-5-Jobs und verteiltere Teams. Für die Arbeitsorganisation bedeute das vor allem, dass hybride Teams transparenter zusammenarbeiten müssten und jeder seine eigenen Grenzen klar kommuniziere. „So gelingt produktive Arbeit auch asynchron“, betont Kunz. Das sei aber längst noch nicht überall durchgedrungen, so Mahmud Awad. „Die größte Herausforderung scheint mir immer noch zu sein, dass Unternehmen vielfach das Potenzial der neuen Tools nicht zur Gänze ausschöpfen.“ Technologie sei nie bloßer Selbstzweck. Mit dem Einsatz von neuen Kommunikations-Tools sollte auch ein Prozess einhergehen, Abläufe neu zu denken. „Im Bereich ,Change Management‘ lassen sich viele Mittelständler allerdings noch nicht eingehend genug beraten“, so Awad.

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