In Festlaune

Eine Projektmanagementsoftware ist für eine Kommunikations- und Eventagentur ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Vogelsänger mit Hauptsitze in Lage nahe Paderborn beschäftigt 150 feste Mitarbeiter, aber auch viele Freelancer und externe Dienstleister, die in Projekte eingebunden werden müssen. Dabei setzt der Anwender auf die Lösung „Projekta“ der BBL-Software GmbH. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Projektmanagement-software, die zudem Funktionen für die Kostenkontrolle enthält. Die Eventagentur kann somit in einem Arbeitsgang kalkulieren, wie sich ein Auftragsvolumen aus den Tagessätzen der freien Mitarbeiter und eigenen Fixkosten zusammensetzt.

In der Datenbank sind alle projektbezogenen Dokumente hinterlegt, etwa Genehmigungen, Versicherungen, Mietverträge für Leihwagen und CAD-Pläne. Alle Fachleute, die bei einem Projekt zusammenarbeiten, müssen darauf von jedem Ort aus und rund um die Uhr zugreifen können. Bisher setzte der Mittelständler dabei auf einen konventionellen Ansatz: eigene Server und Speichersysteme sowie ein festes Softwarelizenzmodell. Ein Grund, zu einer flexibleren Cloud-Computing-Lösung zu wechseln, war das Bestreben des Unternehmens, den Nachhaltigkeitsgedanken in allen Bereichen umzusetzen: „Cloud Computing ist für uns ein ökologisch und wirtschaftlich nachhaltiges Modell“, so Peter Texter, bei Vogelsänger Event verantwortlich für das Cloud-Projekt. So zählt der Eventspezialist zu den ersten Agenturen in Deutschland, die der Branchenverband Famab Verband Direkte Wirtschaftskommunikation als nachhaltig arbeitende Unternehmen mit dem Zertifikat „Sustainable Company“ ausgezeichnet hat. „In diesem Zusammenhang haben wir alle Produktionsprozesse auf den Prüfstand gestellt“, erklärt Peter Texter. „Die Projektmanagementsoftware in die Cloud zu verlagern, passte perfekt zu diesem Konzept.“

Auf die Minute genau planen

Heute bezieht der Mittelständler die Software aus dem Cloud Store von Fujitsu. Über den Store können Unternehmen im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) Geschäftssoftware aus unterschiedlichen Sparten buchen. Ein Vorteil ist, dass die Abrechnung anhand der tatsächlichen Nutzung erfolgt. Dies bezieht sich auf die Zahl der Lizenzen und Nutzer, aber auch auf die Datenmenge, die im Rahmen eines Projekts anfällt.  „Bei großen Veranstaltungen kann es schon einmal vorkommen, dass wir mehr als tausend Mitarbeiter auf die Minute genau koordinieren müssen – bei einem Vorlauf von sechs bis zwölf Monaten“, erläutert Peter Texter. „Hinzu kommt der Aufwand für Dekoration und Technik.“ Am Veranstaltungsort muss laut Texter alles auf den Punkt genau zur Verfügung stehen. „Dabei fallen erhebliche Datenmengen an. Zudem greifen neben unseren eigenen Beschäftigten viele externe Mitarbeiter auf die Projektmanagement-lösung zu.“

Vor der SaaS-Umstellung musste neben der Hardware, also Servern, Speichersystemen und Netzwerkkomponenten, auch die Software an solche Lastspitzen angepasst werden. Das bedeutete einen erheblichen Aufwand: „Wir mussten für jeden Freelancer eine neue Projekta-Lizenz erwerben, auch wenn er möglicherweise nur einmal im Jahr für sechs Wochen für uns tätig war“, sagt Texter. „Dank der Cloud-Version können wir nun für einen bestimmten Zeitraum einen oder mehrere User hinzubuchen. Nach Abschluss des Projekts reduzieren wir wieder die Zahl der Nutzer. Dazu genügt ein Mausklick.“

Höhere Nachhaltigkeit

Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit hat sich das Cloud-Computing-Modell als vorteilhaft erwiesen: „Wir konnten einen kompletten Server und die damit verbundene Klimatisierung einsparen“, betont Texter. „Das verringert nicht nur die Energie- und Wartungskosten, sondern reduziert auch den Aufwand für das Sichern von Daten. Gleichzeitig agieren wir als Unternehmen jetzt ökologischer.“

Die unternehmenskritische Anwendung und die entsprechenden Daten einem Cloud-Anbieter anzuvertrauen, stellte für Vogelsänger kein Problem dar, auch weil der Anwender die Gewähr besitzt, dass Daten und Anwendungen in Fujitsus hoch sicheren Rechenzentren in Deutschland vorgehalten werden. Um ein vergleichbares Sicherheitsniveau im eigenen Rechenzentrum zu erreichen, müsste ein mittelständisches Unternehmen erheblichen Aufwand betreiben. Unter dem Strich würde sich das laut Peter Texter nicht lohnen: „Nur eine Cloud-Lösung macht ein solch hohes Maß an IT-Sicherheit für uns erschwinglich.“ Die Cloud-Version „Projekta-Relax“ läuft auf Servern im Rechenzentrum in Neuenstadt bei Heilbronn. Dort liegen auch die Daten von Vogelsänger, auf die Mitarbeiter von jedem Endgerät und Ort aus zugreifen können. „Gerade von unterwegs aus läuft die Lösung jetzt schneller als vorher“, erklärt Peter Texter abschließend.

Über Vogelsänger

• Geschäftsfeld: Das Unternehmen ist in fünf Bereichen aktiv: Foto, Film, Multimedia, Event und Consulting. Jeder Bereich arbeitet eigenständig, mit festem Kundenstamm und individueller Strategie.
• Hauptsitz: Lage nördlich von Paderborn
• Mitarbeiter: 150

www.vogelsaenger.de

Bildquelle: © Vogelsänger Event GmbH