Innovativ mit Wohlfühlfaktor

Eine ergonomisch gestaltete und ökologisch gefertigte Arbeitsumgebung wirkt sich positiv auf die Motivation von Mitarbeitern aus und trägt dazu bei, ihre Produktivität zu steigern. Das ist keine neue Erkenntnis. „Das Wohlbefinden seiner Kundschaft“ stets im Auge zu behalten, war bereits vor mehr als 100 Jahren für den Firmengründer Robert Reiss ein zentraler Pfeiler seiner Entwicklungsstrategie.

Heute tragen effizientes Prozess- und Ressourcen-Management zusammen mit fortschrittlichen Fertigungsanlagen entscheidend dazu bei, sich im europaweiten Wettbewerb erfolgreich zu behaupten. Im Oktober 2020 wurde mit dem Werk 2 ein neuer, hochmoderner Fertigungsstandort eingeweiht. Auf einer Werksfläche von 12.500 m² werden hier auf modernen Anlagen nach Industrie-4.0-Standard hochwertige Büromöbel variabel nach Kundenwünschen angefertigt. Herzstück des Werks ist eine Losgröße-1-Anlage, die durch intelligente Maschinen und optimierte Prozesse eine hocheffiziente und zugleich hochflexible Fertigung, sowohl von Groß- als auch individuellen Einzelaufträgen, ermöglicht.

Dafür war neben dem Werksneubau auch eine neue Systemlandschaft notwendig, die eine Digitalisierung aller Prozesse, vom Auftragseingang bis zur Auslieferung, möglich macht. Um die Effizienz des hohen Automatisierungsgrads zu sichern und maximale Produktivität ohne Qualitätsschwankungen zu gewährleisten, entschied Reiss im April 2021, das vorhandene Server- und Netzwerk-Monitoring um ein intelligentes Monitoring des Logistik-, Fertigungs- und Planungs- sowie des Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) zu ergänzen. IT-MITTELSTAND sprach mit Alexander Pfau, Leiter Digitalisierung und technisches Controlling bei Reiss Büromöbel, über Innovationsgeist und die Fähigkeit, harte Fakten sowie persönliche Eindrücke und Empfindungen optimal miteinander zu kombinieren.

ITM: Herr Pfau, seit mehr als 100 Jahren ist Reiss eine feste Größe im Büromöbelmarkt. Wie ist das Unternehmen heute positioniert?
Alexander Pfau: Auf einen Nenner gebracht, sind wir ein erfolgreiches mittelständisches Unternehmen, das mit modernsten Prozessfertigungsanlagen qualitativ hochwertige Büromöbel im brandenburgischen Bad Liebenwerda produziert. Hier haben wir seit über 130 Jahren unseren Firmensitz und sind deshalb tief in der Region verwurzelt. Das hat auch unser Verhältnis zur Umwelt entscheidend mitgeprägt. Wir fühlen uns einem nachhaltigen Umwelt-Management verpflichtet und haben es uns als Ziel gesetzt, alle Prozesse dauerhaft auf ein umweltgerechtes Niveau zu heben. Für unsere Büromöbel setzen wir emissionsarme Holzprodukte und -werkstoffe ein. Alle unsere Produkte tragen gängige Umweltsiegel wie „Der Blaue Engel“ oder „Oekotex“ und Reiss ist u.a. nach dem Umwelt-Management-System DIN EN ISO 14001 und EMAS III zertifiziert.

ITM: Wie setzt sich das Produktportfolio zusammen?
Pfau: Unser Produktspektrum umfasst innovative und ergonomische Büromöbelsysteme wie Steh-Sitz-Arbeitsplätze, Kommunikations-, Akustik-, Stauraum- und Empfangslösungen – vom Einzelarbeitsplatz bis hin zu komplexen Objekteinrichtungen mit mehr als 1.000 Arbeitsplätzen. Wichtig ist uns die individuelle Betreuung unserer Kunden. Zusammen mit unseren etwa 270 Fachhandels- und Logistikpartnern beraten wir sie bei der Planung, Ausstattung und letztendlichen Realisierung ihrer Büroarbeitsplätze. Dabei nutzen unsere Einrichtungsexperten moderne 3D-Applikationen, um die jeweiligen Raumverhältnisse des Kunden digital nachzubilden.

ITM: Wer sind Ihre Kunden?
Pfau: Zu unseren Kunden zählen Industrie-, Gewerbe- und Verwaltungsunternehmen aus dem privaten und öffentlichen Sektor. Ein Beispiel für einen namhaften Kunden, mit dem wir bereits über viele Jahre zusammenarbeiten und langfristige Ausstattungsverträge haben, ist die Bundesagentur für Arbeit. Zum Einsatz kommen unsere Lösungen aber auch häufig im Bildungsumfeld, wie beispielsweise in der Wiesbaden Highschool. Dort haben wir die Kompletteinrichtung von 50 Büroarbeitsplätzen, Klassenzimmern, Studios, Aufenthaltsräumen und Kommunikationsbereichen auf einer Fläche von 6.300 m² übernommen.

ITM: Welchen Einfluss hat die Corona-Pandemie auf Ihr Geschäftsfeld ausgeübt?
Pfau: Die langfristigen Auswirkungen der anhaltenden Pandemie haben natürlich auch uns getroffen. Die Materialpreise für Stahl und Holz sind gestiegen, zudem haben wir mit schwankenden Lieferketten und -zeiten zu kämpfen. Dennoch konnten wir seit Mitte dieses Jahres wieder einen stabilen Auftragseingang verzeichnen. Generell schauen wir optimistisch in die Zukunft, da wir der Ansicht sind, dass wir sowohl organisatorisch als auch technisch sehr gut für künftige Marktbedürfnisse aufgestellt sind. Unser Unternehmen ist in den vergangenen Jahren gegen den allgemeinen Markttrend gewachsen und wir konnten unsere Marktposition ausbauen. Die bereits erwähnten langfristigen Ausstattungsverträge bei Kunden aus dem öffentlichen Sektor geben unserem Unternehmen eine gewisse finanzielle Planungssicherheit, die wir u.a. dafür genutzt haben, 2018 in den Bau einer neuen innovativen Fertigungsstätte zu investieren.

ITM: Bei dem im Oktober 2020 eröffneten Werk 2 handelt es sich um ein Industrie-4.0-Werk mit intelligenter Fertigung. Was heißt das konkret?
Pfau: Im Rahmen einer umfassenden Modernisierungsinitiative mit einem Investitionsvolumen von ca. 30 Mio. Euro ist die Errichtung von Werk 2 der erste und zweifelsohne größte Schritt. In weiteren Investitionsschritten soll die gesamte Metallfertigung in Werk 1 neustrukturiert, modernisiert und ebenfalls auf Industrie-4.0-Niveau gebracht werden, um noch variabler produzieren zu können. Ziel ist es, das bestehende Werk 1 mittelfristig zu einem Zulieferer von Metallteilen für die Möbelfertigung in Werk 2 zu machen. Herzstück von Werk 2, das über eine Werksfläche von 12.500 m² verfügt, ist eine Losgröße-1-Anlage, die durch intelligente Maschinen und optimierte Prozesse eine hocheffiziente und zugleich flexible Fertigung ermöglicht. Dafür war neben dem Werksneubau auch eine neue Systemlandschaft notwendig, die eine Digitalisierung aller Prozesse, vom Auftragseingang bis zur Auslieferung, möglich macht.

ITM: Was kann sich der Laie unter einer Losgröße-1-Anlage vorstellen?
Pfau: Aufgrund einer digitalisierten, vollautomatisierten und vernetzten Produktion können wir mit der Anlage unterschiedliche Produkte für unterschiedliche Kunden beliebig gemischt produzieren. Da wir ein Variantenfertiger sind, können Kunden aus fast unendlich vielen Kombinationsmöglichkeiten aus Dekoren, Farben, Kanten, Tischgestellen, Anbauteilen oder Zusatzmodulen bis hin zu Wireless-Charging-Stationen wählen. Die Anlage ist in der Lage, alle Kundenwünsche perfekt zu konfigurieren und abzuarbeiten. Dank ihr verfügen wir aktuell über eine der modernsten Möbelproduktionen in ganz Europa.

ITM: Mit dem Werk setzt Reiss gezielt auf die Potenziale der Digitalisierung. Welchen Stellenwert hat die IT innerhalb Ihres Unternehmens?
Pfau: Aus unserer Historie heraus sind wir ein sehr „produktionsfokussiertes“ Unternehmen. IT hat in der Vergangenheit eine eher untergeordnete Rolle gespielt und kam nur im Rahmen von Standardapplikationen wie ERP, Büroanwendungen oder E-Mail zum Einsatz. Der Großteil der Geschäftsprozesse wurde papierbasiert, beispielsweise mithilfe von Excel-Sheets, abgewickelt. In den vergangenen Jahren hat allerdings ein Umdenken stattgefunden. Mit der Entscheidung, ein Industrie-4.0-taugliches Werk in Angriff zu nehmen, waren der Aufbau und Betrieb einer modernen IT-Infrastruktur unverzichtbar. Wir haben die Rechenzentrumskapazitäten massiv ausgebaut. Heute betreiben wir – aufgeteilt auf die zwei Werke und die Verwaltung – insgesamt mehr als 100 Server. Die hohe Zahl ist teilweise auch darauf zurückzuführen, dass sich unsere Region, was die Leistungsfähigkeit von IT-Infrastrukturen wie beispielsweise Glasfaservernetzung betrifft, noch im Entwicklungsstadium befindet. Dadurch sind wir gezwungen, eine Reihe von Applikationen, die in eine Cloud ausgelagert werden könnten, im eigenen Haus zu betreiben.

ITM: Wie groß ist Ihr IT-Team?
Pfau: Nachdem wir einen jungen IT-Mitarbeiter verloren haben, den es aus persönlichen Gründen in die Großstadt gezogen hat, und es schwierig ist, hier in der Region Fachpersonal zu finden, sind wir aktuell ein Zwei-Mann-Team. Um das Tagesgeschäft – sprich die Betreuung von ca. 120 IT-Arbeitsplätzen – zu bewältigen, haben wir einen Servicevertrag mit Bechtle. Das Systemhaus unterstützt uns auch bei speziellen Aufgabenstellungen, die unsere eigene IT-Kompetenz überschreiten.

ITM: Inwieweit ist die Geschäftsführung in strategische IT-Entscheidungen involviert?
Pfau: Strategische IT-Themen werden in kleinen Arbeitsgruppen auf Management-Ebene diskutiert und beschlossen. Die Gruppen bestehen aus dem für die Verwaltung und IT verantwortlichen Geschäftsführer, mir als verantwortlichem IT-Leiter und – abhängig von der Projektausrichtung – dem Vertriebs- bzw. dem Produktionsleiter. Gemeinsam werden Konzepte entwickelt sowie Anforderungen und Kosten ermittelt. Eine Projektfreigabe erfolgt, sofern eine Einigung erzielt wird, durch die Geschäftsführung. Wenn es um spezielle produktionsnahe Themen rund um den Betrieb unserer Industrie-4.0-Infrastruktur in Werk 2 geht, kommen die Vertreter der Fachabteilungen, nach Abstimmung mit dem Produktionsleiter, direkt zu mir. Wir entwickeln gemeinsam ein Lösungsszenario, ich kümmere mich um die Budgetfreigabe und anschließend werden die Projektschritte terminiert und umgesetzt. Das Rechenzentrum in Werk 2 beherbergt die kompletten Fertigungsleit- und Fertigungssteuerungssysteme inklusive der unterstützenden Infrastruktur wie beispielsweise die Gebäudeautomatisierung. Das Rechenzentrum verfügt über einen Glasfaseranschluss und ist mit dem Rechenzentrum in Werk 1 verbunden, so dass wir über beide Datacenter hinweg Redundanzen für Kommunikation und Daten herstellen können.

ITM: Im April 2021 haben Sie sich dazu entschlossen, die bis dato verwendete Monitoring-Lösung zu ersetzen und die Fertigungsüberwachung auf ein neues Niveau zu heben. Was waren die Gründe?
Pfau: Mit dem neuen Werk 2 setzen wir gezielt auf die Potenziale der Digitalisierung. Uns war bewusst, dass wir das volle Potenzial unserer Produktionsanlagen nur dann realisieren können, wenn alle Prozesse naht- und reibungslos ablaufen. Unser modernes ERP-System, neueste Fertigungssteuerungssysteme, vernetzte Maschinen sowie aktuelle Kommunikationssysteme erfordern eine verlustfreie und zuverlässige Funktion und Interaktion der unternehmenskritischen Anwendungen. Um die Effizienz des hohen Automatisierungsgrads zu sichern und maximale Produktivität ohne Qualitätsschwankungen zu gewährleisten, mussten wir das Monitoring ausbauen und neu strukturieren. Wir haben deshalb beschlossen, das bereits vorhandene Server- und Netzwerk-Monitoring (Nagios) um ein Monitoring des Logistik-, Fertigungs- und Planungs- sowie des ERP-Systems zu ergänzen. Die Wahl fiel auf den Cenit Service Monitor (CSM).

ITM: Was waren die Gründe, sich für diese Lösung zu entscheiden?
Pfau: Vor meiner Tätigkeit bei Reiss Büromöbel habe ich mehr als 15 Jahre lang als technischer Berater weltweit Überwachungsprojekte betreut. Aus dieser Zeit kannte ich den Cenit Service Monitor in- und auswendig. Zudem haben uns die konstruktive Unterstützung durch das Team des Software- und Beratungshauses sowie letztlich auch das Kostenangebot überzeugt. Der CSM ist als proaktive Monitoring-Lösung zur effizienten Überwachung von Servern und Anwendungen gleichermaßen flexibel zu konfigurieren sowie zukunftssicher. Dies gilt sowohl on premise, also beispielsweise im eigenen Rechenzentrum, als auch in Cloud-Umgebungen – für traditionelle Installationen wie für Container.

ITM: Wie verlief die Implementierung des CSM?
Pfau: Bereits einen Monat nachdem wir uns für den CSM entschieden hatten, konnte die grundlegende Einführung des Monitors im Juni 2021 abgeschlossen werden. Schon zu Beginn des Projekts stand fest, dass wir die Implementierung der Software eigenständig durchführen wollen. Wir wollten bewusst eigene Expertise im Umgang mit der Software aufbauen, um diese auch zukünftig optimal nutzen zu können. Entscheidend war allerdings, dass wir entsprechende Beratung seitens des Kunden-Supports der Cenit erhielten. Denn dadurch können wir die maximale Leistung der Software-Lösung für uns abrufen. Bereits kurze Zeit nach der eigentlichen Projektphase umfasst die implementierte Lösung die proaktive, vollständige Überwachung der zentralen Server und Anwendungen. Hierzu gehören u.a. das ERP- und das Dokumenten-Management-System (DMS), virtuelle Desktops, die Logistik sowie die technische Infrastruktur der Kommunikation.

ITM: Welches ERP-System kommt bei Ihnen zum Einsatz?
Pfau: Das System heißt Vlexplus und wendet sich aufgrund seiner Funktionalität speziell an Variantenfertiger wie uns, die sehr hohe Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem stellen. Aufgrund der Tatsache, dass unser Produktangebot beliebig konfigurierbar ist, kann es quasi unendlich viele Artikel geben. Das ist hinsichtlich der Lagerhaltung bzw. der Stücklistenverwaltung extrem herausfordernd. Eine Aufgabe des CSM besteht darin sicherzustellen, dass das ERP-System stabil und performant läuft. Über das ERP-System werden beispielsweise Bestelleingänge bearbeitet. Bei einigen Kunden, die über EDI angebunden sind, geschieht die Prozesssteuerung bereits weitgehend automatisiert. Andere Teile des ERP-Systems sind für den Einkauf, die Lagerhaltung oder die Produktionssteuerung zuständig. Aus jedem Auftrag, den wir erhalten, werden weitgehend automatisiert die Produktionsvorschläge erarbeitet und an das Fertigungssteuerungssystem übermittelt. Auch der Druck der Etiketten, die später auf das Enderzeugnis aufgeklebt werden, wird über das ERP-System gesteuert. Falls im Zusammenspiel der unterschiedlichen Applikationen ein Fehler auftritt, muss er blitzschnell zurückverfolgbar sein. Genau das dafür benötigte komplexe Monitoring lässt sich mit dem CSM sehr gut konfigurieren. Der nun mögliche Einblick in die Anwendungslandschaft erleichtert es, Probleme schnell einzugrenzen und eine weitere Verbreitung oft proaktiv zu vermeiden.

ITM: Die Überwachungslösung arbeitet proaktiv – was bedeutet das?
Pfau: Durch die Überwachung von Custom Logs in Echtzeit wird beispielsweise ein Alarm aus dem ERP-System im CSM bereits vor der Fehlermeldung in der eigentlichen Anwendung angezeigt bzw. der entsprechende Mitarbeiter informiert. Damit können unsere Mitarbeiter Anomalien im Betrieb nicht nur schneller erkennen, sondern auch gezielter darauf reagieren und die richtigen Korrekturmaßnahmen ergreifen. Durch die nun erstmals verfügbare, transparente Datenlage zu unseren Anwendungen können wir Abhängigkeiten und Fehlerursachen bei Problemen viel gezielter auf den Grund gehen. Insgesamt erreichen wir durch den Einsatz des CSM ein effizienteres IT-Service-Management, da tägliche manuelle Tasks reduziert werden und die Zeit zur Fehlersuche reduziert wird.

ITM: Können Sie konkrete Beispiele für spürbar verbesserte organisatorische oder technische Abläufe nennen?
Pfau: Es gibt eine Scananwendung, mit der Mitarbeiter in der Produktion und in der Logistik arbeiten. Diese hatte in der Vergangenheit sporadisch immer mal wieder „Aussetzer“. Früher wurde die IT informiert, wir haben ein Reset durchgeführt und zehn bis 15 Minuten später lief wieder alles problemlos. Das haben wir mithilfe des CSM automatisiert. Wir überprüfen kontinuierlich bestimmte Stati und führen, falls notwendig, einen automatisierten Neustart durch. Die Zahl der Anrufe bei der IT hat sich dadurch reduziert und die Anwender bemerken die Neustarts üblicherweise gar nicht. Vor ca. 18 Monaten haben wir ein umfangreiches Citrix-Update abgeschlossen. Durch das Monitoring konnte das Load Balancing verbessert und optimiert werden. Die dadurch erzielten Performance-Vorteile sind zwar nicht exakt quantifizierbar, allerdings wurde die Servicequalität für alle Mitarbeiter spürbar erhöht.

ITM: Hat es im Vorfeld eine ROI-Betrachtung gegeben?
Pfau: Nein, ich denke derartige Kalkulationen sind bei solchen Projekten kaum möglich. Cenit hat uns einen fairen Preis für den CSM gemacht. Da wir die eigentliche Implementierung aufgrund meiner Erfahrung weitgehend in Eigenregie inhouse durchführen konnten, haben sich Kosten für zusätzliche Dienstleistungen stark in Grenzen gehalten. Aktuell betreibe ich Know-how-Transfer und gebe mein Wissen an die Kollegen und auch an die Mitarbeiter unseres Systemhauspartners Bechtle weiter, so dass auch keine weiteren Schulungskosten anfallen.

ITM: Inwieweit kann und soll der Einsatz der Monitoring-Software weiter ausgebaut werden?
Pfau: Damit ein Monitoring stets optimale Ergebnisse bringt, sollte es parallel mit den Veränderungen in der Anwendungslandschaft sowie in den überwachten IT-Services kontinuierlich angepasst werden. Unter anderem planen wir, zusätzliche Performance- und Kapazitätsmetriken zu erfassen und weitere Anwendungen zu überwachen. Der Auf- und Ausbau automatisierter Korrekturmaßnahmen in bestimmten Fehlersituationen steht hier ebenso im Fokus wie die automatische Ticketerstellung, um die IT-Prozesse zu optimieren und manuelle Aufwände im täglichen Betrieb zu reduzieren. Ziel ist, letztendlich alle unternehmenskritischen Anwendungen abzudecken, um tatsächlich deren maximale Effizienz sicherzustellen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welche Rolle spielen in Ihrer Zukunftsplanung Schlagworte wie Machine Learning (ML) oder Operational Intelligence?
Pfau: Das sind alles Themen, mit denen wir uns früher oder später auseinandersetzen werden. Er gilt jedoch, realistisch abzuwägen, was für ein mittelständisches Unternehmen wie Reiss Büromöbel sinnvoll nutzbar ist und wo man das Unternehmen und seine Mitarbeiter überfordert. Ich bin innerhalb der IT-Branche sehr gut vernetzt und beobachte technische Entwicklungstrends sehr genau. Auch Blockchain ist ein Thema, das sich mit Industrie 4.0 und Losgröße-1-Anlagen kombinieren lässt. Um entsprechende Lösungen zu erstellen, müsste heute jedoch noch sehr viel entwickelt werden. Das könnten wir nicht stemmen, da wären kompetente Technologiepartner notwendig. Ein konkretes Projekt, an dem wir gemeinsam mit einem Technologieunternehmen aus Dresden arbeiten, ist die Konzeption einer Integrationsplattform. Über eine Art „Unternehmensbus“ sollen mit Low-code-Aufwand Informationen Event-getriggert oder eingebettet in Workflows zwischen Anwendungen ausgetauscht werden. Eine derartige Plattform kann die Entwicklung von Inhouse-Applikationen, wie beispielsweise die Erstellung bestimmter Dashboards, deutlich vereinfachen.

ITM: Wo will Reiss Büromöbel anno 2022 hin? Welche neuen Produkttrends hinsichtlich der Gestaltung von Büromöbeln sind zu erwarten?
Pfau: Mit dem neuen Tischprogramm „Reiss Trailo“ präsentieren wir ein neues Konzept, das einerseits die Entwicklung hin zu mehr Homeoffice berücksichtigt und andererseits Büros „wohnlicher“ gestalten soll. Der Trend geht weg von Büromöbeln, die viele Jahre unter der Maxime „quadratisch, sachlich, zweckmäßig“ designt wurden, hin zu organischen Formen und freundlichen Farben, die im Büro eine Wohlfühlatmosphäre schaffen. Eine behagliche und inspirierende Arbeitsumgebung trägt häufig stärker zur Verbesserung des Arbeitsklimas bei als eine Gehaltserhöhung. Das Trailo-Programm wurde deshalb kürzlich mit dem German Design Award 2021 in Gold ausgezeichnet. Reiss hat damit seinen Ruf als innovativer Trendsetter in der Büromöbelbranche wieder einmal eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Es sind diese kreativen Freiräume, die nicht nur unsere Möbeldesigner, sondern auch uns in der IT in die Lage versetzen, neue Wege zu beschreiten.

Reiss Büromöbel GmbH

Gegründet 1882 als Versandhandel für Vermessungsbedarf, hat sich der Mittelständler in den vergangenen fast 140 Jahren zu einem der führenden deutschen Hersteller von Büromöbeln entwickelt. Die Offenheit für innovative Konzepte wie ergonomische Steh-Sitz-Schreibtische oder das „legendäre“ Reiss-Brett, an dem Generationen von technischen Zeichnern ihrer Arbeit nachgingen, begründen den exzellenten Ruf des Unternehmens. Mit Stammsitz im brandenburgischen Bad Liebenwerda fertigt Reiss Büromöbel heute hochwertige Schreibtisch- und Stauraumsysteme für alle Ansprüche und Einsatzumgebungen. Zu den Kunden zählen Industrie-, Gewerbe- und Verwaltungsunternehmen aus dem privaten und öffentlichen Bereich. Im abgelaufenen Geschäftsjahr erwirtschafteten die ca. 200 Mitarbeiter einen Jahresumsatz von rund 50 Mio. Euro.

Alexander Pfau
Alter: 43 Jahre
Familienstand: verheiratet
Werdegang: Studium an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg; 2003 bis 2019 bei der Cenit AG, erst als Berater (Systems Management), dann als Service Manager und schließlich als Manager International Consulting; seit 2019 bei Reiss Büromöbel
Derzeitige Position: Leiter Digitalisierung und technisches Controlling

Bildquelle: Claus Uhlendorf