Im Fluss mit Portfolios, Projekten und Ressourcen

Wer einen Teich besitzt, hat wahrscheinlich ein Produkt von Oase Living Water im Einsatz. Das Unternehmen ist einer der führenden international agierenden Spezialisten für die kreative Inszenierung von Wasser im privaten und öffentlichen Bereich.

Das Geschäft des Mittelständlers ist komplex aufgrund der beiden Divisionen, der internationalen Märkte der Neuproduktentwicklungen sowie der vielen Projekte, die überwiegend saisongetrieben sind. Insgesamt gibt es 100 Innovations- und 30 Organisationsprojekte – letztere betreffen die Bereiche IT, Marketing, Vertrieb oder E-Commerce. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie fand Oase 2019 eine Lösung für die integrierte Projektsteuerung, um die Innovations- und Organisationsprojekte koordiniert und einheitlich zu managen.

Kompatibilität war gefordert

„Unser Ziel war es, die limitierten Ressourcen managen zu können. Dazu war es nötig, dass die neue Lösung an das ERP-System SAP angebunden und in Microsoft 365 integriert wird, eine Schnittstelle zum Tool für agile App-Entwicklung herstellt und unseren bestehenden Meilensteinprozess für Innovationsprojekte abbildet. Zudem hatten wir bei Innovations- und Organisationsprojekten unterschiedliche Anforderungen“, sagt Gladys Fernhout, IT-Projektmanagerin und verantwortlich für Digitalisierungsprojekte.

Bisherige Projektsteuerung

Michael Becks, der Forschung und Entwicklung bei Oase leitet und für die Innovationsprojekte verantwortlich ist, gibt ein Beispiel für die Ausgangslage: Zuvor basierten die wöchentlichen Innovationsmeetings auf rein manueller Arbeit. Rund 100 Innovationsprojekte werden über alle Geschäftsfelder von Oase vorgestellt, in mehreren Projektstatus- und -übersichtsrunden diskutiert und aktualisiert. „Da die Launch-Termine nicht mit einem Terminplan verknüpft waren, musste man pflegeintensiv und fehleranfällig händisch abgleichen.“

Außerdem mussten Kosten und Statusangaben in Abgleich mit SAP bislang manuell angepasst werden. Oase fehlte ein aggregiertes Ressourcenmanagement-Tool, die Möglichkeit, Projekte zu priorisieren und eine „Selbstbedienung“ für das Management. Ferner ein einheitlicher Meilensteinprozess für Organisationsprojekte, der nun in Arbeit ist.

Als Ziele des Multi-Projektmanagement-Systems (MPS) bei Oase hatten Fernhout und Becks zehn Punkte formuliert. Das MPS sollte alle internationalen und lokalen berichtsrelevanten Projekte über alle unternehmensweiten Portfolios hinweg abbilden, um der Geschäftsführung eine Entscheidungsgrundlage über die zu verteilenden Ressourcen zu bieten.

Auswahl und Implementierungsschritte

Im Zuge eines Auswahlprozesses hatte sich Oase 2019 für Planisware Orchestra als Lösung entschieden. Einem Workshop im Dezember 2019 folgten mehrere Implementierungsschritte. Dass Planisware hierbei kleinere Anpassungen schnell angeboten hatte, hat Oase bestärkt, Orchestra einzusetzen.

Anschließend wurde das System mit Oase-Strukturen befüllt. 100 Innovationsprojekte wurden von Michael Becks‘ Team importiert und anschließend manuell ergänzt. Darüber hinaus erfolgte die manuelle Pflege von Digitalisierungsprojekten. Dabei wurde ersichtlich, dass der Initialaufwand, das System aufzusetzen erst einmal hoch war, weil das System nur so gut sein konnte, wie die Daten, mit denen es befüllt wurde.

Schneller, umfassender Überblick über Projekte

Bei den Innovationsprojekten konnte Oase das Orchestra-System an den Innovationsprozess anpassen. Meilensteile und Checklisten wurden eins zu eins übertragen. Becks hat bei den Innovationsprojekten eine Statusübersicht geschaffen und z.B. die Kategorien „Business Unit“ und „Business Segment“ als Variablen definiert, um die Projekte zu sortieren. Anhand der Roadmap lassen sich über Soll-/Ist-Termine die Launch-Termine monitoren. Damit sind alle Projekte in der Übersicht für ein bestimmtes Geschäftsfeld sichtbar. Einzelne Projekte sind im „One Pager“ mit stets aktuellen Daten abrufbar.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Für die Organisationsprojekte gibt es ein Dashboard, das darstellt, welche Entscheidungen zu treffen sind und welche Aufgaben Priorität haben. Es zeigt den Meilensteinprozess sowie den Gatekeeper, der den Status entscheiden darf. Zudem umfasst das Dashboard drei Ampeln zu Qualität, Kosten, Zeit sowie Trend und Fortschrittsgrad. Angezeigt wird zudem ein Gantt-Diagramm, das in Risikomanagement und ferner eine Kostenübersicht, die in verschiedene Bereiche aufgeteilt ist. Derzeit sind diese noch nicht verknüpft, sondern werden manuell eingetragen. „Wenn ich einen Termin verschiebe, verändert sich auch der Rest, der damit verknüpft ist, sodass ich nicht immer wieder alles neu eintragen muss“, erklärt Fernhout.

Integration und eine einheitliche Sicht

Zu den kommenden Vorhaben zählt u.a. das Erarbeiten von Projektvorlagen für weitere Projekttypen. Darüber hinaus soll Orchestra an das ERP-System angebunden werden, um die Zeiterfassung übergeben und Projektkosten übernehmen zu können. Schließlich soll eine Integration in Microsoft 365 erfolgen, weil Oase Lösungen wie Teams und Sharepoint häufig nutzt und man das Ziel hat, dabei „an einem Ort der Wahrheit bleiben zu wollen.“

Oase Living Water GmbH

Branche: Spezialist für die kreative Inszenierung von Wasser im Garten, Aquaristik und Fontänen-Technik im privaten und öffentlichen Bereich
Gründungsjahr: 1949
Hauptsitz: Hörstel
Mitarbeiterzahl: 850


Bildquelle: Oase