„In Deutschland wird die Uhr nicht mehr zurückgedreht“

ITM: Herr Sagl, die Pandemie hält weiter an – so auch das Arbeiten im Homeoffice. Wie gestaltet sich die Situation derzeit konkret in mittelständischen Unternehmen?
Gernot Sagl: Die Mitarbeiter werden schrittweise wieder ins Büro geholt, um allmählich zur Normalität zurückzukehren. Doch es gibt starke Unterschiede je nach Unternehmen und dort wiederum nach Abteilungen. Während die Logistik, die Buchhaltung oder die Hardware-Entwicklung, die beispielsweise Zugriff auf ganze Testumgebungen benötigt, oft zum großen Teil wieder im Büro arbeitet, sind Abteilungen wie der Vertrieb oder die Software-Entwicklung noch größtenteils ungebunden und können daher ihre Geschäftstätigkeit vom Homeoffice heraus betreiben. Allgemein zeichnet es sich klar ab, dass das New Normal anders als das Gewohnte sein wird: Vielerorts werden die in den letzten Jahren umgesetzten Großraumbürokonzepte mit Hot-Desking-Nutzungsmodellen zugunsten von abgetrennten und flexibel zu belegenden Räumen verworfen. Dadurch sollen Mitarbeiter über einen angenehmen und im Covid-19-Sinne abgesicherten Arbeitsort verfügen können. Je nach Größe des Unternehmens ist es zudem fraglich, ob die ganze Belegschaft je wieder komplett die Büroräumlichkeiten beziehen wird. Das wird uns die Zukunft zeigen.

ITM: In vielen großen Konzernen war hybrides Arbeiten auch schon vor Corona Normalität – warum tut sich der Mittelstand hier generell schwerer?
Sagl: Der Mittelstand ist von einer starken Präsenzkultur und von davon herrührenden Arbeitsmodellen geprägt: Viele Dinge werden gemeinsam entschieden, Personen arbeiten zum Teil agil und abteilungsübergreifend – ein Modell, das sich im persönlichen Miteinander viel einfacher realisieren lässt als über eine reine virtuelle Begegnung. Dementsprechend war und zum Teil ist die technische Ausstattung im Mittelstand nicht auf mobiles Arbeiten ausgerichtet. Die Anforderung war vor 2020 einfach nicht vorhanden und die Beschaffung von Laptops, sicheren VPN-Verbindungen, modernen Telekommunikationsplattformen, die das hybride Arbeiten überhaupt erst ermöglichen, dementsprechend unbegründet und kostspielig. Doch auch hier findet allmählich ein Paradigmenwechsel statt.

ITM: Welche Unified-Communications-and-Collaboration-Lösungen (UCC) haben sich in den letzten Monaten als Retter in der Not erwiesen? Was waren/sind die wichtigsten Homeoffice-Anwendungen?
Sagl: Sicher alle Videokonferenzsysteme – und zwar auch die von Anbietern, die nachweislich unsicher waren. Doch erfolgreicher wurden mittelfristig die UCC-Systeme mit VPN, wodurch die Mitarbeiter einen eigenen, sicheren Zugang in ihren Netzwerkbereich des Unternehmens erlangten und auf alle relevanten Dateien sowie auf alle Adressbücher ihres Telefons auch von zu Hause zugreifen konnten. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil, da allein die Telefonie (Festnetz und mobil) in Deutschland während der Pandemie einen enormen Zuwachs erlebte.

ITM: Welche Rolle spielt hier die Cloud-Telefonie?
Sagl: Der Beitrag der Cloud-Telefonie ist beträchtlich: Die Cloud ist schlicht auf mobile, wechselnde Arbeitsplätze eingestellt – eine Cloud-PBX kann von überall eingerichtet, umgeleitet und konfiguriert werden. Das kann sich bei einer stationären PBX um einiges aufwendiger gestalten, sofern die IT-Administration nicht auf eine mögliche Fernwartung/-konfiguration eingestellt war.

ITM: Worin sehen Sie die Vorteile etwa im Vergleich zur Rufumleitung auf Mobiltelefone im Homeoffice?
Sagl: Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Allein der Daten- und Gesprächssicherheit wegen ist dies keine normkonforme Praxis. Bei einer Rufumleitung hat man keinen direkten Zugriff auf Firmenadressbücher, im Log der auf dem Privathandy geführten Gespräche tummeln sich auch angerufene geschäftliche Kontakte. Dienstgespräche können sicherheitsrelevant sein. Über VPN sind sie gesichert, bei einer Rufumleitung sind sie es nicht. Selbst die Handhabung der Mobilnummer des Mitarbeiters ist hart an der Grenze: Entweder wird sie weitergegeben oder anonymisiert – doch beides liegt nicht im Sinne des Mitarbeiters. Denn nicht jeder möchte seine Mobilnummer an jedermann weitergeben, und die Wahrscheinlichkeit, dass anonymisierte Anrufe angenommen werden, liegt bei ca. zehn Prozenz. Damit nicht genug: Die Klangqualität eines Handytelefonats steht in keinem Verhältnis zu der gewohnten Audioqualität aus dem Büro. Doch in einer Notsituation geben sich Menschen mit Unglaublichem zufrieden.

ITM: Wie hat sich der Stellenwert von Videokonferenzen in mittelständischen Unternehmen gewandelt?
Sagl: In der Zeit ohne jegliche Alternative der persönlichen Interaktion war die Videokonferenz das System der Wahl: Kein mittelständisches Unternehmen testete nicht, was das vorher ignorierte Video-Tool so alles kann. Keine Woche, in der keine Einladungen zu neuen Videokonferenzen erfolgten. In der Zwischenzeit ist aber auch hier ein Rückgang auf ein Normalmaß zu beobachten. Das Tool wird vor allem für Konferenzen mit mehreren Teilnehmern an weiter entfernten Orten genutzt. Eins-zu-eins-Gespräche sind längst wieder im Telefon ohne Video gelandet oder gar zu Meetings in Person geworden.

ITM: Was macht eine gute Videokonferenzlösung aus?
Sagl: Jede professionell eingesetzte Videokonferenzlösung muss zuallererst sicher vor Angriffen von außen sein. Sie soll zudem einfach zu installieren sein, eine umständliche Installation macht selbst die angenehmste grafische Oberfläche nutzlos. Und: eine hochqualitative, stabile Bild- und Sprachübertragung. Eigentlich eine Binsenweisheit, aber wer in den letzten Monaten seine Kollegen in allen möglichen Lagen festgefroren sah, Teile des Gesprächs erraten und dann die Videofunktion resigniert ausschalten musste, gehört leider zu keiner Minderheit.

ITM: Welche direkten und welche indirekten Kosten sollten Unternehmen grundsätzlich bei der Entscheidung für eine Homeoffice-/UCC-Lösung beachten?
Sagl: Hier gilt das gleiche Prinzip wie bei allen Anschaffungen in der IT – Ausschlag sollte nicht von vornherein die Preislage des Produkts bzw. der Lösung geben, sondern deren Deckungsgrad mit den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens, die Benutzerfreundlichkeit und die höchstmögliche Sicherheit. Trugschlüsse bei der Evaluierung verurteilen Modernisierungsprojekte oft zum Scheitern und führen ergo zu vermeidbaren Mehrkosten.

ITM: Mit welchem Aufwand ist oftmals die Installation und Konfiguration entsprechender Tools verbunden?
Sagl: Der größte Aufwand besteht oft darin, die eingesetzte Hardware, also PCs, Laptops und gar Bürotelefone, auf einen einheitlichen Software-Stand zu bringen. Danach ist die Installation „nur“ noch Handarbeit – je nach Anzahl und Unternehmensrichtlinien kann dies allerdings unter Umständen von den Mitarbeitern selbst bzw. aus der Ferne (remote) erledigt werden.

ITM: Wie schätzen Sie die zukünftigen Chancen des Hybrid-Office im Mittelstand ein?
Sagl: In Deutschland wird die Uhr ebenfalls nicht mehr zurückgedreht. Alle haben gelernt, dass man auch mobil vernünftig arbeiten kann und dass es sogar Aufgaben gibt, die außerhalb des Büros besser erledigt werden. Genauso gilt jedoch die Einsicht, wie gern wir mit und unter Menschen arbeiten. In welcher Mischung gearbeitet wird, entscheidet allerdings nicht mehr so sehr die Größe des Unternehmens, sondern vielmehr die Aufgabenstellung des Einzelnen.

ITM: Inwieweit wird es zukünftig überhaupt noch feste Arbeitsplätze mit Tischtelefonen geben?
Sagl: Wie schon erwähnt, gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, die auf abgeschottete Firmenräume zur Bearbeitung der für das Unternehmen kritischsten Vorgänge setzen. Auch wird es sicher immer Mitarbeiter geben, die sich zu Hause ihren Arbeitsraum schaffen oder laut Selbsterkenntnis gar nicht für das Homeoffice geschaffen sind. Alle sollten von den Möglichkeiten zeitgemäßer Arbeitsmodelle profitieren können. Das Tischtelefon, das ausschließlich eine Telefoniefunktion erfüllt, wird es noch eine Zeit lang geben. Gemäß dem Feedback unserer Kunden erwarten die ins Büro zurückkehrenden Arbeitnehmer sogar ausdrücklich, dass ein Telefon auf ihrem Tisch steht. Aber Zug um Zug ändert sich die Funktion des Endgerätes hin zum überall einsetzbaren Smart-Office-Device mit zusätzlichen Features. Die Telefonie wird nur eines unter vielen sein.

Bildquelle: Snom