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Mit Unternehmen in Wiesbaden und Wirges im Westerwald ist die Unternehmensgruppe im technischen Handel engagiert. Nachdem sich Differenzen über die Form der Zusammenarbeit mit dem Anbieter der bis dato eingesetzten Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) immer weiter vertieft hatten, beschloss die Geschäftsführung, einen Neuanfang zu wagen und eine neue Lösung auszuwählen.

Als Handelspartner der Verbundgruppe Nordwest Handel wandte man sich dazu an deren Bereich „E-Business & IT-Beratung“ und informierte sich über dessen Empfehlungen. Klar war aufseiten der Unternehmensgruppe, dass eine Cloud-Lösung nicht infrage kommen würde. Aufgrund der Ausgangssituation bestand zudem hoher Zeitdruck bei der Auswahl und Einführung einer neuen Software. Nach der Analyse des Markts durch das Projektteam kamen zwei Anbieter in die engere Auswahl, die – mitten in einer Corona-Welle – ihre Lösungen per Videokonferenz präsentieren durften. Im Januar 2021 fiel die Entscheidung für Nissen & Velten und Enventa ERP. Anfang März 2021 startete das Einführungsprojekt.

Viel Herzblut im Projekt

Zum Projektstart erhielt das fünfköpfige Projektteam der Schmeckthal-Gruppe eine Schulung beim Software-Anbieter in Stockach. Anschließend liefen Schulungen und die gesamte Projektarbeit in Form von Videokonferenzen ab. Aufgrund des engen Zeitplans setzte der Software-Anbieter Änderungen an der Lösung auch noch relativ kurzfristig vor dem Echtstart des Systems um. Kleinere Anpassungen stehen noch aus.

Geschäftsführerin Iris Schmeckthal sagt: „Der Anbieter hat sich richtig reingehängt, damit die Deadline am Ende auch gehalten wurde.“ Und auch das ERP-Team der Unternehmensgruppe war neben dem Tagesgeschäft mit viel Herzblut im Projekt tätig. Aus dem Kreis der Anwenderunternehmen gab es ebenfalls Unterstützung, wie Iris Schmeckthal berichtet: „Bei einem ERP-System ist auch der Austausch mit anderem Anwendern wichtig. Und da habe ich während unseres Projekts sehr gute Erfahrungen gemacht.“

Datenflüsse ohne Engpässe

Seit dem 1. November 2021 arbeiten die beiden eng verzahnten Unternehmen WVW Wälzlager Vertrieb Wiesbaden GmbH und LAT & SGF Wälzlager und Industriebedarfs GmbH mit einer gemeinsamen Warenwirtschaft auf einer Datenbank im neuen ERP-System. Weil mit dem alten System kein Datenabgleich mit der Webshop-Lösung des Nordwest, der Basis der E-Commerce-Aktivitäten der Gruppe, möglich war, mussten die Artikelstammdaten in der Vergangenheit sehr aufwendig gepflegt werden. Das ist mit den Nordwest-Schnittstellen der neuen Software nun komfortabel möglich.

Für die Schmeckthal-Gruppe implementierte das Softwarehaus auch eine Schnittstelle zur EDI-Plattform „MyOpenFactory“. Sie bietet eine Datendrehscheibe auf Basis des gleichnamigen Standards und verknüpft Händler mit Lieferanten und Kunden. Die Unternehmen der Gruppe nutzen sie für den Austausch von Bestellungen und Auftragsbestätigungen mit der Schaeffler-Gruppe sowie weiteren Lieferanten und Kunden.

Zeitraubende Medienbrüche

Der Im- und Export von Daten war im abgelösten ERP-System aufwendig und führte zu zeitraubenden Medienbrüchen. Beispielsweise erstellt die Schmeckthal-Gruppe einmal im Quartal für einen großen Lieferanten eine Disposition für die kommenden zwölf Monate. Dabei kommen um die 1.500 Artikel in Excel-Tabellen zusammen. Diese mussten in der Vergangenheit händisch in das ERP-System eingegeben werden. Sie lassen sich nun zur Freude der Mitarbeiter als Datei mithilfe des Gateway-Werkzeugs auf Knopfdruck in das neue System einspielen.

Ebenfalls neu im Unterschied zur abgelösten Software ist die Integration von Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft in einer Lösung. Durch die integrierten Prozesse kann die Gruppe nun auf praxisrelevante Funktionen wie etwa die Kreditlimitprüfung im ERP-System zurückgreifen. Für eine tägliche Zeitersparnis von etwa zwei Stunden sorgt die Eingangsrechnungsprüfung in der neuen Unternehmens-Software. Nach einer Einrichtungsphase laufen inzwischen mehr als drei Viertel der Rechnungen automatisch durch.

Heute bildet das neue ERP-System die Prozesse der beiden Unternehmen der Gruppe ab: vom Einkauf bis zum Verkauf, vom Rechnungswesen bis zur Verbandskommunikation. Manche Funktionen, wie das Cockpit Enventa Zoom mit Elementen, die Kennzahlen und Auswertungen visualisieren, werden erst jetzt – ohne den Zeitdruck vor dem Live-Start – im Unternehmen entdeckt.

Schmeckthal-Gruppe

Gründung: 1974
Branche: technischer Fachgroßhandel
Standorte: Wiesbaden und Wirges
Mitarbeiter: 23 

Kurz und knapp

Iris Schmeckthal
Alter: 51 Jahre
Ausbildung und Werdegang: Ausbildung zur Industriekauffrau, Studium zur Diplom-Wirtschaftsingenieurin, Diplomarbeit bei Bosch Rexroth in Taiwan
Derzeitige Position: Geschäftsführerin der Schmeckthal-Gruppe

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) ...
… eine immer wichtigere Rolle. Die beiden Bereiche müssen vollständig integriert sein.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden in ...
... die Vernetzung mit Lieferanten und Kunden. Deshalb spielen Schnittstellen und das Stammdaten-Management eine zentrale Rolle.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort in eine ...
… weitere Automatisierung der Prozesse und in Künstliche Intelligenz investieren.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich, dass ...
… sie bereit sind, mit den Kunden neue Wege zu gehen.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... er zeitnah reagiert, sich auf den individuellen Kunden einlässt und dessen Probleme löst.

Bildquelle: Schmeckthal Gruppe