IT-Freelancer rechtskonform einsetzen

Nicht selten kommt es in mittelständischen Unternehmen vor, dass ein freier Mitarbeiter so gut in ein Team integriert ist, dass er sogar als Urlaubsvertretung für einen fest angestellten Kollegen fungiert. Wenn der Freelancer dann mit externen Partnern spricht, sollte er sich dort am besten als Mitarbeiter des Unternehmens vorstellen und eine interne E-Mail-Adresse nutzen.

Bei wem jetzt nicht die Alarmglocken schrillen, der ist prädes-tiniert dafür, in eine der Fallen zu tappen, die der Einsatz von IT-Freelancern mit sich bringt. Bereits kleine Unachtsamkeiten können bei diesem Thema teure Konsequenzen haben. Dabei geht es nicht nur um die Folgen der „Scheinselbstständigkeit“ oder hohe Bußgelder. Stellt sich etwa die Rentenversicherung auf den Standpunkt, es liege ein Fall von Sozialversicherungsbetrug vor, drohen dem Geschäftsführer schon mal bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe.

Kompliziert wurde die Rechtslage durch die im Jahr 2017 verabschiedete Novelle des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes. Sie schreckt inzwischen viele Unternehmen ab, IT-Freelancer einzusetzen. Die gesetzlichen Forderungen sind dabei zum Teil so unübersichtlich, dass selbst Behörden in Ausschreibungsunterlagen immer wieder Fehler unterlaufen.

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Nun wäre der Verzicht auf diese Experten jedoch ein denkbar falscher Ansatz, nicht zuletzt da Deutschland ohne sie an Wettbewerbs- und Innovationskraft verlieren würde. Ebenso falsch wäre aber auch, die juristische Sensibilität zu ignorieren. Das große Erwachen kommt zumeist erst dann, wenn der Zoll plötzlich vor der Tür steht. In der Regel übernimmt die Einkaufsabteilung die Akquise von Freelancern, während sich die Personalabteilung für diese Arbeitskräfte gar nicht zuständig fühlt. Dabei wäre das nötige Know-how gerade bei den HR-Experten zu finden. Die Krux dabei: Selbst wenn beide Abteilungen kooperieren, sind Fachabteilungen spätestens ab Projektstart allein dafür verantwortlich, keine arbeitsrechtlichen Fehler zu machen.

Zoom, Teams und Co. laden zu Rechtsverstößen ein

Der durch die Corona-Pandemie beschleunigte Siegeszug von Tools wie Microsoft Teams oder Zoom verschärft dies zusätzlich. Denn das, was diese Anbieter nahezu perfekt ermöglichen – das Auflösen der Grenzen zwischen externen Mitarbeitern etwa im Homeoffice und internen, abhängig Beschäftigten, die bislang überwiegend in Büros saßen –, läuft dem deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht massiv zuwider. In den Heimatländern dieser Tools wie den USA wird die nahtlose Zusammenarbeit interner und externer Kräfte als gewollt gefeiert. In Deutschland hingegen gilt sie als Indiz für abhängige Beschäftigung. Nun sind Freiberufler in der Organisation ihrer Arbeitsleistung in erster Linie frei. Heißt: Konkrete Leistungserfolge oder definierte Zwischenschritte und selbstverständlich auch Deadlines oder technisch-organisatorische Rahmenbedingungen können vereinbart werden. Jedwede arbeitsrechtliche und disziplinarische Weisung ist dagegen tabu – etwa Ort und Zeitpunkt der Leistungserfüllung, Präsenzpflicht, Urlaubsanträge und Ähnliches. Ein Freelancer darf somit per Gesetz eben kein Teammitglied sein, sondern nur explizit für eine spezielle und konkrete Leistung beauftragt werden.

SaaS-Tools zur rechtskonformen Zusammenarbeit

Was also tun, wenn die Sensibilisierung und Schulung der Verantwortlichen allein nicht ausreichen, um Rechtsverstöße zu vermeiden? Eine Antwort können technische Lösungen bieten: Beim Managed-Service-Providing-Spezialisten Prime-ing beispielsweise wird das Know-how im Bereich der rechtssicheren Beauftragung und Durchführung von Freelancer-Projekten im Rahmen von Dienst- und Werkverträgen in einer Software abgebildet. Das SaaS-Kollaborations-Tool „relaX“ (Relation Xcellence) gewährleistet Rechtssicherheit bei Workflows und Kommunikation zwischen Auftraggebern und Freelancern. Ebenso lassen sich Personaldienstleister sowie etwaige Sublieferanten des Auftragnehmers einbeziehen. Vordefinierte Workflows garantieren, dass nur vertraglich relevante und rechtlich zulässige Interaktionen stattfinden können. Dies schließt einen sicheren und juristisch sauberen Dokumentenaustausch ebenso ein wie die Anbindung an externe ERP-Systeme. Gleichzeitig entsteht eine lückenlose, jederzeit einsehbare und rechtlich zulässige Projektdokumentation. So können sich alle Stakeholder eines Projekts ganz auf ihre Rollen und Inhalte konzentrieren, ohne für Unachtsamkeiten horrende Strafen befürchten zu müssen.

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