„Jedes Unternehmen ist heutzutage ein digitales Unternehmen“

ITM: Hybride Arbeitsformen bringen Teams viel Flexibilität, aber auch eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich. Wie können Mittelständler dafür sorgen, dass das Modell funktioniert?
Kunz: Für erfolgreiche hybride Arbeit sind zwei Faktoren besonders wichtig: die Mitarbeiter bei der Gestaltung mit einzubeziehen und die passende Technik zur Verfügung zu stellen. Oft setzen Unternehmen bei IT-Investition auf eine Lösung für alle. Wenn eine Person jedoch Probleme hat, ein Gerät zu bedienen oder die Kopfhörer unbequem findet, wird sie diese schlichtweg nicht nutzen. Mittelständler sollten daher eine grundlegende Auswahl an Peripheriegeräten bieten, die im besten Falle von einem Anbieter stammen. Ein weiterer Vorteil: Die Verwaltung gestaltet sich dadurch kostengünstig und über eine Software für alle Geräte. Zudem ist das Nutzererlebnis einheitlich und die Mitarbeiter sind vertraut mit der Technologie. Der Griff zum Headset erfolgt leichter und die Kollegen im Homeoffice werden eher eingebunden.

ITM: Wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf die Zusammenarbeit im Büro aus?
Kunz: Der Arbeitsplatz „Büro“ wurde beim Wandel hin zur neuen Logik der Arbeit oft vernachlässigt. Während Homeoffices mit Webcams, Headsets und ergonomischen Tastaturen ausgestattet sind, scheint die Zeit in den leerstehenden Büros teilweise förmlich still gestanden zu sein. Unternehmen sollten den Fokus auch auf Büros als Orte der (hybriden) Begegnung legen und moderne Arbeitsplätze und Konferenzräume schaffen. Ein wichtiger Faktor ist dabei der Lärmpegel. Denn anstatt sich gemeinsam in einem Huddle Room zu besprechen, telefonieren Mitarbeiter heutzutage mit ihren Kollegen zu Hause. Das stört nicht nur den Sitznachbarn, sondern sorgt vor allen in Großraumbüros für Unruhe und einen höheren Lärmpegel. Für die Zusammenarbeit ist es daher wichtig, das Raumdesign zu überdenken und Orte für hybride Arbeit zu schaffen. Essenzieller Bestandteil ist dabei die Technologie, denn diese kann beispielsweise mit Noise-Cancellation Abhilfe schaffen. Ebenso sollten kommunikative Asymmetrien zwischen den Personen im Homeoffice und im Büro abgebaut werden, um einen optimalen Arbeitsplatz für hybrides Arbeiten zu schaffen – auch im Büro.

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Kunz: Kein Mitarbeiter gleicht dem anderen. Die Bedürfnisse und Kompetenzen im Umgang mit hybrider Arbeit können innerhalb von Teams stark variieren. Während ein Kollege lieber persönlich vor Ort ohne technische Hürden an Besprechungen teilnimmt, bevorzugt der andere seinen heimischen Arbeitsplatz, von dem aus er sich kinderleicht mit seinem Headset und seiner Webcam zuschalten kann. Bei der Anschaffung von Geräten sollten Unternehmen daher zwei Aspekte beachten, damit die Zusammenarbeit am virtuellen Tisch gelingt: Einheitlichkeit und Nutzerfreundlichkeit. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter eine für ihn passende technische Lösung und entsprechende Schulungen erhält – und die Hard- und Software dann im Gesamten miteinander funktionieren. Zum anderen sollten Teams offen über ihre Bedürfnisse sprechen und ein Modell finden, in dem jeder produktiv arbeiten kann. Führungskräften kommt hier eine tragende Rolle zu, indem sie beispielsweise eine individuelle Meeting-Kultur etablieren.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Kunz: Kollaborative Tools für hybride Arbeit sollten eine einheitliche Nutzererfahrung bieten. Technik stellt viele Mitarbeiter vor große Hürden, wenn diese jedoch immer gleich funktioniert und zum Beispiel durch Plug-and-Play kinderleicht angeschlossen und genutzt werden kann, steigert das die Employee Experience enorm. Dazu gehören nicht nur persönliche Arbeitsmittel wie Tastaturen, Mäuse, Webcams und Headsets, sondern auch die Ausstattung von Konferenzräumen. Diesen kommt bei hybrider Arbeit eine besondere Rolle zu. Sie bringen das ganze Team an einen Tisch. Und Einheitlichkeit bedeutet in diesem Fall nicht Monotonie – je individueller und flexibler die Meeting-Technik ist, desto natürlicher integriert sie sich in den Arbeitsalltag. Whiteboard Kameras schaffen eine kreative Teamerfahrung, während KI-Kameras die aktiven Sprecher anvisieren. Die Möglichkeiten sind grenzenlos, Unternehmen sollten daher vor allem die Bedürfnisse der Mitarbeiter – den tatsächlichen Benutzern, die tagtäglich mit den Geräten arbeiten – bei der Wahl der passenden Tools mit einbeziehen.

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Kunz: Während sich im Büro alle Geräte zentral in einem Netzwerk verwalten lassen, nutzen Mitarbeiter heutzutage zahlreiche Peripheriegeräte – teilweise aus ihrem eigenen Fundus. Diese Geräte bieten eine hervorragende Angriffsfläche für Hacker. VPNs, Software zur Stärkung der Endpoint-Sicherheit und auch Mehrfaktor-Authentifizierung sind deswegen mittlerweile Standard. Was oft übersehen wird, sind die Schutzmaßnahmen und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien bei kabellosen Geräten wie Mäusen, Tastaturen und Headsets. IT-Teams müssen sicherstellen, dass die kabellosen Verbindungen so sicher wie möglich sind. Dafür sollte die Firmware der Geräte immer auf dem neuesten Stand sein und die Verbindungen der Geräte ausreichend verschlüsselt.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-)Organisation an?
Kunz: Jedes Unternehmen ist heutzutage ein digitales Unternehmen. Flexible Arbeit über Zeit- und Ortsgrenzen hinweg stellen daher kein großes Hindernis mehr da. Diese Konnektivität sorgt aber auch für eine Abschaffung des klassischen 9-to-5-Jobs und verteilte Teams, die möglichst effektiv zusammenarbeiten wollen. Für die Arbeitsorganisation bedeutet das vor allem, dass hybride Teams transparenter zusammenarbeiten müssen und jeder seine eigenen Grenzen klar kommuniziert. So gelingt produktive Arbeit auch asynchron.

ITM: Was halten Sie von dem sogenannten Workation-Arbeitsmodell – das einen Mix aus remotem Arbeiten und Urlaub verspricht?
Kunz: Unternehmen sind die Summe ihrer Mitarbeiter und diese sollten im Fokus stehen. Arbeitsmodelle wie Workation tragen maßgeblich zu einer guten Employee Experience bei – ein Kernfaktor in der heutigen Arbeitswelt. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Arbeitsumgebung bieten, die sie für produktive Arbeit und Bestleistung benötigen, können am Ende nur profitieren. Das Gute: Die notwendigen Technologien besitzen Remote-Mitarbeiter bereits und können somit auch an anderen Orten und in anderen Ländern problemlos arbeiten. Unternehmen sollten sich aber natürlich Fragen der Sicherheit und rechtlicher Natur stellen, bevor solche Modelle angeboten werden.

Bildquelle: Logitech