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Eine zentrale Informationsdrehscheibe, höhere Transparenz über interne Abläufe, keine doppelte Datenhaltung und deutlich weniger Papierprozesse – so lauten einige Ergebnisse der Intranet-Einführung bei dem mittelständischen Elektrogroßhändler Alexander Bürkle. Im Interview mit zwei Mitgliedern des Projektteams, Akademie-Leiterin Ulrike Berger und IT-Spezialist Alexander Erben, erfuhr IT-MITTELSTAND, worauf es bei der Software-Auswahl ankam, welche Funktionen man bereits integriert hat und wie sich die Resonanz seitens der Mitarbeiter gestaltet. Der Dritte im Bunde des Projektteams, Kristof Franke, war während des Gesprächs in der Freiburger Firmenzentrale nicht zugegen, stattdessen stand mit Frank Schoberer zusätzlich einer der Geschäftsführer des inhabergeführten Traditionsunternehmens für einige Fragen zur Verfügung.

ITM: Frau Berger, Herr Erben, was waren die Auslöser für die Etablierung eines Intranetportals?
Ulrike Berger: Wir wollten unsere Kommunikations-, Informations- und Verwaltungsprozesse vereinfachen. Zuvor lief die interne Kommunikation hauptsächlich via E-Mail bzw. die berühmtberüchtigten Rund-Mails ab. Der bis dato exorbitante E-Mail-Verkehr sollte deutlich reduziert und für bestimmte Abläufe feste Workflows festlegt werden. Zudem verfolgten wir mit der Portaleinführung von Anfang an weitere Ziele, beispielsweise die Organisation verteilter Daten- und Informationsstrukturen, die Bereitstellung der Inhalte für alle Mitarbeiter an allen Standorten sowie die Integration des Qualitätsmanagementsystems.

Vor diesem Hintergrund sah ich mir verschiedene Portalsysteme im Praxiseinsatz bei anderen Unternehmen an und unterhielt mich mit den dortigen Key Usern und IT-Verantwortlichen. Dabei ging es weniger um einzelne Funktionen als vielmehr darum, welche Prozesse man in einem Intranet abbilden kann.

Alexander Erben: Relativ schnell fanden wir zwei passende Lösungen, die wir uns von den Anbietern detailliert präsentieren ließen. Dabei handelte es sich um Intrexx von United Planet sowie Sharepoint von Microsoft.

ITM: Warum haben Sie sich letztlich für Intrexx entschieden?
Erben: Aufgrund der positiven Rückmeldung, die wir von anderen Nutzern erhielten. Zudem schreckte uns der aufwendige Einführungsprozess von Sharepoint ab, den wir bei zwei befreundeten Unternehmen mitverfolgen konnten.

Berger: Eine Einführung von Sharepoint wäre mit höheren Kosten verbunden gewesen. Zwar lag der Anschaffungspreis nur knapp über dem von Intrexx, allerdings hätte sich der Pflegeaufwand deutlich aufwendiger gestaltet. Entscheidend war, dass wir mit der Software des Freiburger Anbieters viele Features selbst entwerfen und programmieren können. Bei Sharepoint hätten wir hierfür regelmäßig Entwickler hinzuziehen müssen.

ITM: Wie lief der Projektstart ab?
Erben: Bei der ersten Präsentation saßen zwei unserer Geschäftsführer sowie jeweils zwei IT-Experten und Nicht-ITler mit dem Anbieter am Tisch. Nach der Entscheidungsfindung haben wir uns gemeinsam überlegt, mit welchen Applikationen wir starten wollen. Dabei ging es um eine Mischung aus Anwendungen, deren Einführung absolut notwendig war, und solchen, die unsere Mitarbeiter ins System locken sollten.

ITM: Welche Workflows haben Sie zuerst umgesetzt?
Berger: Wir starteten mit einer Kontakt- und Telefonliste, auf deren Basis automatisiert E-Mails verschickt und Telefonate geführt werden können.
Eine weitere Startapplikation war eine Art Unternehmens-Wiki. In diesem lassen wir bei uns gängige Begrifflichkeiten von Mitarbeitern erklären. Gerade für neue Kollegen ist dies von Vorteil, denn sie erhalten damit einen Leitfaden an die Hand und können sich in wichtiges Firmenwissen einlesen.

Erben: Kurze Zeit später bildeten wir unseren Auftragseingang mit einem „Newsticker“ ab. Dieser zeigt, wie viele Aufträge die Mitarbeiter gerade manuell ins System eingeben bzw. wie viele über unseren Onlineshop generiert werden. Somit lässt sich jederzeit der aktuelle Stand unseres Auftragseingangs erkennen. Der Reiz liegt darin, dass die Kollegen sofort erkennen, wenn der Umsatz in die Höhe schnellt, was wiederum motiviert.

ITM: Lag Ihnen eine Funktion besonders am Herzen?
Berger: Als Leiterin unserer internen Akademie bin ich für die Weiterbildung unserer Mitarbeiter zuständig. Von daher war es mein großer Wunsch, die Abläufe im Akademiebereich ebenfalls zügig im Intranet abbilden zu können.

ITM: Wie haben Sie dies umgesetzt?
Berger: Früher arbeiteten wir mit diversen Excel- und Worddateien sowie unzähligen Papierausdrucken. Dabei war es kaum möglich, nachzuvollziehen, welche Weiterbildungsmaßnahmen in der Vergangenheit umgesetzt wurden. Über die neue Akademie-Applikation im Intranet können wir nun nicht nur unsere Kursangebote gebündelt ausschreiben, sondern die Mitarbeiter können sich darüber auch direkt anmelden.

ITM: Um welche Kurse handelt es sich dabei?
Berger: Wir bieten unter anderem Produktschulungen, beispielsweise für Photovoltaikanlagen, sowie Verkaufstrainings für den Außen- wie Innendienst an. Desweiteren sind Führungstrainings, EDV-Schulungen, Rhetorik- oder Sprachkurse im Angebot. Dieses äußerst umfangreiche Weiterbildungsprogramm müssen wir sinnvoll koordinieren. Von daher integrierten wir im Portal auch ein Bildungscontrolling, das mit den Systemen der Personalentwicklung verbunden ist. Auf diese Weise können die HR-Mitarbeiter jederzeit erkennen, welcher Kollege an welchen Schulungen teilgenommen hat bzw. an welchen er in Kürze zwingend teilnehmen muss. Denn insbesondere für das Qualitätsmanagement, den Brandschutz oder die Erste Hilfe müssen die Mitarbeiter ihr Wissen regelmäßig auffrischen. Von daher stößt die Applikation mit einer gewissen Vorlaufzeit automatisch die notwendige Schulungsmaßnahme an.

ITM: Wie lange dauerte die Implementierung?
Berger: Die Installation, Programmierung und der Designentwurf des Portals bzw. einzelner Applikationen nahmen insgesamt acht Monate in Anspruch.

ITM: Binden Sie Ihr ERP-System an das Portal an?
Erben: Nein, wir setzen nur auf derselben Oracle-Datenbank wie unser ERP-System Enventa von Nissen & Velten auf. Darin sind alle Nutzer mit ihren jeweiligen Berechtigungen und Zugangsdaten hinterlegt; es war wichtig für uns, nur eine einzige Datenbasis zu besitzen. Damit gehört die Pflege der Datenbestände an diversen Stellen der Vergangenheit an.

ITM: Änderungen in der Datenbank fließen also automatisiert ins Portal ein?
Erben: Genau, einmal in der Stunde synchronisiert sich das Portal mit der Datenbank.

Berger: Durch dieses Vorgehen wurde uns deutlich, dass die Inhalte der bestehenden Datenbank optimiert werden mussten. Dies stellte sich als Herausforderung dar, denn möchte man im Intranet neue Funktionsfelder anlegen, müssen diese mit sinnvollen Informationen – zum Beispiel den richtigen Kundennummern – gefüllt werden. Von daher bestand zu Projektbeginn ein Großteil der Arbeit darin, die zugrundeliegende Datenbank klar zu strukturieren und alle Inhalte auf den korrekten Stand zu bringen.

ITM: Wer entscheidet, welcher Mitarbeiter welche Portalinformationen einsehen darf?
Erben: Zumeist sind es die Abteilungsleiter, die festlegen, worauf einzelne Mitarbeiter zugreifen dürfen.

Berger: Durch die Neuregelung von Nutzergruppen verschafften wir uns einen weiteren Vorteil. Denn früher war nicht eindeutig geregelt, wer im Hause welche Bereiche einsehen darf. Da wir in kurzer Zeit sehr schnell gewachsen sind, mussten neue Prozesse zügig bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Mit der Zeit stellten wir fest, dass sich so mancher Ablauf etwas kompliziert gestaltete. Um unsere Prozesse sauber im Intranet abbilden zu können, mussten wir daher in Teilbereichen zunächst die Zuständigkeiten klären.

ITM: Wie gestalteten Sie die Portaloberfläche?
Erben: Wir besitzen eine allgemeine Startseite. Je nach Niederlassung oder Verantwortungsbereich besteht jedoch die Möglichkeit, diese mit variablen Portlets zu versehen. Überdies gibt es Bereiche, die allein die Führungskräfte einsehen. Diese informieren etwa über auslaufende Probezeiten und Arbeitsverträge oder über die Freigabe von Fortbildungsmaßnahmen.

ITM: Wie verändert das Intranet die tägliche Arbeit?
Berger: Die Auswertbarkeit von Informationen bzw. die Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen vereinfacht sich deutlich. Ein Beispiel: Bei uns führt jede Niederlassung Kundenseminare durch. Früher wurden diese in eigenen Excel-Listen dokumentiert, inzwischen liegen alle Termine im Intranet vor, wobei jeder Standort seinen eigenen Seminarbereich betreut. Im Hintergrund können wir alle Bereiche verknüpfen und erkennen, welcher Teilnehmer welches Seminar absolviert hat. Das heißt: Alle Daten fließen in der Historie zusammen und können auf einen Blick eingesehen werden.

Erben: Außerdem spielt das Intranet unseren Auszubildenden in die Hände. Wir bilden in unserer Zentrale und den Niederlassungen insgesamt 65 Azubis aus. Dabei melden die einzelnen Standorte z.B. Zeugnisnoten oder Beurteilungen an die Ausbildungsleitung in Freiburg. Früher wurden hierfür Dokumente hin- und hergeschickt, doppelt abgelegt und waren teilweise dennoch unvollständig. Heute fließen alle Informationen ins Portal ein und sind so für die am Prozess beteiligten Mitarbeiter direkt verfügbar.

ITM: Wie haben die Mitarbeiter das Intranet angenommen?
Erben: Aufgrund der zahlreichen Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge seitens der Mitarbeiter sowie der zunehmenden Interaktivität im Portal war schnell klar, dass das Intranet von Beginn an gut angenommen wurde.

ITM: Wie bereiteten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Nutzung vor?
Berger: In manchen Unternehmen sind Portaleinführungen mit großem Aufwand verbunden. Zahlreiche Schulungen und Workshops werden ebenso durchgeführt wie spezielle ­„Intranet-Tage“. Wir hingegen teilten den Mitarbeitern lediglich mit: „Unser Intranet ist jetzt online.“

ITM: Sie mussten also keine speziellen Schulungen ansetzen?
Erben: Nein, denn wir haben bewusst versucht, unsere Anwendungen so zu entwickeln, dass jeder, der mit dem Internet zurechtkommt, problemlos mit unserem Intranet arbeiten kann.

ITM: Herr Schoberer, wie wird sich Ihr Intranet künftig weiterentwickeln?
Frank Schoberer: Der Appetit kommt bekanntlich beim Essen. Das heißt, Unternehmensportale sind „lebendig“ und werden kontinuierlich um neue Funktionen ergänzt. Allerdings muss man festlegen, was wirklich wichtig ist – und mit welchem Aufwand dies umgesetzt werden kann.

ITM: Können die User Wünsche äußern?
Erben: Einerseits gibt es im Portal eine Funktion, über die uns Mitarbeiter direkt mitteilen können, welche Features und Änderungen sie sich wünschen. Andererseits erhalten wir insbesondere größere Anfragen direkt von den Abteilungsleitern.

Berger: In der Regel kommen viele Nutzer mit kleineren Änderungswünschen auf uns zu, beispielsweise der Ergänzung eines Felds für die Ansprechpartner. Solche Wünsche realisieren wir sofort und unkompliziert. Denn unsere Mitarbeiter sollen aktiv mit dem Portal arbeiten und stets Rückmeldung geben, was wiederum die Akzeptanz des Systems erhöht.

ITM: Wollen Sie künftig auch Lieferanten oder Partnerfirmen einbinden?
Schoberer: Unser Intranet soll auch künftig ein geschlossenes System bleiben. Denn  sensible Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten dürfen für Außenstehende nicht zugänglich sein.

ITM: Was sollten Mittelständler bei einer Portaleinführung auf jeden Fall beachten?
Schoberer: Generell sollte man mit einem Intranet spätestens nach acht bis zwölf Monaten effektiv arbeiten können. Zudem muss klar sein, dass sich ein Portal stetig verändert und wächst. Deshalb sollte man zu Beginn nicht den großen Wurf planen, sondern eher schrittweise vorgehen.

Auch sollte man den Mitarbeitern die Nutzung des Intranets schmackhaft machen. Von daher haben wir das eine oder andere Gimmick implementiert, beispielsweise ein Tippspiel zur vergangenen Fußball-Europameisterschaft. Zudem gibt es ein Schwarzes Brett sowie die aktuellen Speisepläne der Kantine.

Allerdings darf ein solches Projekt nicht „nebenher“ laufen. Es sollten mehrere Mitarbeiter mit einem festen Zeitbudget dafür abgestellt werden, um eine stringente Projektplanung und -steuerung zu realisieren. Bei der Auswahl unseres Teams haben wir uns bewusst für drei Quereinsteiger entschieden, die zuvor kaum Berührungspunkte mit Portalstrukturen oder -technologien hatten. Dabei stellten wir schnell fest, dass keiner der drei Schwierigkeiten mit der Programmierung und der logischen Darstellung der Software hatte.

ITM: So entwickelt das Projektteam neue Funktionen mittlerweile selbst ...
Schoberer: Genau, wobei wir diesen Anspruch für alle IT-Systeme besitzen. Wir wollen jede Software bis zu einem gewissen Grad selbst weiterentwickeln können, damit auch die Budgets für Support und Wartung im Rahmen bleiben.
Berger: Außerdem erhöht dieses Vorgehen die Akzeptanz ungemein. Denn wird ein Anliegen der Mitarbeiter erst nach sechs Monaten umgesetzt, steigt die Unzufriedenheit immens. Von daher ist es uns sehr wichtig, kleine Änderungswünsche jederzeit schnell selbst umsetzen zu können. 

Frank Schoberer (ohne Bild)

• Alter: 46 Jahre
• Werdegang: seit 14 Jahren bei Alexander Bürkle
• Derzeitige Position: Geschäftsführer der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG
• Hobbys: Segeln, Skaten, Schwimmen, Skifahren

Ulrike Berger

• Alter: 46 Jahre
• Werdegang: Ausbildung zur Diplombiologin und Diplompädagogin; fünf Jahre in der Erwachsenenbildung tätig; elf Jahre Redakteurin für Kinder- und Jugendzeitschriften sowie -bücher
• Derzeitige Position: Leiterin der „Alexander Bürkle-Akademie“; zuständig für die Personalentwicklung; Leiterin Team Intranet
• Hobbys: Sport in allen Variationen, Lesen

Alexander Erben

• Alter: 27 Jahre
  
• Werdegang: dreijährige Ausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration;
  seit 2006 Mitarbeiter in der IT-Abteilung bei Alexander Bürkle
  
• Derzeitige Position: Fachinformatiker Systemintegration; technischer
  Ansprechpartner Intranet
  
• Hobbys: Lesen, Fitnessstudio, Autos

Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG

Als marktführender Großhändler in Südwestdeutschland bietet das Familienunternehmen 1,5 Mio. elektronische und elektrotechnische Artikel für die Bereiche Gebäude- und Industrietechnik, Erneuerbare Energien sowie Consumer Electronics an. In diesen Segmenten werden vorwiegend nationale Elektroinstallationsbetriebe, Produktionsfirmen und Einzelhändler betreut. International werden hauptsächlich Großkunden beliefert.

Gründung: 1900
Hauptsitz: Freiburg, 19 weitere Standorte in Südwestdeutschland
Mitarbeiter: 650, über 65 Auszubildende
Umsatz: rund 310 Mio. Euro (Geschäftsjahr 2011/12)
www.alexander-buerkle.de

Bildquelle: © Benjamin Doer