IT-Leasing gegen Ausfälle und Engpässe

Das muss nicht sein, denn es gibt eine praktikable Alternative zur Vermeidung großer initialer Vorabinvestitionen: IT-Leasing. Leasing vermeidet die hohen Anschaffungskosten zu Beginn von Modernisierungsprojekten und ersetzt sie durch planbare, monatliche Kosten. Das Schöne: Egal ob Software, Hardware, Services oder gar die komplette IT-Infrastruktur – leasen lässt sich heute in der IT fast alles.

Hardware-Leasing für Unternehmen funktioniert ähnlich wie der Mietvertrag für Firmenwagen. Statt eigene Geräte zu kaufen, werden die benötigten PCs, Server, Speichersysteme und andere Infrastrukturbausteine einfach gemietet. Die Abrechnung erfolgt monatlich. Die Leasingrate hängt davon, wie viele und welche Geräte mit welchen Optionen gemietet werden. Um zu gewährleisten, dass die Hardware den gesamten Leasingzeitraum nutzbar bleibt, ist ein entsprechender Wartungs- und Support-Vertrag ratsam. Außerdem sollten auch etwaige Erweiterungen schon bei Vertragsabschluss berücksichtigt werden. Jeder Hardware-Hersteller bietet entsprechende Upgrade-Optionen an. Diese Kosten können im Leasingvertrag untergebracht werden. Dies erhöht die monatliche Leasingrate nur geringfügig, sorgt aber dafür, dass im Falle eines Leistungsengpasses ein schneller Austausch garantiert ist.

Die Frage ist: Wann lohnt sich noch der Kauf eigener Hardware? Der Hauptvorteil dabei: Der Kauf eigener Hardware schafft klare Verhältnisse. Die Besitzansprüche liegen eindeutig beim Unternehmen; im Zweifelsfall kann der IT-Chef das Equipment nutzen, bis es auseinanderfällt. Und es lässt sich nach der Ausmusterung weiterverkaufen, um einen Teil der Investitionen wieder zurückzuholen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Beim Leasing dagegen muss die Hardware zurückgegeben werden, sobald der Vertrag endet. Das hat aber auch einen Vorteil: Mit einem geeigneten Leasingpartner können die Geräte alle drei bis vier Jahre ausgetauscht werden. So stellt der IT-Chef sicher, dass immer aktuelle und zuverlässige Hardware im Einsatz ist.

ITM: Bei der Anschaffung privater Cloud-Server: Wann ist bei der Finanzierung per Leasing die bessere Alternative zu Kauf oder Miete?
Louis Dreher: Zwei Aspekte machen Leasing- und Mietmodelle für immer mehr Unternehmen speziell im Mittelstand zu bevorzugten Varianten: die höhere technische Flexibilität sowie die deutlich geringere Kapitalbindung. In nahezu allen Branchen verändern sich Geschäftsanforderungen rapide – ein Trend, der durch die Pandemie noch verstärkt worden ist.

Dementsprechend ist eine möglichst hohe Agilität der IT gefordert. Diese lässt sich durch entsprechend flexibel gestaltete Leasingkonzepte wesentlich besser realisieren als durch den Kauf der Infrastruktur.  Auch in finanzieller Hinsicht profitieren Unternehmen beim Leasing durch die Verteilung der Betriebsausgaben über die Laufzeit des Vertrags. Entscheidet sich ein Unternehmen dennoch für den Kauf, sollte es dabei Anbieter bevorzugen, die auch beim Erwerb der Hardware flexible Bezahlmodelle offerieren. So verzeichnen wir z.B. derzeit eine starke Nachfrage nach Finanzierungskonzepten mit verlängerten Zahlungszielen. Diese haben wir speziell für die Anforderungen in Corona-Zeiten für unsere Kunden und Partner konzipiert, wie z.B. Pay21 oder Pay-per-use-Modelle.

Angelika Krämer: Der Kunde sollte stets Alternativen prüfen und die Entscheidung auf seine Bedürfnisse und finanzielle Strategie abstimmen. Man sollte sich das Vorhaben genau ansehen: Selbst bei einer vollständigen Auslagerung des Rechenzentrumsbetriebs an einen Provider im Rahmen einer Private Cloud wird häufig die Hardware vom Kunden beigestellt; es fallen also initiale Kosten an, die zunächst keinen Nutzen bringen, während die Kosten für die bestehende Infrastruktur weiterlaufen. Für derartige Szenarien bieten sich Leasinglösungen an, die alle Kosten der Bauphase sammeln und diese vorfinanzieren. Beim Kunden fließt keine Liquidität ab. Er zahlt erst Leasing- oder Mietkaufraten, wenn sich das neue System im Echtbetrieb befindet und das alte abgeschaltet werden kann. Der Übergang von Alt nach Neu lässt sich so ohne doppelte Run-Kosten gestalten.

ITM: Gerade wenn der Server nicht im eigenen Rechenzentrum steht, sind Managed-Services gefragt: Lassen sich die über den Leasingvertrag abdecken – oder sind separate Verträge sinnvoller?
Krämer: Beides geht, denn ein Managed-Services-Vertrag kann die Finanzierung als solche umfassen, aber eben auch die weiteren Dienstleistungen rund um die Investition und den Betrieb. Der Vorteil: Der Kunde hat einen Vertragspartner, ist aber auch bei den Services entsprechend gebunden. Beide Leistungen, Leasing bzw. Finanzierung und die Managed-Services getrennt zu kontrahieren, schafft mehr Flexibilität und kann daher im Einzelfall sinnvoll sein, um spezielle Anforderungen auszuschreiben oder zusätzlichen Wettbewerb zu schaffen. 

Dreher: Managed Services sind aus gutem Grund das am stärksten wachsende Segment bei der Beschaffung von RZ-Infrastruktur. Dies gilt nicht nur für Private-Cloud-Installationen. Unserer Erfahrung nach ist es dabei für Firmen von Vorteil, wenn der Servicevertrag die Leasingkomponente mit abdeckt („embedded leasing“), da dadurch alle relevanten Aspekte in einem Vertrag gebündelt sind und sie somit alles aus einer Hand beziehen können. Zudem enthalten solche Verträge in der Regel Klauseln, die eine hohe Flexibilität bei der Bereitstellung der benötigten Ressourcen gewährleisten und eine verbrauchsabhängige Verrechnung („Pay per use“) bieten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kostentransparenz. Dies macht die anfallenden Kosten auch bei sich verändernden Anforderungen besser planbar und ermöglicht zudem die einfache Weiterberechnung an interne Auftraggeber oder externe Kunden.

ITM: Worauf ist zu achten, damit bei Ablauf des Leasingvertrags keine bösen Überraschungen vorprogrammiert sind, z.B. mit Blick auf den Restwert des Servers, die zugehörigen Software-Lizenzen oder etwaige Modifikationen der Standardkonfiguration?
Dreher: Wir empfehlen anstelle des klassischen Leasingvertrags die bereits angesprochenen Managed-Services-Verträge. Diese sind unkomplizierter, da hier die Nutzungsaspekte und das gewünschte Leistungsversprechen im Vordergrund stehen.

Entscheidet sich das Unternehmen doch für einen Leasingvertrag, sollte bereits vor der Beauftragung darauf geachtet werden, dass die Leasingverträge mehrere Optionen für das Ende der Vertragslaufzeit enthalten: Dies sind die Verlängerung, die Rückgabe oder der Kauf der IT-Systeme. Wichtig ist dabei, dass bereits im Vorfeld Indikatoren bezüglich der jeweils anfallenden Kosten definiert werden – und dass zudem die Kündigungsfrist nicht zu lang ist. So sind z.B. bei Verträgen mit einer typischen Laufzeit von 36 Monaten drei Monate Kündigungsfrist zum Vertragsende sinnvoll. Teilweise angebotene Fristen von sechs Monaten oder mehr gehen zulasten der eigentlich durch das Leasing angestrebten Agilität.

Krämer: Im Rahmen eines Life Cycle Managements des gesamten IT-Equipments sollten die Partner immer in enger Abstimmung sein und dazu gehört auch die fristgerechte Kündigung von Verträgen durch den Leasingnehmer, um rechtzeitig Equipment ersetzen zu können. Am Ende der Laufzeit übernimmt der Kunde den Server zu einem Marktpreis, den wir bereits zu Beginn und auch als Grundlage der Mietkalkulation gut einschätzen können, oder er gibt das Equipment zurück. Sollten Modifikationen vorgenommen worden sein, erfolgt bei einer Rückgabe eine Abstimmung mit unserem Asset Service Center.