Ideen in Innovationen verwandeln

Mit der 2017 durchgeführten Implementierung einer Cloud-basierten Dokumenten-Management-Lösung von Docuware hat Kemweb die Zeichen der Zeit früh erkannt und die Digitalisierung seiner Verwaltungsprozesse seitdem sukzessive vorangetrieben.

Herausforderungen anzunehmen und geschäftliches wie technologisches Neuland zu betreten, zieht sich wie ein roter Faden durch die mehr als 20-jährige Kemweb-Firmengeschichte. Es begann im Jahr 2000, als sich das damals noch junge Unternehmen mit 1,5 Tonnen Fracht auf den Weg nach Sydney machte, um anlässlich der Olympischen Spiele Sportlerinterviews aus dem Deutschen Haus erstmalig im Internet live zu streamen. Seitdem haben sich nicht nur das Internet, sondern auch die technologischen Werkzeuge, um Ereignisse digital aufzubereiten, enorm weiterentwickelt. Welche beeindruckenden Ergebnisse sich damit erzielen lassen, demonstrierte Kemweb, als die Digitalagentur 2019 im Auftrag des ZDF für die „heute App“ das realitätsnahe 3D-Modell des Notre-Dame-Brands als interaktive Story nachbildete und als realitätsnahes 3D-Modell erlebbar machte.

Um Kunden aus dem Medienumfeld, dem Dienstleistungssektor oder der Industrie beim Erkennen, Implementieren und Erreichen ihrer digitalen Geschäftsziele konstruktiv zu unterstützen, ist das Angebotsspektrum heute breit gefächert: Die Planung und Durchführung hybrider Events zählen ebenso dazu wie die Erstellung von Videos, Imagefilmen oder Sendungsbeiträgen für das Fernsehen, die Entwicklung von Online-Spielen, die Erstellung von Webseiten und Podcasts oder die Durchführung von Social-Media-Kampagnen.

Grundlage des Geschäftsmodells sind – neben einem breiten Fundus an Medienerfahrung – strukturierte und transparente interne Verwaltungsprozesse. Das digitale Dokumenten-Management-System (DMS) von Docuware entlastet die Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben und vergrößert die Freiräume, die sie für die Durchführung ihrer innovativen Projekte benötigen.

ITM: Frau Kemmann, Kemweb bezeichnet sich selbst als Full-Service-
Digitalagentur. Was kann man sich konkret darunter vorstellen?
Judith Kemmann: Das ist eine Frage, die uns Interessenten, mit denen wir in Kontakt kommen, tatsächlich häufig stellen. De facto gibt es für diesen Begriff keine verbindliche Definition. Bekannt sind Begriffe wie Werbeagentur, Unternehmensberatung, IT-Dienstleister oder Software-Schmiede. Vereinfacht gesagt, vereinigen wir Elemente all dieser Services unter einem Dach. Als mein Mann, ein Maschinenbauer, und mein Schwager, ein Informatiker, die Firma 1998 gründeten, waren sie inspiriert durch das Internet, dessen enormes Potenzial zu dieser Zeit langsam sichtbar wurde. In den Anfangsjahren war Kemweb eher technisch ausgerichtet, heute werden wir – parallel zur Entwicklung des Internets – als „kreative Innovationsagentur“ und als digitaler Kommunikationsberater wahrgenommen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Das bedeutet, parallel zur Entwicklung des Internets ist auch Ihr Unternehmen „digitaler“ geworden?
Kemmann: Absolut. Das, was heute als „Digitale Transformation“ bezeichnet wird, haben wir selbst bereits vor einigen Jahren durchlaufen. Wir haben diese Aufgabe allerdings nicht als „lästige“ Herausforderung betrachtet, der wir uns stellen müssen, sondern haben uns diesem Thema mit Neugier und Begeisterung gewidmet. Moderne Entwicklungstrends wie agiles und kollaboratives Arbeiten sind seit jeher Teil unserer Firmen-DNA. Unsere Philosophie lautet: Es gibt etwas Neues? Lasst es uns ausprobieren und schauen, wie wir es nutzen oder sogar besser machen können! So ticken wir und erfinden uns immer wieder neu.

ITM: Und diese Erfahrungen und Kompetenzen geben Sie heute an Ihre Kunden weiter?
Kemmann: Richtig. Jedes Unternehmen, egal in welcher Branche es tätig ist, muss digitalisieren und transformieren. Das betrifft die Geschäftsprozesse genauso wie die Kommunikation mit den Kunden. Das haben die meisten begriffen. Das Problem ist, sie wissen nicht, wie und wo sie damit beginnen sollen. Genau hier sehen wir uns als 360-Grad-Ansprechpartner. Wir hören uns die Vorstellungen der Kunden an, beraten sie, machen eigene Vorschläge und entwerfen gemeinsam ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept. Je nach Anforderung bilden wir anschließend ein mit spezifischen Kompetenzen ausgestattetes Projektteam und setzen das Konzept in die Praxis um. Dabei geht es nicht nur um inhaltliche und gestalterische Aspekte, sondern auch um Themen wie die DSGVO oder die Möglichkeit, von Förderprogrammen der Bundesregierung wie beispielsweise „Go-digital“ zu profitieren. Falls die Kunden die dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllen, unterstützen wir sie beginnend von der Antragsstellung über die Projektumsetzung bis hin zum Projektabschluss. Am Ende erstellen wir den Projektbericht und reichen diesen für das Fördergeld beim BMWi ein. Mit solch einem umfassenden Leistungsangebot sehen wir uns gegenüber anderen Ansprechpartnern für Digitalisierungsfragen wie Branchenverbänden oder Unternehmensberatungen, die nur Teilaspekte abdecken, deutlich im Vorteil.

ITM: Welche Rolle spielt die IT in Ihrem eigenen Unternehmen?
Kemmann: IT-Prozesse stehen im Zentrum aller unserer Aktivitäten. Wenn es um die Gestaltung von IT-Infrastrukturen und Geschäftsprozessen geht, haben wir einen Führungskreis, der Entscheidungen trifft. Wir verfolgen konsequent einen anwenderorientierten Ansatz, wir denken nicht produktorientiert. Wir würden niemals eine Software kaufen und einsetzen, die uns eine bestimmte Struktur oder Arbeitsweise aufzwingt. Programme müssen dienlich sein und mir helfen, meine Prozesse in meinem Sinne zu bearbeiten. Das gilt für unsere eigenen Geschäftsprozesse genauso wie für die Digitalisierungsprozesse, die wir für unsere Kunden entwerfen. Ein weiterer Aspekt, der beim Betrieb unserer IT-Infrastruktur eine zentrale Rolle spielt, ist das Thema „Nachhaltigkeit“. Ressourcenschonend zu arbeiten und eventuelle Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen, ist für uns selbstverständlich. Unsere eigenen Firmenserver werden mit „grünem Strom“ betrieben und das Gleiche gilt für Server, die wir im Kundenauftrag hosten.

ITM: Wie sieht Ihre Anwendungslandschaft konkret aus?
Kemmann: Den Mittelpunkt – das Herzstück sozusagen – bildet eine eigenentwickelte Agentur-Software, die seit Anbeginn unseres Unternehmens existiert. Wann immer technische Entwicklungen oder Veränderungen des Marktes es erforderlich machten, wurde und wird diese Plattform angepasst und kontinuierlich weiterentwickelt. Sämtliche Fachanwendungen aus dem administrativen oder kaufmännischen Bereich, die bei uns zum Einsatz kommen, sind hier angebunden und tauschen mit dieser oder über diese Plattform Informationen aus. Das gilt natürlich auch für unser zentrales digitales Archiv, sprich die Dokumenten-Management-Lösung von Docuware.

ITM: Was hat Sie dazu veranlasst, sich mit dem Thema „Digitales Dokumenten-Management“ auseinander zu setzen?
Kemmann: Mit dem Wachstum unserer Agentur stieg auch der Verwaltungsaufwand: Bis 2015 habe ich mich im Nebenjob um die Finanzen und Administration von Kemweb gekümmert, während ich als Betriebswirtschaftlerin und Steuerexpertin im Hauptberuf in einer Steuerberatungskanzlei tätig war. Seit ich im Fulltime-Job bei Kemweb für die administrativen Prozesse verantwortlich bin, habe ich damit begonnen, diese auf den Prüfstand zu stellen und sukzessive zu optimieren. Bei der Überprüfung der Rechnungsprüfungsabläufe wurde mir schnell klar, dass die bis dahin praktizierte Mischung aus einem selbstentwickelten digitalen Ablagesystem mit physischer Mappe, die durchs Haus gereicht wurde, nicht den Ansprüchen eines agilen Unternehmens gerecht werden kann.

ITM: Was hat letztendlich den Ausschlag gegeben, dass Sie sich für die Docuware-Lösung entschieden haben?
Kemmann: Bei der Suche nach einer geeigneten DMS-Software im Herbst 2017 wurde eine klare Präferenz für die Cloud gesetzt – allein schon, um kein weiteres System ins Haus zu holen, das kontinuierlich gewartet werden muss, und um den Teammitgliedern, die oft unterwegs sind, eine mobile Nutzung zu ermöglichen. Ein wichtiges Kriterium waren außerdem die Integrationsmöglichkeiten mit den vorhandenen Anwendungen und die Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen. Das Angebot von Docuware in Verbindung mit der Kompetenz des Fachhandelspartners, der Applabs GmbH, hat uns überzeugt. Wir hatten von Anfang an das Gefühl, dass unsere Philosophie und Arbeitsweise richtig verstanden und Lösungskonzepte präsentiert wurden, die genau darauf ausgerichtet waren. Somit war die Entscheidung für die Cloud-basierte Lösung gegenüber Wettbewerbsangeboten schnell getroffen.

ITM: Wie verlief die Implementierungsphase?
Kemmann: Gemeinsam mit dem Partnerunternehmen haben wir die administrativen Abläufe in Teilprojekte untergliedert und sukzessive umgesetzt. Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung wurde der bereits erwähnte Prozess der Rechnungseingangsprüfung grundlegend neu strukturiert. Rechnungen von allen Lieferanten – mit Ausnahme einiger Behörden – gehen heute digital bei uns ein. Die Rechnungen gelangen in den Docuware-Postkorb, wo sie ausgelesen und für die Buchung auf das betreffende Sach- und Kreditorenkonto vorbereitet werden. Die „Intelligent Indexing“-Funktion lernt sehr schnell, die Vorbereitung der Rechnungen für die Buchung erfolgte bereits nach kurzer Zeit zum großen Teil automatisiert. Im Excel-Format übergibt Docuware die Daten zu den Dokumenten mit entsprechend definierten Feldbezeichnungen an die von uns eingesetzte Buchhaltungssoftware Lexware zur Buchung.

ITM: Eine Buchung passiert üblicherweise erst nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch den jeweiligen internen Auftraggeber. Wie wurde dieser Vorgang realisiert?
Kemmann: Parallel zur beschriebenen Vorbereitung der Eingangsrechnungen verteilt die für den Posteingang zuständige Mitarbeiterin die Rechnungen elektronisch zur Prüfung und Freigabe an die Verantwortlichen der einzelnen Projekte. Bei uns wird in den Projekten mit crossfunktionalen Teams aus den verschiedenen „Gewerken“ gearbeitet. Alle Beteiligten – Projektmanager, Kameraleute, Cutter, Designer, Entwickler, SEO-Spezialisten und Texter – haben einen Docuware-Zugang und können die betreffenden Rechnungen auch mobil, beispielsweise per Handy, prüfen und freigeben.

ITM: Seit wann ist die DMS-Lösung bei Ihnen produktiv im Einsatz und welche konkreten Verbesserungen sehen Sie im Vergleich zu früheren Zeiten?
Kemmann: Nach der ca. dreimonatigen Implementierungs- und Testphase, in der die Eingangsrechnungsbearbeitung teilweise parallel, d.h. analog und digital, durchgeführt wurde, haben wir den produktiven Betrieb mit dem Start des neuen Geschäftsjahres zum 1. Januar 2018 aufgenommen. Mit der Lösung verfügen wir seitdem über die Agilität, die einer Digitalagentur entspricht. Ich empfinde immer wieder Erleichterung, wenn ich an Büroräumen vorbeikomme, in denen ich große Aktenschränke sehe. Es erinnert mich dann an frühere Jahresabschlüsse, für die ich drei Umzugskartons mit Ordnern brauchte. Heute halte ich, wenn überhaupt, einen einzigen Ordner bereit, in dem ich vielleicht mal etwas nachsehen muss. Alles ist digital vorhanden und ich kann sicher sein, dass sämtliche Geschäftsbelege revisionssicher im zentralen Dokumenten-Pool archiviert sind. Der Prozess mit seinen einzelnen Workflows ist klar strukturiert, transparent und übersichtlich. Aus meiner kaufmännischen Sicht ist die viel bessere Kontrolle der entscheidende Pluspunkt. Für die Mitarbeiter in den Projektteams steht der Zeitgewinn im Vordergrund – Bonuszeit, die sie für ihre vielfältigen kreativen Kernaufgaben nutzen können.

ITM: In den vergangenen Jahren haben Sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sukzessive vorangetrieben. In welchen weiteren Anwendungsbereichen profitiert Kemweb inzwischen vom Docuware-Archiv?
Kemmann: Neben den Eingangsrechnungen gelangen auch die ausgehenden Rechnungen, die in der Haufe-Lexware-Warenwirtschaftssoftware erzeugt werden, per Knopfdruck ins digitale Archiv. Zudem haben wir mittlerweile auch große Teile des Personalwesens digitalisiert und für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte angelegt. Eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung, die ebenfalls mit Haufe-Lexware erstellt wird, sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter digitalen Zugriff auf ihren monatlichen Gehaltszettel haben. Auch Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsmeldungen etc. werden in den digitalen Personalakten abgelegt und können vom Mitarbeiter eingesehen und abgerufen werden. Eine weitere wichtige Anwendung, die mit der DMS-Lösung realisiert wurde, ist die Vertragsverwaltung. Im neu eingerichteten digitalen Vertragsarchiv werden alle Verträge, sei es für Sachgegenstände oder Versicherungen, mit ihren jeweiligen Kündigungsfristen sicher und transparent verwaltet. Während ich mich früher wegen eines Belegs auf zeitraubende Suche in diversen Aktenordnern begeben musste, habe ich heute dank der detaillierten DMS-Suchfunktionen das Dokument in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm.

ITM: Gibt es Pläne, den Einsatz der DMS-Lösung weiter auszubauen?
Kemmann: Aktuell sind wir damit beschäftigt, ein eigenes Controlling aufzubauen. Aufgrund unseres Firmenwachstums in den vergangenen Jahren haben wir hier definitiv Nachholbedarf. Da es kaum fertige Controlling-Lösungen gibt, die auf die speziellen Anforderungen von Dienstleistern wie uns ausgerichtet sind, werden wir eine eigene Anwendung entwickeln. Mit dem Voranschreiten digitaler Geschäftsprozesse gewinnt darüber hinaus auch die Thematik der digitalen Signaturen zunehmend an Bedeutung – beispielsweise, wenn es um den Abschluss rechtsgültiger Verträge im Internet geht. Auch hier bietet Docuware unterschiedliche Lösungsansätze, mit denen wir uns demnächst auseinandersetzen werden, um deren Praxistauglichkeit für unsere angedachten Anwendungsfälle zu prüfen.

ITM: Inwieweit hat die Corona-Pandemie die Abläufe in Ihrer Agentur beeinflusst?
Kemmann: Glücklicherweise waren zu Beginn der Pandemie die Administrations- und Buchhaltungsprozesse bereits digitalisiert. Aufgrund der Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die entsprechenden Archive und auf eine physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen. Für die kreativen Prozesse einer Agentur bedeutet ein Lockdown allerdings eine erhebliche Einschränkung, da z.B. die Anregungen aus einem gemeinsamen Brainstorming fehlen. Die spontane gemeinsame Ideenentwicklung kann mit dem weitgehend seriellen Arbeiten, wie es aus dem Homeoffice erfolgt, nicht kompensiert werden.

ITM: Experten sind sich einig, dass Corona die Digitale Transformation in großen Teilen der Wirtschaft beschleunigt und viele Unternehmen unter Handlungsdruck gesetzt hat. Entsteht dadurch eine steigende Nachfrage, von der sie als Digitalagentur profitieren können?
Kemmann: Das ist nur teilweise richtig. Die Zukunft stellt sich für Digitalagenturen wie uns in der Realität etwas differenzierter dar. Während sich einerseits zweifelsohne neue Umsatzpotenziale eröffnen, laufen wir andererseits Gefahr, durch das Auftauchen neuer Technologien an anderer Stelle traditionelles Business zu verlieren. Eine dieser Technologien ist die Künstliche Intelligenz (KI). Moderne KI-Anwendungen sind heute bereits in der Lage, Cutter – d.h. Spezialisten, die Filmaufnahmen schneiden – teilweise zu ersetzen. Auch bei der Programmierung und Gestaltung von Webseiten wird KI in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle spielen, wie erste Projekte von Internetgrößen wie Alibaba zeigen.

ITM: Das bedeutet, die Kemweb-Firmenstrategie, die darauf basiert, neugierig zu bleiben, Marktentwicklungen aufgeschlossen gegenüber zu stehen, auszuprobieren und sich immer wieder neu zu erfinden, ist gefragter denn je?
Kemmann: Richtig. Genau deshalb begreifen wir KI nicht als Bedrohung, sondern stehen ihren vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten offen und positiv gegenüber. Simon O. Sinek, ein britisch-US-amerikanischer Autor und Unternehmensberater, beschreibt in einem seiner Bücher die Unternehmenswelt als „das unendliche Spiel“. Es gibt keine festen Regeln, keine Gewinner oder Verlierer, und Wettkämpfer kommen und gehen. Er zeigt in Praxisbeispielen, wie sich Marktteilnehmer von ihren endlichen Denkweisen lösen können, um stärkere und innovativere Organisationen zu schaffen, eine Vertrauensbasis zu ihren Mitarbeitern aufzubauen und auf diesem Spielfeld langfristig erfolgreich zu sein. Ich denke, das ist eine Sichtweise, die sich – zumindest sehr ähnlich – in unserer Unternehmensphilosophie widerspiegelt.

Judith Kemmann

Alter: 48 Jahre
Familienstand: verheitratet, zwei Kinder
Werdegang: Diplom-Betriebswirtin (FH); langjährige Tätigkeit in mittelständischen Steuerberatungskanzleien mit Schwerpunkt Jahresabschluss und Controlling, seit 1998 parallele Betreuung und Aufbau des Familienunternehmens Kemweb, seit 2016 hauptberuflich, Ausbildung zur systemischen Coach und Change Managerin
Derzeitige Position: Leitung Finanzen und Administration Kemweb GmbH & Co. KG

Kemweb GmbH & Co. KG

Gegründet im Jahr 1998 durch die Brüder Dr. Oliver und Christoph Kemmann, hat sich das Mainzer Unternehmen in den vergangenen Jahren zu einer der führenden deutschen Full-Service-Digitalagenturen entwickelt. Als gleichermaßen erfahrener wie flexibler Dienstleister bietet Kemweb eine breite Palette an Services, die durchgängig darauf ausgerichtet sind, das digitale Geschäft der Kunden in sämtlichen Aspekten schnell und nachhaltig zu steigern. Ein mittlerweile 35-köpfiges Team aus Beratern, Konzeptionern, digitalen Marketingexperten, Textern, Filmproduzierenden, Designern, Entwicklern sowie Social-Media-Spezialisten erarbeitet die dafür notwendigen strategischen und technologischen Konzepte bzw. setzt kundenseitig entwickelte Vertriebs- und Marketingpläne in die digitale Praxis um. Firmen und Organisationen wie das ZDF, Werner & Mertz, die Stiftung Lesen, der Deutsche Fußballbund (DFB) zählen ebenso zu den Agenturkunden wie namhafte Industrieunternehmen, darunter die Schott AG, Sanofi oder Lanxess.

Bildquelle: Claus Uhlendorf